Was ist Desk Sharing • Staffomatic

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing bezeichnet ein Konzept der Arbeitsplatzorganisation, bei dem mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz teilen. Dabei wird ein Arbeitsplatz nicht mehr fest einem bestimmten Mitarbeitenden zugeordnet, sondern kann von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden. Desk Sharing ermöglicht somit eine effektive Raumnutzung, da weniger Arbeitsplätze benötigt werden als Mitarbeitende im Unternehmen oder in der Abteilung vorhanden sind.

Zudem bietet Desk Sharing den Mitarbeitenden eine höhere Flexibilität und Agilität, da sie sich ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf und Aufgabenstellung selbst auswählen können. Das Konzept wird in verschiedenen Bereichen angewendet, wie beispielsweise in Büros, Coworking Spaces oder als flexibler Arbeitsplatz für mobile Arbeitende. Desk Sharing wird auch unter den Begriffen Desk Hoteling, Hot-Desking oder Activity-Based-Working (ABW) bekannt. Das Ziel von Desk Sharing ist es, die Ressourcen des Unternehmens effektiver zu nutzen und den Mitarbeitenden eine flexiblere Arbeitsumgebung zu bieten.

Wo wird Desk Sharing angewendet?

Desk Sharing kann in verschiedenen Bereichen angewendet werden, um die Raumnutzung zu optimieren und den Mitarbeitenden eine flexiblere Arbeitsumgebung zu bieten. Im Folgenden werden die wichtigsten Anwendungsbereiche von Desk Sharing erläutert:

🏢 - Arbeitsplätze in Büros und Unternehmen: Desk Sharing ist insbesondere in Büros und Unternehmen verbreitet, in denen viele Mitarbeitende arbeiten und ein begrenzter Raum zur Verfügung steht. Durch Desk Sharing können Unternehmen ihre Räume effektiver nutzen und somit Platz sparen. Zudem ermöglicht Desk Sharing den Mitarbeitenden, sich je nach Bedarf und Aufgabenstellung den passenden Arbeitsplatz auszuwählen.

👥 - Coworking Spaces: Auch in Coworking Spaces wird Desk Sharing häufig angewendet, um den begrenzten Platz optimal zu nutzen. Hier können sich unterschiedliche Unternehmen und Selbstständige einen Arbeitsplatz teilen und so von einer flexiblen Arbeitsumgebung profitieren.

📱- Flexibler Arbeitsplatz für mobile Arbeitende: Desk Sharing eignet sich auch als flexibler Arbeitsplatz für mobile Arbeitende, die nicht dauerhaft an einem festen Arbeitsplatz arbeiten. Hier können Arbeitsplätze je nach Bedarf und Aufenthaltsdauer gebucht werden, um eine optimale Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Wie funktioniert Desk Sharing?

Das Konzept von Desk Sharing beruht auf der gemeinsamen Nutzung von Arbeitsplätzen durch mehrere Mitarbeitende. Die Funktionsweise von Desk Sharing lässt sich wie folgt beschreiben:

• Keine festen Arbeitsplätze: Im Gegensatz zur traditionellen Arbeitsplatzorganisation gibt es beim Desk Sharing keine festen Arbeitsplätze, die einem bestimmten Mitarbeitenden zugeordnet sind. Stattdessen können die Mitarbeitenden je nach Bedarf und Verfügbarkeit einen freien Arbeitsplatz wählen.
• Reservierungssystem: In der Regel wird ein Reservierungssystem eingesetzt, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende bei Bedarf einen Arbeitsplatz nutzen können. So können die Mitarbeitenden im Voraus einen Arbeitsplatz buchen oder bei Bedarf vor Ort einen freien Arbeitsplatz reservieren.
• Persönliche Arbeitsutensilien: Die Mitarbeitenden bringen in der Regel ihre eigenen Arbeitsutensilien, wie beispielsweise Laptop, Maus und Tastatur, mit. Persönliche Arbeitsutensilien können in einem persönlichen Schließfach aufbewahrt werden, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
• Gemeinsame Arbeitsmittel: Je nach Konzept und Einrichtung können auch Arbeitsmittel wie Drucker, Scanner oder Telefon gemeinsam genutzt werden. Hierbei sollten jedoch Datenschutz und Schutz der Privatsphäre beachtet werden.
• Reinigung und Instandhaltung: Da mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz nutzen, ist es wichtig, dass die Arbeitsplätze regelmäßig gereinigt und instand gehalten werden, um eine hygienische Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Welche Vorteile hat Desk Sharing?

