Zeiterfassung

Was ist Zeiterfassung, wozu dient sie, und für wen ist sie Pflicht?

Für die meisten Arbeitnehmende:innen in Deutschland wird die Arbeitszeit durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Das Ziel: Das Wohlbefinden und die Gesundheit der Arbeitnehmenden zu schützen und den Arbeitgebenden trotzdem eine gewisse Flexibilität zu geben. Um diese Ziele zu gewährleisten, spielt die Zeiterfassung bei der Arbeit eine wichtige Rolle. 

Das Wichtigste in Kürze

Digitale Arbeitszeiterfassung per Software, App oder Terminal ist ab 2023 für alle Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden Pflicht. Die Zeiterfassung dient dabei nicht nur dem Arbeitsschutz, sondern ermöglicht es den Arbeitgebenden auch, Optimierungspotenziale von Prozessen zu erkennen und zu nutzen. 

Was ist Zeiterfassung?

Eine korrekte Dokumentation der Arbeitszeit von Mitarbeitenden vereinfacht die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung sowie die Berechnung der Überstunden. Hinzu kommt, dass Arbeitgebende durch korrekte Zeiterfassung einen klaren Überblick über die Arbeitszeiten und die Produktivität ihrer Mitarbeitenden haben, wovon sich Maßnahmen zur Optimierung von Prozessen und Ressourcen ableiten lassen. 

Typischerweise wird bei der Zeiterfassung täglich der Beginn und das Ende des Arbeitstages notiert, sowie natürlich Name und Personalnummer des Mitarbeitenden. Für die Zeiterfassung gibt es unterschiedliche Methoden, darunter Exceltabellen oder moderne Zeiterfassungssoftwares.

Was gehört zur Arbeitszeit, was nicht?

Laut dem Arbeitszeitgesetz gilt die Spanne von Beginn bis Ende der Arbeit als Arbeitszeit. Ruhepausen oder der Fahrtweg zur Arbeitsstelle sind dabei nicht eingeschlossen. Nach der EU-Richtlinie 93/104/EG gehören Bereitschaftsdienste vollständig zur Arbeitszeit. 

Wie muss die Arbeitszeiterfassung erfolgen?

Laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 ist jeder Arbeitgebende in Deutschland gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmenden vollständig zu erfassen, das heißt zu erheben und aufzuzeichnen. Seit dem 19.04.2023 gibt es einen Gesetzesentwurf des Arbeitsministeriums, der Klarheit darüber schafft, wie genau die Zeiterfassung aussehen soll:

Ab 2023 ist die elektronische Zeiterfassung mit Software, Terminal oder App Pflicht. 

Eine Ausnahme sind Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden und weniger. Hier ist die schriftliche Zeiterfassung weiterhin ausreichend. 

Dazu gelten einige Regelungen:

• Die Zeiterfassung muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten, sowie Pausenzeiten und Überstunden enthalten
• Die Stundenaufzeichnung soll am selben Tag erfolgen
• Die Arbeitnehmenden sollen die Zeiterfassung selbst durchführen, ihren Arbeitgebenden aber über die aufgezeichnete Zeit informieren, zum Beispiel durch Stundenzettel
• Der Arbeitgebende trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Zeiterfassung

Laut § 3 des Arbeitsschutzgesetzes zählt es zu den Grundpflichten des Arbeitgebenden, die geeigneten Mittel und Maßnahmen bereitzustellen, damit Mitarbeitende ihrer Zeiterfassungspflicht nachkommen können. 

Für wen ist Zeiterfassung Pflicht?

Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Zeiterfassung laut § 5 Abs. 1 BetrVG. für alle im Betrieb beschäftigten Mitarbeitende. Bei Betrieben mit mehr als 10 Mitarbeitenden ist dabei eine digitale Zeiterfassung erforderlich. 

Allerdings sind leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG von der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen. Dazu gehören insbesondere Führungskräfte, die zur selbstständigen Einstellung und Entlassung berechtigt sind oder im Verhältnis zum Arbeitgebenden bedeutende Prokura haben. 

Weitere von der Zeiterfassungspflicht ausgenommene Personen sind:

• Chefärzte / Chefärztinnen 
• Leiter:innen von öffentlichen Dienststellen und deren Vertreter:innen
• Arbeitnehmende im öffentlichen Dienst, die selbstständige Entscheidungen in Personalangelegenheiten treffen dürfen
• der liturgische Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften
• Pflegepersonal, Erzieher:innen oder andere Arbeitnehmende, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und diese eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen

Wie muss die Vertrauensarbeitszeit erfasst werden?

