Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?

Der Soll-Ist-Vergleich oder auch Soll-Ist-Abgleich wird in der Verwaltung und der Wirtschaft im Bereich Controlling verwendet, um die Soll- und Ist-Zustände einander gegenüberstellen zu können. In der Zeiterfassung der Arbeitnehmer:innen ist der Soll-Ist-Vergleich ebenfalls gebräuchlich, um die Arbeitszeiten kontrollieren oder planen zu können, um die Abrechnung durchführen zu können. Um den Soll-Ist-Vergleich besser verstehen zu können, wird er im folgenden Beitrag genauer erklärt.

Was sind Ist-Stunden genau?

In der Zeiterfassung ist der Soll-Ist-Vergleich gebräuchlich, um die Arbeitszeit überprüfen und berechnen zu können. Die Ist-Stunden sind hierbei die von den Arbeitnehmer:innen tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. In der Regel werden diese Ist-Stunden erfasst, damit eventuelle Überstunden, Fehlzeiten oder Mehrarbeitszeiten entsprechend berechnet werden können. 

Die Aufzeichnung der Ist-Stunden in einem Zeiterfassungssystem ist deshalb wichtig, um die Arbeitnehmer:innen gerecht zu bezahlen und nicht zu benachteiligen. Um diese Berechnung durchführen zu können, wird eine Gegenüberstellung der Ist-Stunden zu den Soll-Stunden durchgeführt.  

Kommt es zu Abweichungen im Soll-Ist-Vergleich in dieser Gegenüberstellung, kann es sich um durchgeführte Überstunden, angeordnete Mehrarbeitszeit oder auch Fehlzeiten durch Erkrankungen handeln. Je nach Arbeitsvertrag werden diese Stunden ausbezahlt oder auch abgezogen. 

Die Regelung im Arbeitsrecht

Im Arbeitsrecht wird den Ist-Stunden eine große Bedeutung zugewiesen. Sie werden zur exakten Abrechnung der erbrachten Arbeitsleistung angewendet. Außerdem können sie bei eventuellen Auseinandersetzungen zwischen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen als Nachweis genutzt werden. Für die Berechnung von Sonderzahlungen, dem Weihnachtsgeld oder Urlaubstagen spielen die Ist-Stunden ebenfalls eine wichtige Rolle. 

Die Ist-Stunden sind auf jeden Fall ein außerordentlich wichtiger Faktor, der für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen von großer Bedeutung ist. Ist-Stunden sollten daher immer genau und korrekt erfasst werden, zum Beispiel mit unserer Zeiterfassung.

Was sind Soll-Stunden genau?

Die durchschnittliche Arbeitszeit einer Woche, die Wochenarbeitszeit wird als Soll-Stunden bezeichnet. Den Arbeitnehmer:innen werden die wöchentlichen Arbeitsstunden vertraglich vorgegeben und werden in den Arbeitszeitmodellen festgelegt. Selbstverständlich spielen die Soll-Stunden auch bei den Tarifverhandlungen und in der Personalplanung eine wichtige Rolle. 

Bei den Soll-Stunden wird unterschieden zwischen:

Die Überschreitung der Soll-Stunden ist im Bereich der Gesundheit der Arbeitnehmer:innen nicht als unbedenklich zu betrachten. Es besteht ein erhöhtes Risiko, dass Arbeitnehmer:innen durch zu viele Arbeitsstunden erkranken. Daher würden in Europa Rahmenbedingungen für die Wochenarbeitszeit geschaffen. Die Arbeitszeiten wurden nach dieser Regelung auf 48 Wochenarbeitszeit Stunden beschränkt. 

Die deutsche Rechtslage sieht eine explizite Wochenarbeitszeit im Arbeitszeitgesetz aufgrund der Tarifautonomie nicht vor. Es sind nur eine Soll-Stundenzahl und Arbeitsverbote an bestimmten Tagen definiert worden. In diesem weitreichenden Rahmen können sich Tarifparteien frei bewegen. 

Der individuelle Bereich enthält in der Regel die Teilarbeitszeit-Verhältnisse und deren vereinbarte Arbeitszeiten. 

