Die Einführung der Digitalisierung in der Personalverwaltung bietet Unternehmen die Möglichkeit, Platz und Zeit zu sparen. Die erforderlichen Dokumente für das Arbeitsverhältnis werden in heutiger Zeit immer öfter digitalisiert und in einer digitalen Personalakte aufbewahrt. Zu diesen persönlichen Dokumenten zählen personenbezogene Papiere, Verträge, Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen sowie Kopien von amtlichen Urkunden.
Die Personendaten müssen bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis und bei der Auflösung desselben überprüft und die Aufbewahrung der Daten kontrolliert werden. Nicht mehr benötigte Personendaten müssen gegebenenfalls gelöscht werden. Die Aufbewahrungspflicht von persönlichen Daten ist streng geregelt und muss beachtet werden.
Was gilt es bei der Aufbewahrungspflicht zu beachten bzw. können Originale vernichtet werden, wenn die digitale Personalakte eingeführt wird? Besteht eine Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen? Mehr dazu in diesem Beitrag.
Bei der digitalen Personalakte gilt das gleiche Vorgehen wie bei den herkömmlichen Papier-Personalakten. Das Gesetz regelt die Aufbewahrungspflicht für Personalakten, sieht jedoch keine Verpflichtung im rechtlichen Sinne, die Aufbewahrung für Personalakten nach Austritt der Mitarbeitenden weiter durchzuführen. Es bestehen jedoch Grundsätze, die die Aufbewahrungspflicht beeinflussen.
Durch diese gesetzliche Regelung dürfen nicht sofort alle Dokumente oder Unterlagen von Mitarbeiter:innen sofort nach deren Austritt gelöscht werden. Die Aufbewahrungspflichten sind detailliert geregelt, wodurch aufbewahrungspflichtige Dokumente einer Sperrfrist unterliegen, welche eingehalten werden muss. Diese Sperrfristen unterliegen unterschiedlichen Zeiträumen, die jeweils einzuhalten sind.
Werden persönliche Daten aufbewahrt, so kann eventuell auftretenden Forderungen von ehemaligen Mitarbeitenden entgegengetreten werden. Dies ist dann wichtig, wenn ein:e Mitarbeiter:in nach einer ausgesprochenen Kündigung Ansprüche an das Unternehmen erhebt. Ein weiteres Beispiel ist hierzu ein Krankheitsfall, der nach Ansicht von Mitarbeitenden nicht richtig abgerechnet wurde.
Arbeitsrechtliche Streitigkeiten können zudem auch vor Gericht enden. Vor Gericht ist eine Beweisdokumentation immer sehr hilfreich. Jedes aufbewahrte Dokument kann dabei helfen, Streitigkeiten zu schlichten. Zudem unterliegt jedes persönliche Dokument den Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen.
Im Gesetz sind nur einige einzelne Dokumente festgelegt, die die Aufbewahrungsfrist für Personalakten betreffen. Es besteht hier eine gesetzliche Regelung für Unterlagen, die steuerlich relevant sind, Lohnabrechnungen betreffen oder Belege, die einen Lohnsteuerabzug betreffen.
Die Aufbewahrung von Personalakten sollte unabhängig von den einzelnen Fristen zumindest über den Zeitraum von Verjährungs- und Ausschlussfristen erfolgen. So ist es zum Beispiel möglich, bis zu 3 Jahre nach der gesetzlichen Frist Ansprüche aus einem Arbeitsverhältnis geltend zu machen.
Zudem kann der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ebenfalls nach Ablauf der Verjährungsfrist geltend gemacht werden. Eine endgültige Vernichtung der Personalakten ist daher erst dann sinnvoll, wenn alle gegenseitigen arbeitsrechtlichen Ansprüche voll und ganz erfüllt sind.
Im Folgenden werden die Aufbewahrungsfristen für Personalakten und Unterlagen genauer definiert.
1. Allgemeine Personalunterlagen
Es bestehen keine Aufbewahrungsfristen für bestimmte Personalunterlagen wie zum Beispiel:
Diese unterliegen einer gesetzlichen Regelung.
In der Regel sollten diese Personalunterlagen mindestens 3 Jahre (Paragraph 195 BGB) aufbewahrt werden, da in dieser Frist Mitarbeitende Ansprüche geltend machen können.
2. Informationen der Arbeitsentgelte:
Informationen über das Arbeitsentgelt, die geleistete Arbeitszeit und die Lohnnachweise unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren laut Paragraph 165 I 1, IV 2 SGB VII.
Die Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitszeiten werktags, die 8 Stunden überschreiten, sollten laut Paragraph 16 II ArbZG mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
4. Onlinebewerbung:
Erfolgt eine Bewerbung online bei einem Unternehmen, so ist die Bewerbung 3 bis maximal 6 Monate ab dem Zeitpunkt der erhaltenen Ablehnung aufzubewahren, Paragraph 26 BDSG n. F., Paragraph 15 IV AGG. Zudem ist der/die Bewerber:in über die Speicherung der Daten zu informieren laut Informationspflicht Artikel 13 DSGVO. Wird geplant, die erhaltene Bewerbung trotz Ablehnung zu speichern, ist der/die Bewerber:in ebenfalls darüber zu informieren, da die Zustimmung notwendig ist.
5. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen:
Für die Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit besteht keine Aufbewahrungsfrist, die gesetzlich festgelegt wurde. Es muss jedoch beachtet werden, dass eine Arbeitsunfähigkeit, bei der eine Entgeltfortzahlung erfolgt, ein Erstattungsanspruch für Mitarbeitende erst 4 Jahre nach Ablauf der Arbeitsunfähigkeit verjährt.
