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Die Lohnabrechnung ist ein essentielles Dokument für jeden Arbeitnehmenden. Aber wo findest Du eigentlich Deine Steuernummer auf der Lohnabrechnung, wie lange musst du Lohnabrechnungen aufheben und was ist eine Lohnabrechnung genau? In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen.

 

Lohnabrechnung erklärt: Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung (auch Gehalt Abrechnung oder Entgeltabrechnung genannt) ist ein vom Arbeitgeber erstelltes Dokument, das das Bruttogehalt sowie Nettogehalt eines Mitarbeitenden aufschlüsselt – inklusive Abzügen für Steuern und Sozialversicherung. Sie enthält gesetzlich vorgeschriebene Informationen wie Lohnsteuerklasse, Sozialversicherungsnummer und den Abrechnungszeitraum.

Gehalt Abrechnung – Inhalt im Überblick

  • Bruttogehalt: alle Bezüge vor Steuern und Sozialabgaben

  • Abzüge: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Kranken-, Renten-, Pflege- & Arbeitslosenversicherung 

  • Nettoentgelt: das tatsächliche Auszahlungseinkommen

  • Abkürzungen & Bedeutung: z. B. SV-Beiträge, LSt‑Merkmale, Kv‑/Rv‑Beiträge – im nächsten Abschnitt detailliert erklärt

 

Lohnabrechnung Bedeutung Abkürzungen

Typische Abkürzungen und Begriffe auf der Lohnabrechnung:

Abkürzung/Begriff Bedeutung
SV-Brutto Bruttoeinkommen, dass sozialversicherungspflichtig ist
Steuerbrutto Einkommen, das steuerpflichtig ist
LSt-Klasse Lohnsteuerklasse (z. B. I–VI)
KV, RV, AV PV Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung
Faktor/Kinderfreibetrag Einflussgrößen auf Lohnsteuer
Zuschläge z. B. Nacht-, Wochenend- oder Überstundenzuschläge
Auszahlungsbetrag Nettoentgelt nach sämtlichen Abzügen

 

Diese Abkürzungen helfen Mitarbeitenden, die Zusammensetzung ihres Gehalts auf einen Blick zu verstehen.

 

Wo finde ich meine Steuernummer auf der Lohnabrechnung?

Die Steuernummer ist eine wichtige Information auf deiner Lohnabrechnung. Sie wird vom Finanzamt vergeben und dient zur eindeutigen Identifizierung bei steuerlichen Angelegenheiten. In der Regel findest du die Steuernummer in einem separaten Bereich deiner Lohnabrechnung, häufig in der Nähe der Angaben zu deiner Person und deinem Arbeitgeber.

 

Wie lange muss ich Lohnabrechnungen aufheben?

Die Frage, wie lange Lohnabrechnungen aufbewahrt werden müssen, ist nicht einheitlich geregelt. Als Faustregel gilt jedoch: Arbeitnehmende sollten ihre Lohnabrechnungen mindestens so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid für das betreffende Jahr rechtskräftig ist. Das sind in der Regel mindestens 3 Jahre. Es kann jedoch sinnvoll sein, Lohnabrechnungen sogar bis zu 10 Jahre aufzubewahren, da sie wichtige Nachweise für Renten- und Versicherungsfragen sein können.

 

Lohnabrechnung online

Die Digitalisierung hat die Prozesse im Personalmanagement erheblich vereinfacht – so auch bei der Lohnabrechnung. Immer mehr Unternehmen setzen auf moderne digitale Lösungen, um ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient, transparent und rechtskonform zu gestalten.

Vorteile der Lohnabrechnung online

  • Zeitersparnis: Durch automatische Berechnung von Abzügen, Zuschlägen und Steuermerkmalen entfällt der Aufwand der manuellen Eingabe und Kontrolle.

  • Fehlerreduktion: Softwaregestützte Abrechnungen minimieren Fehlerquellen, die bei manuellen Eingaben häufig auftreten, und bieten automatische Plausibilitätsprüfungen.

  • Kosteneinsparung: Die Digitalisierung reduziert Verwaltungsaufwand und Druckkosten erheblich. Dies ist besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

  • Datenschutz und Sicherheit: Digitale Lösungen speichern Dokumente verschlüsselt und sicher in der Cloud – mit klaren Zugriffsrechten für Mitarbeiter und Personalverantwortliche.

  • Umweltfreundlich & nachhaltig: Durch den papierlosen Versand der Gehaltsabrechnung wird zudem die Umwelt geschont.

     

Wie funktioniert die Lohnabrechnung online konkret?

