Digitale Personalakte

Was ist die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Die Personalakte beinhaltet wichtige Informationen und Dokumente zu jedem Mitarbeitenden eines Unternehmens und ist für die Personalabteilung von entscheidender Bedeutung. Die Digitalisierung der Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, wie eine höhere Effizienz in der Verwaltung, schnelleren Zugriff auf wichtige Dokumente und eine Reduktion des Papierverbrauchs. Zugleich ergeben sich aber auch neue Herausforderungen, beispielsweise im Bereich der Datensicherheit und des Datenschutzes. 

Welche Vorteile hat die digitale Personalakte?

📈 - Effizienzsteigerung in der Personalabteilung: Durch die Digitalisierung der Personalakte wird der Verwaltungsaufwand reduziert, da alle relevanten Daten und Dokumente zentral erfasst und verwaltet werden können. Das erleichtert die Arbeit der Personalabteilung erheblich und spart Zeit und Ressourcen.

📁 - Schneller Zugriff auf wichtige Dokumente: In einer digitalen Personalakte können alle relevanten Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Fortbildungsbescheinigungen oder Krankheitsbescheinigungen schnell und einfach abgerufen werden. Dadurch wird der Zugriff auf wichtige Informationen deutlich beschleunigt, was insbesondere bei Personalentscheidungen von Vorteil ist.

📃 - Reduzierung des Papierverbrauchs: Durch die Digitalisierung der Personalakte werden Papier- und Druckkosten gespart. Zudem wird die Umwelt geschont, da der Papierverbrauch reduziert wird.

🙌 - Verbesserte Zusammenarbeit: Die digitale Personalakte erleichtert auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, da alle relevanten Informationen und Dokumente zentral gespeichert und abgerufen werden können. Das fördert die Effizienz und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. 

Wie funktioniert die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte funktioniert ähnlich wie eine traditionelle Personalakte, nur dass sie digital erfasst und verwaltet wird. Im Wesentlichen besteht die digitale Personalakte aus einer Datenbank, in der alle relevanten Informationen und Dokumente zu jedem Mitarbeitenden eines Unternehmens gespeichert werden.

Um eine digitale Personalakte anzulegen, werden zunächst alle relevanten Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Fortbildungsbescheinigungen oder Krankheitsbescheinigungen digital erfasst und in der Datenbank abgelegt. Auch persönliche Informationen wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden erfasst und gespeichert.

Die digitale Personalakte kann dann von autorisierten Personen wie der Personalabteilung oder dem Vorgesetzten des Mitarbeitenden abgerufen werden. Dabei ist es möglich, gezielt nach bestimmten Informationen oder Dokumenten zu suchen oder eine Übersicht über alle gespeicherten Daten zu erhalten.

Die Daten in der digitalen Personalakte sind in der Regel durch verschiedene Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Dazu gehört beispielsweise die Zugangsbeschränkung durch Passwörter oder andere Authentifizierungsmechanismen. 

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es bei der digitalen Personalakte?

Datenschutz: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der digitalen Personalakte im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen steht. Dazu gehört insbesondere die Einhaltung der Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten regelt.

Zugriffsrechte: Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die digitale Personalakte haben. Es sollte daher eine klare Regelung darüber geben, wer Zugriff auf welche Daten hat und unter welchen Voraussetzungen.

Aufbewahrungsfristen: Unternehmen müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die in der digitalen Personalakte gespeicherten Daten einhalten. Diese Fristen sind je nach Art der Daten und des jeweiligen Landes unterschiedlich.

Technische Sicherheitsmaßnahmen: Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten in der digitalen Personalakte sicherzustellen. Dazu gehören beispielsweise der Einsatz von Firewalls, Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Datensicherungen.

Informationspflichten: Unternehmen müssen Mitarbeitende über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informieren und ihre Zustimmung einholen. Dies kann beispielsweise durch eine Datenschutzerklärung oder eine Einwilligungserklärung erfolgen.

Welche Inhalte hat eine digitale Personalakte?

• Die digitale Personalakte enthält alle relevanten Informationen und Dokumente zu jedem Mitarbeitenden eines Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise:
• Personalstammdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Nationalität, Familienstand und weitere persönliche Daten.
• Arbeitsverträge: Alle Arbeitsverträge, die zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeitenden geschlossen wurden, einschließlich Änderungsvereinbarungen, Vertragsverlängerungen oder Aufhebungsverträge.
• Arbeitszeugnisse: Alle Arbeitszeugnisse, die dem Mitarbeitenden während seiner Beschäftigung im Unternehmen ausgestellt wurden, einschließlich Zwischenzeugnisse und Abschlusszeugnisse.
• Fortbildungsmaßnahmen: Bescheinigungen über besuchte Fortbildungsmaßnahmen oder Schulungen, die der Mitarbeitende während seiner Beschäftigung absolviert hat.
• Krankheitsbescheinigungen: Krankheitsbescheinigungen und Atteste, die der Mitarbeitende bei Krankheitsfällen vorgelegt hat.
• Gehaltsabrechnungen: Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen über gezahlte Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge.
• Leistungsbeurteilungen: Leistungsbeurteilungen und andere Bewertungen der Arbeitsleistung des Mitarbeitenden.
• Urlaubsanspruch: Informationen über den Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden sowie dessen Verwendung.
• Personalaktenvermerke: Vermerke, die vom Vorgesetzten oder der Personalabteilung zu bestimmten Vorgängen oder Ereignissen im Rahmen der Beschäftigung des Mitarbeitenden gemacht wurden.

Welche Herausforderungen gibt es bei der digitalen Personalakte?

Datenschutz: Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der digitalen Personalakte im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen steht. Ein Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, wie beispielsweise hohen Bußgeldern oder Schadensersatzforderungen.

Technische Probleme: Die digitale Personalakte erfordert eine zuverlässige IT-Infrastruktur sowie regelmäßige Updates und Wartung, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Technische Probleme wie Datenverlust oder Ausfälle können jedoch zu einem Verlust wichtiger Daten oder zu Arbeitsunterbrechungen führen.

Zugriffsrechte: Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die digitale Personalakte haben. Ein Missbrauch von Zugriffsrechten kann zu einem Diebstahl von Daten oder zu Verletzungen des Datenschutzes führen.

Schulung der Mitarbeitenden: Die Einführung einer digitalen Personalakte erfordert eine umfassende Schulung der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie die neue Technologie verstehen und effektiv nutzen können. Eine unzureichende Schulung kann zu Fehlern bei der Datenverarbeitung oder zu Missverständnissen führen.

Widerstand gegen Veränderungen: Die Einführung einer digitalen Personalakte kann aufgrund von Widerständen gegen Veränderungen im Unternehmen auf Schwierigkeiten stoßen. Mitarbeitende können beispielsweise Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes oder der Sicherheit haben, die vor der Einführung geklärt werden müssen.