Die Abwesenheitsplanung wird auch betriebliches Abwesenheitsmanagement genannt und erfolgt mithilfe des Abwesenheitsplans. Es dient, wie der Name schon vermuten lässt zur Planung der Abwesenheit von Mitarbeitenden.
Um betriebliche Abläufe noch besser koordinieren zu können, ist es wichtig, über Abwesenheiten von Mitarbeitenden informiert zu sein. Dies gewährleistet reibungslose Betriebsabläufe und effiziente Ergebnisse.
Als Instrument der Abwesenheitsplanung dient insbesondere der Abwesenheitsplan. In diesem Plan werden Abwesenheiten aller Mitarbeitenden festgehalten. Hierbei werden geplante Abwesenheiten sowie ungeplante Abwesenheiten mit einbezogen. Geplante Abwesenheiten sind beispielsweise Urlaube, Elternzeit, außerbetriebliche Fortbildungen und mehr.
Bei geplanten Abwesenheiten kann schon im Voraus dafür gesorgt werden, dass ein entsprechender Ersatz, also eine Vertretung bereitsteht. Für die Mitarbeiterkoordination ist dies also sehr wichtig. Berücksichtigt werden müssen allerdings bei der Abwesenheitsplanung auch eventuelle Ausfallzeiten durch Krankheiten oder andere unvorhergesehene Ereignisse.
Im Regelfall kann bei der Abwesenheitsplanung eine bestimmte Zeitspanne angegeben werden, welche die Planung noch einmal erleichtert.
Geplante Abwesenheiten sind zum Beispiel:
Ungeplante Abwesenheiten:
Homeoffice und Remotework gehören zur Arbeitszeit. Trotzdem sind Mitarbeitende in dieser Zeit nicht physisch im Betrieb anwesend. Diese Form der Arbeit muss also gesondert betrachtet werden. Selbstverständlich ist es überaus sinnvoll, diese Arbeitsformen ebenso wie eventuelle Außendienstler entsprechend mit der physischen Abwesenheit zu dokumentieren. Auf diese Art kann einfacher überblickt werden, wer sich im Betrieb befindet und wer nicht. Dies trägt deutlich zur besseren Planung von Abläufen bei.
Nun könnte man davon ausgehen, bei einem Abwesenheitsplan handle es sich lediglich um einen Urlaubsplan. Ein Urlaubsplan kann zwar zur Abwesenheitsplanung in einem Unternehmen herangezogen werden, es handelt sich jedoch um eine andere Art von Plan. Der Urlaubsplan ist dafür vorgesehen, ausschließlich die Urlaube der Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu koordinieren und aufeinander abzustimmen.
So haben beispielsweise alle gemeinsam Betriebsferien zu einem festgelegten Zeitraum oder aber der Urlaubsplan wird so koordiniert, dass jederzeit genügend Mitarbeiter:innen vor Ort sind und es nicht zu Stillständen kommt, weil alle gleichzeitig in Urlaub fahren. Dies hängt individuell von der jeweiligen Betriebsstruktur ab.
Der Abwesenheitsplan funktioniert ähnlich wie ein Urlaubsplan, bezieht jedoch sämtliche Abwesenheiten mit ein und hilft somit der Personalabteilung dabei, Arbeitszeiten entsprechend zu koordinieren und aufeinander abzustimmen. Allgemein gesehen ist der Urlaubsplan ein Teil des Abwesenheitsplan und somit auch der Abwesenheitsplanung. Auch die jeweiligen Dienstpläne kannst Du unter Zuhilfenahme der Abwesenheitsplanung hervorragend koordinieren.
In jedem Unternehmen, ob klein, mittelständisch oder Großkonzern, sind bestimmte betriebliche Abläufe aufeinander abgestimmt und müssen koordiniert werden. Stehen beispielsweise nur zwei Mitarbeiter:innen für die telefonische Kundenbetreuung oder den Support zur Verfügung, sollten diese nicht gleichzeitig abwesend sein. Geschieht dies doch einmal, muss sich die Personalplanung frühzeitig um eine Vertretung oder einen Ersatz kümmern. Jede Aufgabe in einem Unternehmen ist wichtig und die Tätigkeitsbereiche ergänzen sich gegenseitig und ergeben ein Gesamtbild. Sie greifen bildlich gesehen wie die Zahnräder eines Uhrwerkes ineinander.