Eine typische Online Lohnabrechnung umfasst folgende Schritte:

1. Datenerfassung
Arbeitszeiten werden digital per App, Terminal oder webbasierten Anwendungen erfasst und direkt ins System eingespeist. Systeme wie Staffomatic oder ähnliche Tools ermöglichen eine einfache Zeiterfassung über mobile Geräte oder Desktop-PCs.

2. Datenübertragung und Verarbeitung
Die erfassten Zeiten und relevanten Mitarbeiterdaten werden automatisiert in das Lohnabrechnungssystem übertragen. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen hierbei eine einfache Schnittstelle zu diversen Tools (z. B. DATEV, Lexware, Personio).

3. Automatische Berechnung
Die Software berechnet automatisch:

  • Bruttogehälter inklusive Zuschläge (Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)

  • Lohnsteuer und Sozialabgaben auf Basis der hinterlegten Steuermerkmale

  • Abzüge für Krankenkassenbeiträge und Rentenversicherung

4. Bereitstellung der Dokumente
Die fertigen Lohnabrechnungen werden digital bereitgestellt. Mitarbeitende können ihre Dokumente jederzeit online einsehen, herunterladen oder bei Bedarf ausdrucken. Viele Systeme bieten auch eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail, sobald eine neue Abrechnung verfügbar ist.

5. Self-Service-Portale für Mitarbeitende
Self-Service-Portale erlauben Mitarbeitenden, ihre Lohnabrechnung jederzeit und überall einzusehen. So entfällt der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung, da Mitarbeiter eigenständig auf wichtige Dokumente zugreifen können.

 

Worauf Unternehmen bei Lohnabrechnung online achten sollten

  • Datenschutzkonformität (DSGVO): Sicherstellung, dass Anbieter und Software alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen.

  • Benutzerfreundlichkeit: Einfache und intuitive Bedienbarkeit des Tools für Personalverantwortliche und Mitarbeitende.

  • Integrationsfähigkeit: Die Online-Lösung sollte leicht mit bereits vorhandenen Systemen (z. B. ERP, Zeiterfassung) integrierbar sein.

  • Support und Updates: Regelmäßige Updates, fachkundiger Kundensupport und Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben sind essentiell.

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Fazit: Lohnabrechnungen im Überblick

Die Lohnabrechnung ist mehr als nur ein Papierstück - sie ist ein wichtiges Dokument, das für Steuerzwecke, zur Kontrolle des eigenen Gehalts und als Nachweis für spätere Rentenansprüche dient. Es lohnt sich also, sich damit vertraut zu machen und sie sorgfältig aufzubewahren.

 

 

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was gehört alles zur Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung umfasst folgende Elemente:
  • Bruttogehalt (monatliches Entgelt)

  • Steuerliche Abzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)

  • Sozialversicherungsabgaben (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)

  • Zuschläge (z. B. für Überstunden, Sonn- und Feiertagsarbeit)

  • Steuerklasse und Sozialversicherungsmerkmale

  • Nettoauszahlungsbetrag (tatsächlicher Überweisungsbetrag)

  • Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer

  • Abrechnungszeitraum und Zahlungsdatum

Wie viele Tage darf der Lohn zu spät kommen?

Die Auszahlung des Gehalts ist in der Regel im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt. Gibt es keine konkreten Fristen, gilt laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB § 614) grundsätzlich, dass der Lohn spätestens am ersten Tag des Folgemonats fällig ist.

Kommt der Arbeitgeber mit der Zahlung in Verzug, haben Mitarbeitende das Recht, Verzugszinsen einzufordern und gegebenenfalls rechtliche Schritte einzuleiten. Eine Verspätung von mehr als 3 bis 5 Werktagen wird allgemein als nicht akzeptabel angesehen.

Ist eine monatliche Lohanbrechnung verpflichtend?

Ja. Laut § 108 Gewerbeordnung (GewO) ist jeder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Mitarbeitenden bei jeder Entgeltzahlung eine nachvollziehbare schriftliche Lohnabrechnung auszuhändigen. Diese Pflicht gilt auch bei einer elektronischen Bereitstellung, z. B. über ein Online-Portal. Mitarbeitende müssen diese Abrechnung jedoch selbst archivieren bzw. ausdrucken können.

Wie lange muss man auf eine Gehaltsabrechnung warten?

Die Gehaltsabrechnung muss spätestens am Tag der Entgeltzahlung zur Verfügung gestellt werden. Praktisch gesehen ist es üblich, dass die Lohnabrechnung zeitgleich oder kurz vor der Auszahlung des Gehalts erstellt wird. Eine Verzögerung von mehr als ein paar Tagen nach der Zahlung ist unzulässig, Mitarbeitende haben dann Anspruch darauf, die sofortige Ausstellung der Abrechnung einzufordern.

 

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