In diesem Bereich werden die Arbeitszeiten der Vollzeitbeschäftigung gemessen bzw. geregelt. 

Regelung im Arbeitsgesetz

Das Arbeitszeitgesetz sieht eine Regelung der Soll-Stunden folgendermaßen vor: 

• nach Paragraph 3 ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten
• nach Paragraph 9 ArbZG ist bis auf einige Ausnahmen an Sonn und Feiertagen ein Arbeitsverbot vorgegeben
• innerhalb von 24 Wochen oder sechs Wochen darf eine Soll-Stundenzahl von acht Stunden täglich nicht überschritten werden

Soll-Stunden in der praktischen Anwendung

Durch die gesetzlichen Vorgaben ist die Berechnung der Soll-Stunden die Grundlage zur monatlichen Abrechnung. So zum Beispiel bei einer 40 Stunden Woche oder zur Teilzeitarbeit. 

Es stehen mehrere Ermittlung Varianten zur Verfügung

Tagessollstunden: Die Verpflichtung der Wochenstunden wird regelmäßig oder unregelmäßig auf die Tage der Woche aufgeteilt.

Rahmenplan: Hier werden die Soll-Stunden des Monats durch den Dienstplan ermittelt.

Monatssoll fix: Die Soll-Stunden im Monat werden aus dem Jahressoll ermittelt. 

Jahressollstunden: Hiermit ist die Durchschnittsberechnung für ein gesamtes Jahr gemeint. 

Im Dienstplan finden sich ebenfalls die Ist-Stunden, die die geleisteten Stunden anzeigen. Die Ist-Stunden sind die geeigneteren Werte, um die Mehrstunden zu berechnen. 

Die interessanteste Frage jedoch ist die der Arbeit an Feiertagen. Hier gilt, dass an Sonn- und Feiertagen in einigen Gewerben nicht gearbeitet werden darf. Für diese bestehen Ausnahmen! So ist zum Beispiel die Berechnung von Sollstunden erlaubt an Feiertagen im Pflegebereich. Die vertraglich geregelte Soll-Stundenzahl wird während des Urlaubs oder der Krankheit berechnet. Hier gilt im Allgemeinen, dass die Berechnung verständlich und klar werden muss. Fremdsprachen wie zum Beispiel Englisch dürfen nicht angewendet werden. 

Der Soll-Ist-Vergleich in der Praxis

Es besteht eine Vielzahl von Kennzahlen wie zum Beispiel den Planungsgrößen (Sollwerte) und den tatsächlichen Größen (Istwerten). Ob beide Werte übereinander stimmen oder voneinander abweichen, wird durch den Soll-Ist-Vergleich bemessen. Kommt es zu einer Abweichung zwischen diesen beiden Werten, muss dieser Abweichung nachgegangen werden. 

In jedem Fall ist der Soll-Ist-Vergleich ein außerordentlich wichtiges Organisationsmittel für Planung und Controlling. So ist nach der Planung der Soll-Ist-Vergleiche eine Kontrolle für die Ist-Plan-Kontrolle, die die tatsächlichen Ist-Werte mit den geplanten Soll-Werten vergleicht. 

Bei der Erstellung des Soll-Ist-Vergleiches sollte in erster Linie daran gedacht werden, dass die Gründe für Abweichungen in den gewählten Soll-Ist-Werten liegen könnten. Ist-Werte können durch falsche Datenerfassung entstehen und Soll-Werte unterstehen der Möglichkeit, unrealistisch gewählt worden zu sein. Sind diese Fehler oder Fehleinschätzungen nicht gegeben oder wurden behoben, dann kann ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden. Mit unserer Zeiterfassung kann dies nicht passieren. Außerdem lässt sich diese direkt mit der Lohnabrechnung verknüpfen.

Der wirtschaftliche Aspekt

Kommt es zu einer Abweichung im Soll-Ist-Vergleich, muss dieser Ursache umgehend nachgegangen werden. Eine Abweichung kann auf Mängel im betrieblichen Ablauf hinweisen, die behoben werden müssen. So stellt der Soll-Ist-Vergleich ein wichtiges Tool dar, das eine Früherkennung von Planabweichungen, Schwachstellen oder Engpässen in Unternehmen oder Projekten aufzeigt. 

