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Typische Fehler bei der Schichtplanung und wie du sie beheben kannst

Erfahre wie du diese typischen Personalplanungsfehler vermeiden kannst:
Man kann sich das Leben durch die Schicht-/Personalplanung so viel einfacher machen. Oftmals gibt es kleine Hürden, die man gar nicht bemerkt, aber eine Menge Zeit kosten und den Prozess nicht rund laufen lassen. Am Ende eine komplett wirrer Schichtplan steht.
Um dem Ganzen entgegen zu wirken und alles ein wenig einfacher darzustellen, haben wir von Staffomatic by EASYPEP einmal die typischen “Probleme” bei den Schichtplanern und deren Vermeidung aufgeführt!

Alina Mücke

08. August - 5 min

Doppelbelegungen:

Ein Mitarbeiter ist zur gleichen Zeit in zwei Bereichen eingeteilt. Dies passiert oft bei größeren Unternehmen, die einen komplexen Dienstplan haben. Wenn man den Dienstplan mit EASYPEP erstellt, erscheint sofort eine Meldung, wenn ein Mitarbeiter zweimal eingeteilt ist.

Abwesenheiten werden nicht beachtet:

Ein Mitarbeiter wird eingeteilt, obwohl er an diesem Tag Urlaub hat. Meist steht dieser wichtige Vermerk nur in einer separat geführten Tabelle oder in einer E-Mail. Bei EASYPEP erscheint sofort eine Warnung, wenn man diesen Mitarbeiter trotz Abwesenheit einer Schicht zuteilen möchte.

Unterbesetzte Schichten

Schichten sind unterbesetzt und keiner merkt es bei der Planung. Die damit einhergehenden Folgen können negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben. So kann es zum Beispiel in einem Restaurant zu verärgerten Gästen führen, die aufgrund des Personalmangels vor Ort zu lange warten müssen, um ihre Bestellung aufzugeben. Erstellt man eine Schicht bei Staffomatic, kann man direkt definieren, wie viele Mitarbeiter in der Schicht benötigt werden. Man hat durch Markierungen im Schichtplaner immer im Blick, ob eine Schicht unterbesetzt ist und hat einen speziell dafür ausgerichteten Filter.

Falscher Stundensatz:

Die Arbeitsstunden der Mitarbeiter stimmen nicht mit den geplanten Stunden im Dienstplan überein, da es Abweichungen bei dem Schichtantritt oder Ende des Arbeitseinsatzes der Mitarbeiter gab. Dies kommt vor allem bei Angestellten vor, die flexibel eingesetzt werden (Aushilfen etc.). Möchte man am Monatsende die Abrechnung machen fängt das “Rumgerechne” an. Wann ist Anne noch mal letzte Woche am Dienstag gegangen? War Adam zu spät? Bei Staffomatic by EASYPEP und unsere Schichtplaner App kann man im Menüpunkt “Auswertung” alle Arbeitseinsätze der Mitarbeiter auf die IST-Zeit anpassen und Abweichungen zur geplanten Zeit im Dienstplan festhalten. Alle Änderungen werden mit Namen, Datum und Änderung festgehalten, sodass man immer einen Überblick hat, wer diese Editierung vollzogen hat.

"Oftmals gibt es kleine Hürden, die man gar nicht bemerkt, aber eine Menge Zeit kosten"

Dokumentationspflicht im Zuge des Mindestlohngesetzes:

Seit dem 1.1.2015 gilt das neue Mindestlohngesetz (MiLoG). Das bedeutet, es besteht nun eine Nachweispflicht über geleistete Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Die Nichteinhaltung des Mindestlohns und der Dokumentationspflicht ist eine Ordnungswiderigkeit und kann mit einer Geldbuße mit bis zu 500.000 Euro bestraft werden. Dafür kannst du ab jetzt mit EASYPEP ganz einfach die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter aufnehmen mit der Lösung zur Zeiterfassung.

Abstimmung der Arbeitszeiten:

Mitarbeiter schicken E-Mails und Whatsapp-Nachrichten oder rufen an, um ihre Verfügbarkeit, Urlaube und Wunschstunden im Wochenplan zu kommunizieren. Die Abstimmung wer wann arbeitet ist meist der zeitaufwendigste und nervigste Aspekt bei der Erstellung des Dienstplans. Was wäre, wenn es eine Lösung geben würde, wo alle Informationen immer an einem Ort sind, egal ob man gerade im Büro oder zu Hause ist? Jeder Mitarbeiter kann darauf zugreifen und seine Verfügbarkeit, Urlaube, Arbeitszeiten etc. dort mit allen anderen Kollegen und mit dem Chef kommunizieren. Die Lösung: Staffomatic by EASYPEP! Bei Staffomatic können sich die Mitarbeiter per Smartphone, Tablet oder Computer ganz einfach auf Schichten bewerben, Abwesenheitsanträge erstellen und ihre persönlichen Daten hinterlegen (Steuernummer, Geburtstage, Adresse) - alles in der Cloud, von überall immer zugänglich.

Ungeplanter Mitarbeiterausfall:

Mitarbeiter sind verhindert und können ihre Schicht nicht antreten. Es wird Ersatz benötigt. Wieder alle anschreiben, anrufen?! Nein, denn bei Staffomatic by EASYPEP können Mitarbeiter, die zwar im Plan eingetragen sind, aber doch nicht arbeiten können, ihre Schicht zum Tausch freigeben. Der Mitarbeiter klickt dazu einfach in der Schicht auf “Tauschen” und alle Kollegen, die im selben Bereich arbeiten werden per E-Mail darüber informiert. So einfach findet sich Ersatz.

Alina Mücke

Content Manager & Personalplung Spezialistin

Alina schreibt für uns über das Thema Schicht- und Personalplanung

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