Digitale Zeiterfassung - dein Team hat es in der Hand.

Arbeitszeiten zu erfassen, ist in Deutschland für alle Arbeitnehmenden verpflichtend. Doch ist auch die digitale Zeiterfassung Pflicht? Bisher tatsächlich noch nicht. 

Seit einem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 besteht für alle Arbeitgeber die Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz, auch ohne ein speziell angepasstes Arbeitszeitgesetz. Arbeitgeber müssen demnach ein System einführen, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert.

Wie dieses System ausgestaltet ist – also ob digital oder analog – bleibt aktuell noch dem Arbeitgeber überlassen. Papierbasierte Erfassungen, Excel-Tabellen oder klassische Stechuhren sind ebenso erlaubt wie digitale Zeiterfassung über Apps oder Software. Entscheidend ist, dass die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist. In der Praxis erfüllen digitale Systeme diese Anforderungen oft deutlich besser, weshalb sie von vielen Unternehmen bevorzugt werden – auch im Hinblick auf mögliche Prüfungen durch Behörden.

Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums (Stand 2023/2024) sieht zwar eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor, aber keine explizite Verpflichtung zur Nutzung digitaler Systeme. Es sollen Ausnahmen für Kleinbetriebe oder abweichende Regelungen durch Tarifverträge möglich sein. Das Gesetzgebungsverfahren ist jedoch noch nicht abgeschlossen.

Grundsätzlich gilt seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022, dass alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen – also Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Dennoch gibt es einige Ausnahmen oder Sonderregelungen, bei denen keine oder nur eingeschränkte Stundenaufzeichnungspflicht besteht. Diese Ausnahmen hängen von der Art der Beschäftigung, tariflichen Regelungen oder besonderen gesetzlichen Bestimmungen ab.

1. Leitende Angestellte

Leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 des Betriebsverfassungsgesetzes sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Dazu zählen Personen, die z. B.:

• zur selbstständigen Einstellung und Entlassung berechtigt sind,

• maßgeblichen Einfluss auf Unternehmensentscheidungen haben,

• oder regelmäßig eigenverantwortlich Entscheidungen von erheblicher Bedeutung treffen.

Für diese Gruppe besteht keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, da sie nicht unter die Schutzvorschriften des Arbeitszeitgesetzes fallen. Sie gelten als „arbeitgeberähnliche Personen“.

2. Selbstständige und freie Mitarbeiter

Selbstständige, Freelancer, Solo-Selbstständige und freie Mitarbeiter unterliegen nicht dem Arbeitszeitgesetz, da sie keine Arbeitnehmer im rechtlichen Sinne sind. Sie entscheiden selbst über ihre Arbeitszeiten und müssen daher keine Stundenaufzeichnungen für sich selbst führen (wohl aber unter Umständen für Mitarbeitende, wenn sie Arbeitgeber sind).

3. Familienangehörige im Betrieb (unter bestimmten Bedingungen)

In kleinen Familienbetrieben kann es vorkommen, dass Familienangehörige mitarbeiten, ohne formal als Arbeitnehmer zu gelten (z. B. Ehepartner oder Kinder). Ob hier eine Zeiterfassungspflicht besteht, hängt vom rechtlichen Status (Anstellung vs. familiäre Mitarbeit) ab. In echten „familienrechtlichen Mitarbeitssituationen“ (ohne Arbeitsvertrag) kann die Pflicht entfallen. Dies ist jedoch einzelfallabhängig und sollte rechtlich geprüft werden.

4. Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit (nur mit Einschränkungen)

Vertrauensarbeitszeitmodelle bedeuten, dass der Arbeitgeber nicht vorgibt, wann gearbeitet wird – die Mitarbeitenden organisieren ihre Arbeitszeit selbst. Aber: Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die Arbeitszeit erfasst werden, wenn das Arbeitszeitgesetz gilt. Das BAG hat ausdrücklich klargestellt, dass auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen eine Dokumentation notwendig ist, um die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu kontrollieren.

Ein völliger Verzicht auf Aufzeichnung ist daher nicht zulässig, es sei denn, es handelt sich um eine der oben genannten Ausnahmen (z. B. leitende Angestellte).

