Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung ist das offizielle Dokument, das zeigt, was Mitarbeitende im Monat verdienen. Sie ist also weit mehr als ein Zettel mit Zahlen: Sie steht für Fairness, Transparenz und Vertrauen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden.

Eine korrekte, verständliche Gehaltsabrechnung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Zeichen von Wertschätzung. Und dank digitaler Lösungen läuft der Prozess heute fast von selbst – ganz ohne Papierchaos, Taschenrechner oder nächtliche Excel-Sessions.

Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick

Gehaltsabrechnung Erklärung: Was ist eine Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung ist der monatliche Beweis dafür, dass deine Arbeit sich auszahlt – im wahrsten Sinne des Wortes. 
Sie zeigt genau, wie sich dein Gehalt zusammensetzt: was du brutto verdienst, welche Abzüge (Steuern, Sozialabgaben etc.) anfallen und welcher Betrag am Ende tatsächlich auf deinem Konto landet.

Definition & rechtliche Grundlage

Laut §108 der Gewerbeordnung (GewO) ist jedes Unternehmen verpflichtet, Mitarbeitenden eine schriftliche oder digitale Gehaltsabrechnung auszustellen. Diese Pflicht gilt für alle Beschäftigten, egal ob Vollzeit, Teilzeit, Minijob oder Werkstudent:in.
Die Abrechnung muss außerdem klar und nachvollziehbar sein. Heißt: Mitarbeitende müssen auf einen Blick erkennen können, wie ihr Nettogehalt zustande kommt.

Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Oft werden beide Begriffe durcheinandergeworfen, aber es gibt einen kleinen feinen Unterschied:

• Lohnabrechnung = für Mitarbeitende mit stunden- oder leistungsabhängiger Bezahlung (z. B. im Handel, in der Produktion oder Gastronomie).

• Gehaltsabrechnung = für Mitarbeitende mit monatlich festem Einkommen (z. B. im Büro oder Management).

Beide Varianten funktionieren aber nach demselben Prinzip. Sie unterscheiden sich nur in der Berechnungsgrundlage.

Wozu braucht man die Gehaltsabrechnung überhaupt?

Die Gehaltsabrechnung ist nicht nur für Mitarbeitende wichtig, um das eigene Einkommen zu verstehen.
Sie wird auch benötigt für:

• Steuererklärungen und Sozialversicherungsnachweise

• Kredit- oder Mietanträge

• Nachweise bei Elterngeld, Krankengeld oder Rente

Kurz gesagt: Ohne Gehaltsabrechnung läuft in der Arbeitswelt nichts.

Welche Angaben gehören auf eine Gehaltsabrechnung?

Eine Gehaltsabrechnung ist ein offizielles Dokument mit klaren gesetzlichen Vorgaben. Damit du (oder dein Team) sofort erkennst, ob alles passt, lohnt sich ein genauer Blick auf die einzelnen Bestandteile.

Pflichtangaben laut Gesetz

Nach § 108 GewO und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) muss jede Gehaltsabrechnung bestimmte Informationen enthalten. Dazu gehören:

1. Angaben zur Person:

• Name, Anschrift und Geburtsdatum der/des Mitarbeitenden

• Steuer-Identifikationsnummer

• Sozialversicherungsnummer

• Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal

2. Angaben zum Unternehmen:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers

• Betriebsnummer (für Sozialversicherungsträger)

• ggf. Kontaktdaten der Lohnbuchhaltung oder HR-Abteilung

3. Angaben zum Verdienst:

• Abrechnungszeitraum (z. B. März 2025)

• Bruttogehalt (vereinbarter Monatslohn oder Gehalt)

• Zuschläge (z. B. für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit)

• Sachbezüge (z. B. Firmenwagen, Essenszuschuss)

• Einmalzahlungen (z. B. Bonus, Weihnachtsgeld, Prämien)

4. Abzüge:

• Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer

• Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung

• ggf. Pfändungen, vermögenswirksame Leistungen

5. Nettoübersicht:

• Auszahlungsbetrag (= Nettogehalt)

• Bankverbindung oder Hinweis auf Überweisung

• ggf. Verbleibende Urlaubstage oder Arbeitszeitkonto

Gehaltsabrechnung berechnen – so geh'ts!

