Die Inhalte der Personalakte: Was gehört rein? 

Verstaubte Aktenschränke, stapelweise Unterlagen und mühsame Papierarbeit: Der Begriff der Personalakte löst in den meisten Köpfen vermutlich wenig Begeisterung aus. Doch auch wenn das Image der Personalakte definitiv ausbaufähig ist, so ist sie doch ein unverzichtbares Instrument in der Personalverwaltung – und gar nicht so überholt wie viele denken.

Schließlich soll die Personalakte – ob in digitaler Form oder ganz oldschool auf Papier – ein vollständiges und wahrheitsgemäßes Bild über das Angestelltenverhältnis vermitteln und Informationen über Mitarbeitende sicher, zentral und übersichtlich verwalten. Sie dient allerdings nicht dazu, Angestellte zu überwachen.

Daher gilt es, einmal genauer hinzuschauen: Was sind eigentlich die Inhalte einer Personalakte? Was darf rein und was nicht? Wie sollte eine Personalakte aufgebaut sein? Ist das Führen einer Personalakte verpflichtend? Und warum lohnt sich die Personalakte in digitaler Form?

Was gehört in die Personalakte?

In der Personalakte dürfen Arbeitgebende alle Informationen speichern, die für das Beschäftigungsverhältnis mit Mitarbeitenden relevant sind. Diese Akte bildet die Grundlage für eine geordnete und umfassende Dokumentation des Arbeitsverhältnisses und dient sowohl administrativen als auch rechtlichen Zwecken. Dabei gibt es einige Unterlagen, die verpflichtend für alle Beschäftigten gesammelt und gespeichert werden müssen. Diese umfassen:

• (Digitale) Lohnabrechnungen (fünf Jahre Aufbewahrungsfrist)
• Unterlagen zum Mutterschutz
• Erfasste Arbeitszeiten (zwei Jahre Aufbewahrungsfrist)
• Sozialversicherungsnachweise
• Nachweise über die abgeführte Lohnsteuer
• Zusätzliche Vereinbarungen, z.B. Dienstwagen zur privater Nutzung

Arbeitgebenden ist es jedoch freigestellt, auch weitere Informationen in der Personalakte zu speichern. Hierbei ist die Liste lang und nicht klar definiert, da sie von den individuellen Anforderungen der Unternehmen abhängt.

Viele Unternehmen setzen darauf, vom Bewerbungsprozess bis zum Austritt alle relevanten und auf das Anstellungsverhältnis bezogenen Unterlagen an einem zentralen Ort zu sammeln und somit den gesamten Werdegang einer Person im Unternehmen zu dokumentieren. Zu den Inhalten der Personalakte zählen meist:

Personenbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen

• Bewerbungsunterlagen und damit zusammenhängende Unterlagen (z.B. Ergebnisse von Eignungstests, ärztliche Beurteilungen, Personalfragebögen)
• Abschluss- oder Arbeitszeugnisse (Kopie)
• Lebenslauf und Passbild
• Arbeitsvertrag
• Persönliche Daten wie Geburtstag, Geburtsort, Anschrift, Bankverbindung, Heiratsurkunde etc.
• Abmahnungen
• Kündigungsschreiben
• Schlusszeugnis

Sonstige Unterlagen

• Urlaubsanträge- und bewilligungen
• Erfassung von Arbeitszeiten inkl. Abwesenheiten und Ausgleich
• Fortbildungszertifikate
• Beurteilungen und Bewertungen
• Personalentwicklungsplan
• Gesundheitsausweis (beim Umgang mit Lebensmitteln)
• Schriftverkehr mit Mitarbeitenden
• Kopien amtlicher Urkunden (z.B. Führerschein, Schwerbehindertenausweis)
• Mitgliedschaft im Betriebsrat

Was darf nicht in die Personalakte?

Auch wenn es Arbeitgebenden frei steht, eine Personalakte über ihre Mitarbeitenden zu führen, so gibt es doch Informationen, die nichts in der Personalakte zu suchen haben. Alles, was die Privatsphäre einer Person betrifft und nicht im direkten Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht, gehört in keinem Fall zum Inhalt der Personalakte. 

Arbeitgebende sollten hier aufpassen: Denn während es auf der Hand liegen mag, dass Social-Media-Aktivitäten und Hobbys die Privatsphäre einer Person betreffen und damit tabu für die Personalakte sind, zählen zu den verbotenen Inhalten zum Beispiel auch Informationen zu Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit oder Krankheitsgründe. 

