Die Gehaltsabrechnung ist das offizielle Dokument, das zeigt, was Mitarbeitende im Monat verdienen. Sie ist also weit mehr als ein Zettel mit Zahlen: Sie steht für Fairness, Transparenz und Vertrauen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden.
Eine korrekte, verständliche Gehaltsabrechnung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Zeichen von Wertschätzung. Und dank digitaler Lösungen läuft der Prozess heute fast von selbst – ganz ohne Papierchaos, Taschenrechner oder nächtliche Excel-Sessions.
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Die Gehaltsabrechnung ist der monatliche Beweis dafür, dass deine Arbeit sich auszahlt – im wahrsten Sinne des Wortes.
Sie zeigt genau, wie sich dein Gehalt zusammensetzt: was du brutto verdienst, welche Abzüge (Steuern, Sozialabgaben etc.) anfallen und welcher Betrag am Ende tatsächlich auf deinem Konto landet.
Laut §108 der Gewerbeordnung (GewO) ist jedes Unternehmen verpflichtet, Mitarbeitenden eine schriftliche oder digitale Gehaltsabrechnung auszustellen. Diese Pflicht gilt für alle Beschäftigten, egal ob Vollzeit, Teilzeit, Minijob oder Werkstudent:in.
Die Abrechnung muss außerdem klar und nachvollziehbar sein. Heißt: Mitarbeitende müssen auf einen Blick erkennen können, wie ihr Nettogehalt zustande kommt.
Oft werden beide Begriffe durcheinandergeworfen, aber es gibt einen kleinen feinen Unterschied:
Lohnabrechnung = für Mitarbeitende mit stunden- oder leistungsabhängiger Bezahlung (z. B. im Handel, in der Produktion oder Gastronomie).
Gehaltsabrechnung = für Mitarbeitende mit monatlich festem Einkommen (z. B. im Büro oder Management).
Beide Varianten funktionieren aber nach demselben Prinzip. Sie unterscheiden sich nur in der Berechnungsgrundlage.
Die Gehaltsabrechnung ist nicht nur für Mitarbeitende wichtig, um das eigene Einkommen zu verstehen.
Sie wird auch benötigt für:
Steuererklärungen und Sozialversicherungsnachweise
Kredit- oder Mietanträge
Nachweise bei Elterngeld, Krankengeld oder Rente
Kurz gesagt: Ohne Gehaltsabrechnung läuft in der Arbeitswelt nichts.
Eine Gehaltsabrechnung ist ein offizielles Dokument mit klaren gesetzlichen Vorgaben. Damit du (oder dein Team) sofort erkennst, ob alles passt, lohnt sich ein genauer Blick auf die einzelnen Bestandteile.
Nach § 108 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) muss jede Gehaltsabrechnung bestimmte Informationen enthalten. Dazu gehören:
1. Angaben zur Person:
Name, Anschrift und Geburtsdatum der/des Mitarbeitenden
Steuer-Identifikationsnummer
Sozialversicherungsnummer
Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal
2. Angaben zum Unternehmen:
Name und Anschrift des Arbeitgebers
Betriebsnummer (für Sozialversicherungsträger)
ggf. Kontaktdaten der Lohnbuchhaltung oder HR-Abteilung
3. Angaben zum Verdienst:
Abrechnungszeitraum (z. B. März 2025)
Bruttogehalt (vereinbarter Monatslohn oder Gehalt)
Zuschläge (z. B. für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit)
Sachbezüge (z. B. Firmenwagen, Essenszuschuss)
Einmalzahlungen (z. B. Bonus, Weihnachtsgeld, Prämien)
4. Abzüge:
Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer
Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
ggf. Pfändungen, vermögenswirksame Leistungen
5. Nettoübersicht:
Auszahlungsbetrag (= Nettogehalt)
Bankverbindung oder Hinweis auf Überweisung
ggf. Verbleibende Urlaubstage oder Arbeitszeitkonto
Die Berechnung einer Gehaltsabrechnung klingt erstmal kompliziert. Im Kern geht es aber immer darum, vom Bruttogehalt zum Nettogehalt zu kommen. Dabei spielen Steuern, Sozialabgaben, Zuschläge und ggf. Bonuszahlungen eine Rolle.