Die Pflicht zur Zeiterfassung bei der Arbeit bedeutet nicht das Ende der Vertrauensarbeitszeit. Im Gegenteil: Arbeitnehmende, die auf Vertrauensbasis arbeiten, können ihre Arbeitszeit weiterhin flexibel gestalten, solange dabei der gesetzlich vorgeschriebene Arbeitsschutz gewährleistet ist - also gesetzliche Regelungen zu Ruhepausen, Höchstarbeitszeiten und Sonn- und Feiertagen eingehalten werden. 

Mitarbeitende mit Vertrauensarbeitszeit sind jedoch auch verpflichtet, ihre Arbeitszeit digital zu erfassen. 

Zeiterfassung im Home Office

Remote Work oder Arbeit im Home Office ist ein immer beliebteres Arbeitszeitmodell. Die korrekte Zeiterfassung auch aus der Ferne zu gewährleisten, stellt dabei für Arbeitgebende natürlich eine Herausforderung dar. 

Fakt ist aber, dass die Zeiterfassung auch hier Pflicht ist. Am einfachsten funktioniert das mit einer Zeiterfassungssoftware, aber auch Excel Tabellen sind eine Möglichkeit.

Zeiterfassung bei Teilzeit

Angestellte in Teilzeit unterscheiden sich ausschließlich durch die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden von Angestellten in Vollzeit. Das heißt, dass auch für TeilzeitMitarbeitende die Pflicht zur Zeiterfassung besteht.

Am besten geeignet sind Systeme, bei denen die täglichen Soll- und Ist-Stunden der Mitarbeitende eingetragen und sofort abgeglichen werden können. So behält man leichter den Überblick über angesammelte Überstunden. 

Minijobber gelten ebenfalls als Mitarbeitende in Teilzeit. Für sie bestand laut § 17 des Mindestlohngesetzes bereits vor der offiziellen Zeiterfassungspflicht eine Verpflichtung zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit. 

Die Zeiterfassung bei Teilzeit-Mitarbeitenden dient dazu, die Einhaltung der gesetzlichen Regelung von Ruhe- und Pausenzeiten zu gewährleisten. So müssen Teilzeitkräfte genau wie Vollzeit-Angestellte eine Pause von mindestens 30 Minuten machen, wenn sie 8 Stunden am Tag arbeiten und die Ruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Schichten einhalten - auch, wenn sie zwei Jobs haben. 

Zeiterfassung bei Gleitzeit

Beim Gleitzeitmodell gibt es eine Kernarbeitszeit, in der alle Mitarbeitende arbeiten müssen. Der genaue Beginn und das Ende können jedoch flexibel vom Mitarbeitende gewählt werden, solange die Sollarbeitszeit erfüllt wird. 

Auch hierbei gilt eine Pflicht für die Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit. Eine gängige Methode zur Zeiterfassung beim Gleitzeitmodell ist die Führung eines Arbeitszeitkontos. Hier wird die Arbeitsdauer dokumentiert und Überstunden werden auf dem Arbeitszeitkonto gesammelt, die entweder finanziell vergolten oder durch zusätzliche freie Tage abgebaut werden können. 

Zeiterfassung im Außendienst

Bei der Zeiterfassung für Mitarbeitende im Außendienst gibt es etwas mehr zu beachten als bei der Zeiterfassung für z.B. Büromitarbeitende. Hier gehören zum Beispiel Fahrtzeiten von einem Kunden zum nächsten zur Arbeitszeit. 

Auch Außendienstmitarbeitende müssen ab 2023 ihre vollständige Arbeitszeit digital erfassen, nicht nur die Überstunden.

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Das Arbeitszeitgesetz samt der Zeiterfassungspflicht wird von den Arbeitsschutzbehörden kontrolliert. Bei Verstößen gegen die Vorschriften zu Arbeits- und Ruhezeiten können Bußgelder bis zu 30.000€ anfallen. 

Deshalb ist es von großem Interesse für Arbeitgebende, die korrekte Zeiterfassung durch die Bereitstellung der entsprechenden Software sowie einer Schulung der Mitarbeitende zu gewährleisten.