Kein Inhalt der Personalakte sind demnach also:

• Die dem Arbeitgeber nicht zugänglichen Unterlagen des Betriebsarztes
• Liste von Krankentagen und Krankheitsgründen
• Religiöse Einstellung
• Politische Einstellung oder Parteizugehörigkeit
• Social-Media-Aktivitäten
• Hobbys
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• Prozessakten, Straftaten und Verurteilungen (nur bei berechtigtem Interesse)
  

Aufbau einer Personalakte

Häufig herrscht noch der Gedanke vor, dass die Personalakte lediglich eine eher lose Sammlung von Informationen ist. So wirklich gerecht wird das dem Sinn und Zweck der Personalakte aber nicht. Vielmehr geht es nämlich um eine strukturierte und sorgfältige Dokumentation. Diese dient nicht nur der rechtlichen Absicherung und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch der Optimierung von Personalprozessen und der Unterstützung bei wichtigen Entscheidungen – sei es bei Gehaltserhöhungen oder Weiterbildungsmaßnahmen.

Durch eine gut geführte Personalakte wird also gewährleistet, dass alle relevanten Daten jederzeit schnell verfügbar sind, wodurch die Effizienz in der Personalverwaltung erheblich gesteigert wird. Der Aufbau der Personalakte ist dabei ganz entscheidend. Eine sinnvoll strukturierte Personalakte gliedert sich typischerweise in mehrere Kategorien oder Register, die verschiedene Aspekte des Arbeitsverhältnisses abdecken. In der Regel sind das:

• Persönlicher Datenbereich
• Unterlagen zum Arbeitsvertrag
• Gehalts- und Sozialversicherungsdaten
• Weiterbildungsmaßnahmen und Qualifikationen
• Beurteilungen, Abmahnungen und disziplinarische Maßnahmen

Ein solch systematischer Aufbau der Personalakte erleichtert nicht nur den Zugriff auf wichtige Informationen, sondern sorgt auch dafür, dass nichts übersehen wird und alle relevanten Daten vollständig erfasst sind.

Ist die Personalakte verpflichtend?

Eine Pflicht zum Führen einer Personalakte besteht bisher nur im öffentlichen Dienst, wo sie gesetzlich vorgeschrieben ist. Allen anderen Arbeitgebenden ist es freigestellt, ob sie Personalakten über ihre Mitarbeitenden anlegen oder nicht – und ob sie dies in digitaler oder analoger Form tun. Sinnvoll ist es aber allemal. 

Neben den Informationen, die ohnehin zwingend gespeichert werden müssen – von der digitalen Lohnabrechnung über den Sozialversicherungsnachweis bis hin zu Nachweisen zur Lohnsteuer – sollte es für Arbeitgebende essentiell wichtig sein, über jedes Angestelltenverhältnis und seinen Verlauf den Überblick zu bewahren.

Digital vs. Analog - Die Vorteile der digitalen Personalakte

Halten wir also fest: Eine Personalakte zu führen, ist überaus sinnvoll, denn sie hilft dabei, alle relevanten Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin zentral und strukturiert zu verwalten. Doch in welcher Form sollte die Personalakte angelegt werden?

Die digitale Personalakte hat mittlerweile in den meisten Unternehmen Einzug gehalten und ist ein fester Bestandteil des modernen Personalmanagements geworden. Von großen Konzernen bis hin zu kleinen und mittelständischen Betrieben: Die digitale Transformation hat auch vor den Personalabteilungen nicht Halt gemacht. In einer Zeit, in der Effizienz, Zugänglichkeit und Datensicherheit immer größere Bedeutung erlangen, setzen also die meisten Arbeitgebenden heute auf die digitale Speicherung der Daten ihrer Mitarbeitenden. 

Die Vorteile gegenüber der analogen Form liegen hierbei auf der Hand:

Natürlich ist die Umstellung von analog auf digital und das Übertragen aller Inhalte der Personalakte zunächst mit einem gewissen zeitlichen und finanziellen Aufwand verbunden. Die Digitalisierung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung: Alte Papierdokumente müssen gescannt und digital erfasst, geeignete Softwarelösungen ausgewählt und implementiert werden. Nicht zuletzt müssen auch die Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen Systemen geschult werden. 

Diese Anfangsinvestitionen können gerade für kleinere Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Doch die langfristigen Vorteile, die mit der digitalen Personalakte einhergehen, machen diesen Aufwand mehr als wett.