Die Lohnabrechnung ist ein essentielles Dokument für jeden Arbeitnehmenden. Aber wo findest Du eigentlich Deine Steuernummer auf der Lohnabrechnung, wie lange musst du Lohnabrechnungen aufheben und was ist eine Lohnabrechnung genau? In diesem Artikel beantworten wir diese Fragen.
Die Lohnabrechnung (auch Gehalt Abrechnung oder Entgeltabrechnung genannt) ist ein vom Arbeitgeber erstelltes Dokument, das das Bruttogehalt sowie Nettogehalt eines Mitarbeitenden aufschlüsselt – inklusive Abzügen für Steuern und Sozialversicherung. Sie enthält gesetzlich vorgeschriebene Informationen wie Lohnsteuerklasse, Sozialversicherungsnummer und den Abrechnungszeitraum.
Bruttogehalt: alle Bezüge vor Steuern und Sozialabgaben
Abzüge: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Kranken-, Renten-, Pflege- & Arbeitslosenversicherung
Nettoentgelt: das tatsächliche Auszahlungseinkommen
Abkürzungen & Bedeutung: z. B. SV-Beiträge, LSt‑Merkmale, Kv‑/Rv‑Beiträge – im nächsten Abschnitt detailliert erklärt
Typische Abkürzungen und Begriffe auf der Lohnabrechnung:
| Abkürzung/Begriff | Bedeutung |
| SV-Brutto | Bruttoeinkommen, dass sozialversicherungspflichtig ist |
| Steuerbrutto | Einkommen, das steuerpflichtig ist |
| LSt-Klasse | Lohnsteuerklasse (z. B. I–VI) |
| KV, RV, AV PV | Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung |
| Faktor/Kinderfreibetrag | Einflussgrößen auf Lohnsteuer |
| Zuschläge | z. B. Nacht-, Wochenend- oder Überstundenzuschläge |
| Auszahlungsbetrag | Nettoentgelt nach sämtlichen Abzügen |
Diese Abkürzungen helfen Mitarbeitenden, die Zusammensetzung ihres Gehalts auf einen Blick zu verstehen.
Die Steuernummer ist eine wichtige Information auf deiner Lohnabrechnung. Sie wird vom Finanzamt vergeben und dient zur eindeutigen Identifizierung bei steuerlichen Angelegenheiten. In der Regel findest du die Steuernummer in einem separaten Bereich deiner Lohnabrechnung, häufig in der Nähe der Angaben zu deiner Person und deinem Arbeitgeber.
Die Frage, wie lange Lohnabrechnungen aufbewahrt werden müssen, ist nicht einheitlich geregelt. Als Faustregel gilt jedoch: Arbeitnehmende sollten ihre Lohnabrechnungen mindestens so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid für das betreffende Jahr rechtskräftig ist. Das sind in der Regel mindestens 3 Jahre. Es kann jedoch sinnvoll sein, Lohnabrechnungen sogar bis zu 10 Jahre aufzubewahren, da sie wichtige Nachweise für Renten- und Versicherungsfragen sein können.
Die Digitalisierung hat die Prozesse im Personalmanagement erheblich vereinfacht – so auch bei der Lohnabrechnung. Immer mehr Unternehmen setzen auf moderne digitale Lösungen, um ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient, transparent und rechtskonform zu gestalten.
Zeitersparnis: Durch automatische Berechnung von Abzügen, Zuschlägen und Steuermerkmalen entfällt der Aufwand der manuellen Eingabe und Kontrolle.
Fehlerreduktion: Softwaregestützte Abrechnungen minimieren Fehlerquellen, die bei manuellen Eingaben häufig auftreten, und bieten automatische Plausibilitätsprüfungen.
Kosteneinsparung: Die Digitalisierung reduziert Verwaltungsaufwand und Druckkosten erheblich. Dies ist besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).
Datenschutz und Sicherheit: Digitale Lösungen speichern Dokumente verschlüsselt und sicher in der Cloud – mit klaren Zugriffsrechten für Mitarbeiter und Personalverantwortliche.
Umweltfreundlich & nachhaltig: Durch den papierlosen Versand der Gehaltsabrechnung wird zudem die Umwelt geschont.
Eine typische Online Lohnabrechnung umfasst folgende Schritte:
1. Datenerfassung
Arbeitszeiten werden digital per App, Terminal oder webbasierten Anwendungen erfasst und direkt ins System eingespeist. Systeme wie Staffomatic oder ähnliche Tools ermöglichen eine einfache Zeiterfassung über mobile Geräte oder Desktop-PCs.
2. Datenübertragung und Verarbeitung
Die erfassten Zeiten und relevanten Mitarbeiterdaten werden automatisiert in das Lohnabrechnungssystem übertragen. Cloudbasierte Lösungen ermöglichen hierbei eine einfache Schnittstelle zu diversen Tools (z. B. DATEV, Lexware, Personio).
3. Automatische Berechnung
Die Software berechnet automatisch:
Bruttogehälter inklusive Zuschläge (Überstunden, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit)
Lohnsteuer und Sozialabgaben auf Basis der hinterlegten Steuermerkmale
Abzüge für Krankenkassenbeiträge und Rentenversicherung
4. Bereitstellung der Dokumente
Die fertigen Lohnabrechnungen werden digital bereitgestellt. Mitarbeitende können ihre Dokumente jederzeit online einsehen, herunterladen oder bei Bedarf ausdrucken. Viele Systeme bieten auch eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail, sobald eine neue Abrechnung verfügbar ist.
5. Self-Service-Portale für Mitarbeitende
Self-Service-Portale erlauben Mitarbeitenden, ihre Lohnabrechnung jederzeit und überall einzusehen. So entfällt der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung, da Mitarbeiter eigenständig auf wichtige Dokumente zugreifen können.
Datenschutzkonformität (DSGVO): Sicherstellung, dass Anbieter und Software alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen.
Benutzerfreundlichkeit: Einfache und intuitive Bedienbarkeit des Tools für Personalverantwortliche und Mitarbeitende.
Integrationsfähigkeit: Die Online-Lösung sollte leicht mit bereits vorhandenen Systemen (z. B. ERP, Zeiterfassung) integrierbar sein.
Support und Updates: Regelmäßige Updates, fachkundiger Kundensupport und Anpassungen an neue gesetzliche Vorgaben sind essentiell.
Die Lohnabrechnung ist mehr als nur ein Papierstück - sie ist ein wichtiges Dokument, das für Steuerzwecke, zur Kontrolle des eigenen Gehalts und als Nachweis für spätere Rentenansprüche dient. Es lohnt sich also, sich damit vertraut zu machen und sie sorgfältig aufzubewahren.