Die Berechnung einer Gehaltsabrechnung klingt erstmal kompliziert. Im Kern geht es aber immer darum, vom Bruttogehalt zum Nettogehalt zu kommen. Dabei spielen Steuern, Sozialabgaben, Zuschläge und ggf. Bonuszahlungen eine Rolle.

Schritt-für-Schritt Berechnung

Beispiel einer Gehaltsabrechnung

In der folgenden Tabelle siehst du, wie eine typische Gehaltsabrechnung aufgebaut ist und welche Infos du daraus lesen kannst.

Wie du eine Gehaltsabrechnung richtig liest

Beim ersten Blick mag’s nach Zahlenchaos aussehen, aber es steckt System dahinter:

• Oben stehen alle persönlichen und steuerlichen Daten.

• In der Mitte folgen Einnahmen (Brutto, Zuschläge, Boni) und Abzüge (Steuern, Versicherungen).

• Unten findest du den Nettobetrag, also das, was dir ausgezahlt wird.

Eine gute Gehaltsabrechnung ist transparent, nachvollziehbar und fehlerfrei – so weiß jede:r genau, wie das eigene Gehalt zustande kommt.

Wie läuft die Gehaltsabrechnung in der Praxis ab?

In der Theorie klingt alles einfach: Bruttogehalt minus Abzüge = Nettogehalt. Aber in der Praxis steckt hinter jeder Gehaltsabrechnung ein komplexer Ablauf, der sorgfältige Planung, genaue Daten und gute Abstimmung zwischen HR, Buchhaltung und Mitarbeitenden erfordert.

1. Datenerfassung:

   • Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubstage, Krankmeldungen oder Bonuszahlungen werden erfasst.

   • Digitale Tools wie Staffomatic sorgen dafür, dass alle Daten automatisch verfügbar sind.

2. Vorbereitende Prüfung:

   • Zeiten, Zuschläge und Abwesenheiten werden geprüft.

   • Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt sicher, dass keine Daten fehlen oder fehlerhaft sind.

3. Berechnung & Erstellung:

   • Brutto → Abzüge → Nettogehalt.

   • Automatisierte Systeme übernehmen die Berechnung, erstellen Abrechnungen und prüfen die gesetzliche Korrektheit.

4. Abführung von Steuern und Sozialabgaben:

   • Die Software meldet automatisch die Zahlungen an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger.

5. Bereitstellung der Abrechnung:

   • Mitarbeitende erhalten ihre Gehaltsabrechnung digital oder ausgedruckt.

   • Transparenz ist gewährleistet, Fragen lassen sich direkt klären.

6. Archivierung:

   • Alle Abrechnungen werden gesetzeskonform archiviert

Fazit

Die Gehaltsabrechnung ist weit mehr als ein bürokratisches Pflichtdokument. Sie ist ein zentraler Bestandteil fairer, transparenter und rechtssicherer Unternehmensprozesse. Sie zeigt Mitarbeitenden, wie ihr Gehalt zustande kommt, schafft Vertrauen und sorgt gleichzeitig dafür, dass Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.

Dank digitaler Tools und Automatisierung können Unternehmen die Gehaltsabrechnung effizient, fehlerfrei und transparent gestalten. Von der vorbereitenden Datenerfassung über die Berechnung von Brutto- zu Nettogehalt bis zur digitalen Bereitstellung der Abrechnung.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Recommended Citation

Staffomatic (2025): Gehaltsabrechnung – Definition, Berechnung & Beispiel
Abgerufen von www.staffomatic.com