Geschulte Mitarbeiter
Unsere Mitarbeiter sind mit den Vorgaben des Datenschutzes und unseren Richtlinien zum Datenschutz vertraut. Sie werden turnusmäßig durch unseren Partner im Datenschutz geschult und verpflichten sich vertraulich mit personenbezogenen Daten umzugehen.
Datenschutz Management System (DSMS)
Unsere Geschäftsprozesse sind zunehmend digitalisiert und vernetzt, was bestimmte Risiken für die Vertraulichkeit, Integrität und Zweckbindung von Daten schafft. Dem möchten wir Rechnung tragen und einen angemessenen Schutz der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten vor Missbrauch und anderen Risiken schaffen. Wie wir intern bei EASYPEP mit personenbezogenen Daten umgehen haben wir in unserem Datenschutz Management System geregelt, welches verpflichtend für alle Mitarbeiter gilt.
DSGVO-konforme Partner
Für einen effizienten und reibungslosen Geschäftsbetrieb setzen wir Software von Drittanbietern ein. Dabei ist die Konformität mit der DSGVO für uns ein verpflichtendes Auswahlkriterium. So können wir sicherstellen, dass alle bei uns gespeicherten Daten, auch bei der Verarbeitung bei Drittanbietern, sicher sind.
Datenschutzbeauftragter (DSB)
Um einen professionellen und sicheren Umgang mit deinen personenbezogenen Daten zu gewährleisten, haben wir uns entschieden mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammenzuarbeiten. Das garantiert uns professionelle Beratung im Umgang mit Daten und - durch regelmäßige Prüfungen - einen hohen Datenschutz-Standard. Außerdem werden wir so verlässlich über aktuelle Änderungen im Datenschutzrecht informiert.
IT-Sicherheit
Unsere IT-Infrastruktur ist nach den neuesten Standards verschlüsselt, bzw. Läuft in eigenen, privaten Netzwerken. Zugriffsrechte auf IT-Systeme für Mitarbeiter werden nach dem Prinzip der Erforderlichkeit vergeben. Diese Richtlinien und die Dokumentation unserer IT-Sicherheit stellen wir im Nutzerkonto unter Einstellungen bereit.
Versicherung bei Datenschutzpanne
Eine 100%ige Sicherheit für Personenbezogene Daten gibt es leider nicht. Um uns im Falle einer Datenpanne, z.B. durch einen Hackerangriff, zusätzlich abzusichern, haben wir uns entschieden eine Versicherung abzuschließen. Im Falle eines Angriffs ist uns die Unterstützung eines professionellen Dienstleisters zusichert, der weitreichende Erfahrung mit dem Umgang eines Angriffs hat.
E-Mail-Adresse
Zum Betrieb von Staffomatic ist die E-mail-Adresse notwendig. Sie dient zum Einloggen und zur Kommunikation.
Rechnungsdaten
Um Staffomatic nach der Testphase weiter nutzen zu können, ist die Angabe von Rechnungsdaten erforderlich. Je nach Zahlmethode werden hier Kreditkartendaten oder Kontodaten für das SEPA-Lastschriftmandat gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt jeweils bei unseren Payment-Partnern, die selbstverständlich alle DSGVO-konform sind und die Daten sicher speichern.
Firmendaten
Beim Erstellen deines Staffomatic Accounts fragen wir weitere Daten, wie z.B. den Firmennamen ab. Diese Daten helfen später bei der Nutzung von Staffomatic by EASYPEP. So wird der Firmenname genutzt, um eine Account-URL zu erstellen (Bsp.: Meinefirma.staffomatic.app).
Weitere Profildaten
Die Eingabe weiterer Profildaten kann jeder Nutzer von Staffomatic by EASYPEP selbst in seinem Profil verwalten. Es können z.B. Adressdaten und Kontaktdaten hinzugefügt -oder festgelegt werden, wann der Nutzer für Schichten eingesetzt werden kann. Außerdem besteht die Möglichkeit Dateien für Nutzer zu speichern.
Schichtzeiten
Um die Schichtplanung und Auswertung nutzen zu können, werden Schichtzeiten gespeichert. Diese werden dem eingeteilten Nutzer zugeordnet. (Bsp.: Wann arbeitet Mitarbeiter X)
Vorname und Nachname
Vorname und Nachname sind keine Pflichtfelder. Staffomatic by EASYPEP kann auch nur mit der Angabe der E-Mail-Adresse genutzt werden. Allerdings macht die Angabe von Namen die Nutzung der Anwendung sehr viel angenehmer, da eine Zuordnung einfacher stattfinden kann.