5. Tarifliche oder gesetzliche Ausnahmen (zukünftig möglich)

Ein Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung sieht vor, dass durch:

• Tarifverträge oder

• Betriebsvereinbarungen

abweichende Regelungen zur Zeiterfassung getroffen werden können – etwa zur Form (digital, analog), zum Erfassungszeitraum oder zur Delegation an Mitarbeitende. Eine komplette Befreiung von der Erfassungspflicht ist jedoch nicht vorgesehen, sondern nur Modifikationen.

Grundsätzlich: Nein, aber indirekt – Ja. Nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG) besteht keine ausdrückliche Pflicht, Pausenzeiten separat zu erfassen. Allerdings ergibt sich die Notwendigkeit zur Dokumentation indirekt aus der Pflicht zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit, insbesondere bei der Prüfung, ob gesetzliche Pausenregelungen eingehalten wurden.

Wenn ein Unternehmen die tägliche Arbeitszeit vollständig dokumentiert, also:

• Beginn der Arbeit,

• Ende der Arbeit, und

• reine Arbeitsdauer,

dann muss implizit auch nachvollziehbar sein, ob und wie Pausen genommen wurden.

Ja, digitale Zeiterfassung lohnt sich auch für kleine Unternehmen. Obwohl viele kleine Betriebe zunächst zögern, in digitale Lösungen zu investieren, zeigen Erfahrung und Praxis, dass sich die Einführung einer digitalen Zeiterfassung bereits ab wenigen Mitarbeitenden deutlich auszahlen kann – sowohl zeitlich, rechtlich als auch wirtschaftlich.

Warum lohnt sich digitale Zeiterfassung für kleine Unternehmen?

✅ 1. Rechtssicherheit erhöhen

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, 2022) ist die Erfassung der Arbeitszeit gesetzlich verpflichtend – unabhängig von der Unternehmensgröße.
Digitale Systeme helfen kleinen Unternehmen dabei, diese Pflicht einfach, korrekt und revisionssicher umzusetzen, ohne auf Papier- oder Excel-Lösungen zurückgreifen zu müssen, die fehleranfällig und schwer nachzuverfolgen sind.

✅ 2. Zeit und Verwaltungsaufwand sparen

Digitale Zeiterfassung automatisiert viele Aufgaben:

• Mitarbeitende stempeln per App, Browser oder Terminal,

• Arbeitszeiten werden automatisch berechnet,

• Überstunden, Pausen und Abwesenheiten sind direkt ersichtlich,

• Monatsberichte oder Lohnexporte sind mit wenigen Klicks erstellt.

Das spart Zeit in der Lohnbuchhaltung, im Controlling und bei der Personalverwaltung – gerade in kleinen Betrieben, wo oft keine eigene HR-Abteilung vorhanden ist.

✅ 3. Besserer Überblick & Transparenz

Digitale Systeme liefern in Echtzeit einen Überblick darüber:

• wer gerade arbeitet,

• wie viel bereits gearbeitet wurde,

• ob Pausen eingehalten wurden,

• oder wo es zu Überstunden kommt.

Das schafft Transparenz im Team und erleichtert die Kommunikation – besonders bei Teilzeit, Minijobs, Schichtdiensten oder flexiblen Arbeitszeiten.

✅ 4. Geringe Einstiegskosten

Moderne digitale Zeiterfassungslösungen sind heute kostengünstig und skalierbar.
Es gibt Apps und Cloud-Systeme, die schon ab wenigen Euro pro Mitarbeitenden pro Monat funktionieren – ohne teure Hardware oder IT-Infrastruktur. Für viele kleine Unternehmen ist das deutlich günstiger als der Aufwand, den manuell geführte Zettel oder Excel-Tabellen verursachen.

✅ 5. Wettbewerbsfähigkeit & Professionalität

Eine digitale Lösung signalisiert auch Professionalität gegenüber Kunden, Partnern und neuen Mitarbeitenden. Wer moderne Tools nutzt, schafft Vertrauen, insbesondere bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder der Abrechnung von Projektstunden.