Hier gilt der Ablauf des Jahres, an dem Mitarbeitende erkrankt sind. Arbeitsunfähigkeit ohne erfolgte Entgeltzahlung weisen eine verkürzte Aufbewahrungspflicht von 1 Jahr auf.
6. Dokumente und Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge:
Laut Paragraph 18a BetrAVG ist die Aufbewahrungspflicht für Dokumente und Unterlagen, die für die betriebliche Altersvorsorge notwendig sind, für 30 Jahre aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen und Dokumente, die das Steuerrecht betreffen, beträgt 6 Jahre. Durch das EStG Paragraph 42f wird vorgeschrieben, dass bei einer Außenprüfung der Lohnsteuer ein Unternehmen den Einblick in die Personalakte, die steuerrechtlich relevanten Unterlagen, gewähren muss.
Dadurch wird sichergestellt, dass Arbeitgebende alle notwendigen Abgaben und Beiträge ordnungsgemäß durchgeführt haben. Laut EStG Paragraph 41 besteht für Dokumente, die Lohnsteuerkarte, Lohnabrechnungen und andere Belege, eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Enthält die Personalakte außerdem Unterlagen einer betrieblichen Gewinnermittlung, so wird die Aufbewahrungspflicht auf 10 Jahre verlängert. Paragraph 147 AO, Paragraph 257 HGB.
Folgende Aufbewahrungsfristen im Rahmen der Personalakte sind einzuhalten:
Im Grunde genommen können durch Einscannen die jeweils benötigten Unterlagen und Dokumente digital gespeichert werden. Nach dem Scannen besteht die Möglichkeit, die Unterlagen und Dokumente in Papierform zu vernichten. Dies kann jedoch nur dann durchgeführt werden, wenn keine Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Aktenführungspflicht besteht.
Besteht für die Unterlagen eine Aufbewahrungs-, Dokumentations- oder Aktenführungspflicht, müssen die Originalunterlagen in einem Archiv gelagert werden. Unterlagen, die bereits digitalisiert wurden, sind in elektronischer Form weiter aufzubewahren.
Folgende Dokumente und Unterlagen sind in jedem Fall im Original aufzubewahren:
Wurden Personalakten digitalisiert, so ist es äußerst sinnvoll, die oben genannten Dokumente im Original aufzubewahren. Zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und den Datenschutzgrundsätzen besteht auch eine elektronische Personalakten Aufbewahrungsfrist.
Laut den Datenschutzgrundsätzen ist es Arbeitgebenden gestattet, die personenbezogenen Daten zu speichern, solange sie zur Verarbeitung erforderlich sind. Dadurch ist es im Einzelfall zu prüfen und zu entscheiden, welche Daten gelöscht werden. Es gilt jedoch zu beachten, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hier einzuhalten sind. Besondere Beachtung ist den sensiblen Gesundheitsdaten zu schenken, die nicht länger als wirklich benötigt aufzubewahren sind.
Fristen für das Löschen:
Krankheitsdaten von Arbeitnehmenden
Sperrfrist für Daten, die für das betriebliche Eingliederungsmanagement genutzt werden:
Wird das Arbeitsverhältnis mittels Kündigung beendet, ist das Unternehmen als Arbeitgeber:in aufgrund des Datenschutzgesetzes verpflichtet, die personenbezogenen Daten zu löschen. Besteht jedoch berechtigtes Interesse, Daten aufzubewahren, zum Beispiel wegen offener Ansprüche oder der Aufbewahrungspflicht, bleiben die Daten bestehen.
Arbeitgeber:innen unterliegen der Pflicht der Buchführung, wozu auch die Aufbewahrungspflicht gezählt wird. Wird diese Buchführungspflicht nicht eingehalten bzw. nicht korrekt durchgeführt, zieht dies rechtliche Konsequenzen nach sich. Eine mangelhafte Unterlagenarchivierung zählt hier zu einem Verstoß, der gesetzlich geahndet werden kann.
Arbeitgeber:innen sollten im Bereich der personenbezogenen Daten und Dokumente immer die Aufbewahrungspflicht einhalten. Wichtige Unterlagen und Verträge, die einer schriftlichen Erfordernis unterliegen, sollten immer im Original archiviert sein. Bei eventuell später auftretenden Ansprüchen von Mitarbeitenden sind Arbeitgeber:innen so gut gerüstet.
Unterlagen, die unter die Aufbewahrungspflicht fallen, können durch Scannen archiviert werden. Dadurch werden Unterlagen und Dokumente in Papierform ersetzt. Bei der digitalen Personalakte gilt es, die Archivierung sicher zu gestalten. Es gilt darauf zu achten, dass diese Daten sicher aufbewahrt werden und keine Manipulationen erfolgen kann.
Bei Dokumenten und Unterlagen mit einem geringeren Risiko und geringerer Bedeutung – hierzu zählt zum Beispiel eine Kopie eines Weiterbildungsnachweises –ist ein Scan völlig ausreichend. Dieses gescannte Dokument kann danach elektronisch archiviert werden und nach Ende der Aufbewahrungspflicht wird es vernichtet.
Durch die Digitalisierung der personenbezogenen Daten ist die gesetzliche Regelung umfassender gestaltet worden, wodurch es erforderlich ist, dass Arbeitnehmer:innen immer gut informiert sind. Personalunterlagen sollten immer so lange wie möglich aber nie länger als nötig aufbewahrt werden.