✅ Effektive Raumnutzung: Durch Desk Sharing können Unternehmen ihre Räume effektiver nutzen und somit Platz und Kosten sparen. Da nicht jeder Mitarbeitende einen eigenen Arbeitsplatz benötigt, können die Räumlichkeiten besser ausgelastet werden.

✅ Flexibilität und Agilität: Mitarbeitende können je nach Bedarf und Aufgabenstellung den passenden Arbeitsplatz auswählen. So können sie beispielsweise in einem ruhigen Bereich arbeiten, wenn sie konzentriert arbeiten müssen, oder in einem offenen Bereich, wenn sie kollaborativ arbeiten möchten.

✅ Verbesserte Kommunikation: und Zusammenarbeit Desk Sharing kann die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden verbessern. Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen können Mitarbeitende leichter miteinander ins Gespräch kommen und sich austauschen.

✅ Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeitende können durch Desk Sharing flexibler arbeiten und sich ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf auswählen. Dies kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen, da die Arbeitsumgebung besser auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt ist.

✅ Geringere Kosten: Durch die effektivere Raumnutzung können Unternehmen Kosten einsparen, da weniger Arbeitsplätze benötigt werden als Mitarbeitende im Unternehmen oder in der Abteilung vorhanden sind. Zudem können Kosten für die Ausstattung der Arbeitsplätze gesenkt werden, da nicht jeder Arbeitsplatz mit den gleichen Geräten und Ausstattungsmerkmalen ausgestattet werden muss.

Welche Nachteile hat Desk Sharing?

❗Schwierigkeiten bei der Arbeitsplatzwahl: Manche Mitarbeitende haben Schwierigkeiten bei der Auswahl eines passenden Arbeitsplatzes, da sie keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze haben. Dies kann zu Unzufriedenheit und Unsicherheit führen.

❗Störungen durch Geräusche und Ablenkungen: Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen kann es zu Störungen durch Geräusche und Ablenkungen kommen, die sich negativ auf die Arbeitsleistung auswirken können.

❗Datenschutz und Schutz der Privatsphäre: Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsmitteln wie Druckern und Scannern kann Datenschutzprobleme und einen Verstoß gegen den Schutz der Privatsphäre verursachen. Es müssen daher klare Regeln für die Nutzung und den Schutz von Daten festgelegt werden.

❗Reinigung und Instandhaltung: Da mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz nutzen, ist es wichtig, dass die Arbeitsplätze regelmäßig gereinigt und instand gehalten werden, um eine hygienische Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Dies kann jedoch zu zusätzlichem Aufwand und Kosten führen.

❗Soziale Isolation: Mitarbeitende können sich aufgrund des Fehlens fester Arbeitsplätze sozial isoliert fühlen und sich weniger mit ihren Kollegen identifizieren.

Welche Regeln gibt es beim Desk Sharing seitens des Arbeitsrechts?

Desk Sharing wirft auch arbeitsrechtliche Fragen auf, die bei der Implementierung von Desk Sharing berücksichtigt werden müssen. Hier sind die wichtigsten arbeitsrechtlichen Aspekte von Desk Sharing:

• Arbeitsplatzsicherheit: Mitarbeitende haben gemäß dem Arbeitsrecht das Recht auf einen sicheren Arbeitsplatz. Bei Desk Sharing ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Arbeitsplätze sicher sind und den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
• Schutz der Privatsphäre: Mitarbeitende haben ein Recht auf Schutz ihrer Privatsphäre, insbesondere wenn es um die gemeinsame Nutzung von Arbeitsmitteln wie Druckern oder Scannern geht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Datenschutzvorschriften eingehalten werden und die Daten der Mitarbeitenden geschützt sind.
• Arbeitszeitregelungen: Desk Sharing kann sich auf die Arbeitszeitregelungen auswirken, insbesondere auf die Arbeitszeitkontrolle und die Arbeitszeitflexibilität. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden und dass die Mitarbeitenden in der Lage sind, ihre Arbeitszeit angemessen zu kontrollieren.
• Gleichbehandlung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende müssen bei Desk Sharing gleich behandelt werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Chancen und Möglichkeiten haben und dass keine Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Rasse, Alter oder anderen Faktoren stattfindet.
• Arbeitsschutz und ergonomische Arbeitsbedingungen: Desk Sharing kann sich auf die ergonomischen Arbeitsbedingungen auswirken. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle Arbeitsplätze den gesetzlichen Anforderungen an den Arbeitsschutz und die ergonomischen Arbeitsbedingungen entsprechen.
• Arbeitsvertragliche Regelungen: In den Arbeitsverträgen sollten die Arbeitsplatzregelungen für Desk Sharing festgelegt werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass diese Regelungen klar und transparent sind und dass alle Mitarbeitenden über ihre Rechte und Pflichten informiert sind.