Die Abwesenheitsplanung muss sich also nicht nur mit Abwesenheiten, sondern mit entsprechenden Ausgleichen befassen. Gelingt dies nicht, kann es zu empfindlichen Störungen der Betriebsabläufe kommen. Diese wiederum können geschäftsschädigend sein und Abläufe ins Stocken bringen. Im schlimmsten Falle kann es sogar zeitweise zu einem kompletten Stillstand im Unternehmen führen. Schwerwiegende finanzielle Einbußen und schlimmeres können die Folge sein.
Damit es nicht zu Problemen im Betriebsablauf kommt, ist die Abwesenheitsplanung unerlässlich. Die Vorteile sind klar ersichtlich und Nachteile gibt es gar keine. Die Abwesenheitsplanung bringt Struktur und Übersicht in jedes Unternehmen.
Um eine perfekte Abwesenheitsplanung auf die Beine zu stellen, muss diese vernünftig organisiert und koordiniert werden. Fortbildungen, Dienstreisen und Urlaube sollten dementsprechend zeitlich sinnvoll aufeinander abgestimmt werden. Hierzu zählt auch, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, sich zwischen ihren jeweiligen Abwesenheiten am Arbeitsplatz kurz auszutauschen. So können eventuelle Fragen persönlich geklärt werden. Zudem können aus der Abwesenheit wiederkehrende Mitarbeiter über Änderungen, Neuerungen und aktuelle Vorfälle und Vorgänge informiert bleiben. Wenn es möglich ist, sollte zwischen den Abwesenheiten also stets ein wenig Zeil liegen.
Diese Feinheiten hängen natürlich situationsbedingt und branchenbedingt vom jeweiligen Betrieb ab und müssen individuell festgelegt werden. Zur Erleichterung der Abwesenheitsplanung gibt es übrigens jede Menge Onlinetools, welche durch verschiedene vorgefertigte Tabellen und weitere nützliche Features Deine Arbeit diesbezüglich erheblich erleichtern können.
Die Abwesenheitsplanung durch ein Onlinetool zu vereinfachen, bietet sich in jedem Falle an, um einen perfekten Überblick zu behalten. Die Vorteile der Organisation in einem übersichtlichen Tool sind herausragend. Ist dieses Tool beispielsweise cloudbasiert, ist es nicht nur von überall aus zu bearbeiten, es ist auch sicher vor Geräteschäden. Zudem können größere Unternehmen mit mehreren Standorten hierbei noch besser in die Personalplanung gehen. Bei einem Ausfall aufgrund von Elternzeit können entsprechende Fachkräfte zwischen verschiedenen Filialen ausgetauscht und so die Ressource der Arbeitskraft optimal genutzt werden.
Die Abwesenheitsplanung wird auch als betriebliches Abwesenheitsmanagement bezeichnet und befasst sich mit der Abwesenheit von Mitarbeitenden. Hierbei kann es sich um geplante Abwesenheiten wie Urlaub, Mutterschutz oder ein Sabbatical handeln. Auch ungeplante Abwesenheiten wie krankheitsbedingte Ausfälle werden im Abwesenheitsplan festgehalten. Der Abwesenheitsplan ist ein Instrument der Abwesenheitsplanung, in dem die Abwesenheit aller Mitarbeiter:innen festgehalten wird.
Auch das Homeoffice, Fortbildungen oder der Außendienst zählen dazu. Eine vernünftige Abwesenheitsplanung ist wirtschaftlich von großem Vorteil für Unternehmen jeder Größe. Ausfälle, Stillstände und stockende Prozesse können durch eine perfekt durchdachte und transparente Abwesenheitsplanung vermieden werden. Auf diese Weise kann auch Dein Unternehmen vor finanziellen Schäden bewahrt werden. Organisierst Du die Abwesenheitsplanung online, wird dem Personalmanagement vieles erleichtert und alle Beteiligten behalten den perfekten Überblick über An- und Abwesenheiten aller Mitarbeitenden.