| Schritt | Erläuterung |
| 1. Bruttogehalt ermitteln |
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| 2. Steuern abziehen |
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| 3. Sozialversicherungsbeiträge |
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| 4. Zuschläge & Einmalzahlungen einrechnen |
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| 5. Netto-Gehalt berechnen |
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In der folgenden Tabelle siehst du, wie eine typische Gehaltsabrechnung aufgebaut ist und welche Infos du daraus lesen kannst.
| Bereich | Beispielangaben | Erklärung |
| Kopfbereich | Max Mustermann, Steuer-ID 12 345 678 901, Steuerklasse I | Persönliche Daten der/des Mitarbeitenden und steuerliche Merkmale |
| Arbeitgeber | Beispiel GmbH, Musterstraße 10, 12345 Musterstadt | Firmeninformationen inkl. Adresse und Betriebsnummer |
| Abrechnungszeitraum | September 2025 | Der Zeitraum, für den das Gehalt berechnet wird |
| Bruttogehalt | 3.500 € | Vertraglich vereinbartes Gehalt vor Abzügen |
| Abzüge | Lohnsteuer (420 €), Solidaritätszuschlag (22 €), Rentenversicherung (326 €), Krankenversicherung (262 €), Pflegeversicherung (61 €), Arbeitslosenversicherung (52 €) | Alle gesetzlichen Steuern & Sozialabgaben |
| Zuschläge | Überstunden (150 €) | Optionale variable Bestandteile |
| Nettoauszahlung | 2.307 € | Das tatsächliche Gehalt, das auf dem Konto landet |
| Zusatzinfos | Urlaubstage 25, Arbeitszeitkonto +3 Std. | Freiwillige, aber hilfreiche Zusatzangaben |
Beim ersten Blick mag’s nach Zahlenchaos aussehen, aber es steckt System dahinter:
Oben stehen alle persönlichen und steuerlichen Daten.
In der Mitte folgen Einnahmen (Brutto, Zuschläge, Boni) und Abzüge (Steuern, Versicherungen).
Unten findest du den Nettobetrag, also das, was dir ausgezahlt wird.
Eine gute Gehaltsabrechnung ist transparent, nachvollziehbar und fehlerfrei – so weiß jede:r genau, wie das eigene Gehalt zustande kommt.
In der Theorie klingt alles einfach: Bruttogehalt minus Abzüge = Nettogehalt. Aber in der Praxis steckt hinter jeder Gehaltsabrechnung ein komplexer Ablauf, der sorgfältige Planung, genaue Daten und gute Abstimmung zwischen HR, Buchhaltung und Mitarbeitenden erfordert.
Datenerfassung:
Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstage, Krankmeldungen oder Bonuszahlungen werden erfasst.
Digitale Tools wie Staffomatic sorgen dafür, dass alle Daten automatisch verfügbar sind.
Vorbereitende Prüfung:
Zeiten, Zuschläge und Abwesenheiten werden geprüft.
Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt sicher, dass keine Daten fehlen oder fehlerhaft sind.
Berechnung & Erstellung:
Brutto → Abzüge → Nettogehalt.
Automatisierte Systeme übernehmen die Berechnung, erstellen Abrechnungen und prüfen die gesetzliche Korrektheit.
Abführung von Steuern und Sozialabgaben:
Die Software meldet automatisch die Zahlungen an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger.
Bereitstellung der Abrechnung:
Mitarbeitende erhalten ihre Gehaltsabrechnung digital oder ausgedruckt.
Transparenz ist gewährleistet, Fragen lassen sich direkt klären.
Archivierung:
Alle Abrechnungen werden gesetzeskonform archiviert
Die Gehaltsabrechnung ist weit mehr als ein bürokratisches Pflichtdokument. Sie ist ein zentraler Bestandteil fairer, transparenter und rechtssicherer Unternehmensprozesse. Sie zeigt Mitarbeitenden, wie ihr Gehalt zustande kommt, schafft Vertrauen und sorgt gleichzeitig dafür, dass Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.
Dank digitaler Tools und Automatisierung können Unternehmen die Gehaltsabrechnung effizient, fehlerfrei und transparent gestalten. Von der vorbereitenden Datenerfassung über die Berechnung von Brutto- zu Nettogehalt bis zur digitalen Bereitstellung der Abrechnung.
Recommended Citation
Staffomatic (2025): Gehaltsabrechnung – Definition, Berechnung & Beispiel
Abgerufen von www.staffomatic.com