Vergleich der Soll-Ist-Vergleich-Varianten

Es bestehen verschiedene Varianten, um den Soll-Ist-Vergleich durchzuführen. Nur durch eine genaue Überprüfung und Kontrolle kann eine exakte Abrechnung der Arbeitnehmer:innen durchgeführt werden.

Im Folgenden werden die verschiedenen Varianten der Sollzeit-Abrechnung vorgestellt, um die Überstunden feststellen zu können. Der Ist-Soll-Vergleich kann dadurch einfach durchgeführt werden. 

Überstundenermittlung anhand täglicher Sollzeit aus dem Arbeitsplan

Die einfachste Variante für die Berechnung der Sollstunden erfolgt durch die Soll-Stunden auf dem bestehenden Arbeitsplan. So wird während der Abrechnung der Arbeitsplan für jedes der Arbeitnehmer:innen herangezogen und bewertet. Die eventuellen Überstunden können dadurch im Soll-Ist-Vergleich klar dargestellt werden. 

Diese Variante weist jedoch ein Problem auf. Der Überstunden-Wert ergibt sich nur durch den hinterlegten Arbeitsplan und dies kann wiederum zu Problemen in der Abrechnung führen. Wird zum Beispiel ein Samstag in der Abrechnung als Arbeitstag deklariert, so erhält der Samstag Soll-Stunden, die eventuell als Überstunden gerechnet werden müssen. Dies kann natürlich auch umgekehrt erfolgen, wenn ein Arbeitstag zu einem freien Tag wird. Diese Stunden fehlen dann in der Abrechnung. 

Selbstverständlich ist hier in erster Linie die Vergütung der Arbeitnehmer:innen wichtig. Es zeigt sich hier, dass die wöchentliche Sollarbeitszeit von Woche zu Woche unterschiedlich sein kann. 

Die Überstundenermittlung anhand der wöchentlichen Sollzeit (fixe Planung Montag bis Sonntag)

Besteht mit den Arbeitnehmer:innen eine Sollzeitvereinbarung, die von Montag bis Sonntag gilt, dann ist diese Variante einfach anwendbar. 

In dem Arbeitsplan werden die Soll-Stunden für die Arbeitnehmer:innen für eine Woche festgelegt. Ende der Woche wird eine Abrechnung durchgeführt, wobei die Wochenarbeitszeit mit 40 Stunden zum Beispiel und die Ist-Arbeitszeit klar und deutlich aufscheint. Ende der Woche erscheint hier klar und deutlich der Wochensaldo. Dieser Saldo wird danach mit der Vorwoche berechnet und für die folgende Woche festgeschrieben. 

Bei dieser Variante spielt die Sollzeit keine große Rolle, die in den Arbeitsplänen festgelegt ist. Es wird einfach die wöchentliche Summe der Arbeitszeit, Ist-Stunden gebildet und der Soll-Zeit gegenübergestellt. 

Hier ist das Problem, dass die Wochenzeit immer an einem Sonntag gebildet wird. Ist der Monatswechsel zum Beispiel Mitte der Woche, erfolgt eine Berechnung der Überstunden erst am folgenden Sonntag, somit im neuen Monat.  Es kann dadurch zu Verschiebungen und Minusstunden kommen. In dieser Variante gilt es daher genau darauf zu achten, dass Abrechnungen mit Deckelungen durchgeführt werden sollten. 

Die Überstunden anhand wöchentlicher Sollzeit, automatisch verteilt auf X Tage

Eine weitere Variante der Abrechnung ist das automatische Verteilen der Soll-Stunden auf vorher bestimmte Tage. Für diese Variante wird nur die Sollzeit, zum Beispiel 40 Stunden und die Anzahl der Arbeitstage einer Woche, zum Beispiel 5 Tage hinterlegt. So wird die Sollzeit durch die Tage geteilt, Ergebnis ist die Sollzeit der Stunden täglich. 

In dieser Variante sind eventuelle Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstand einfacher zu berücksichtigen. Es gilt jedoch zu beachten, dass diese Variante besser geeignet ist, wenn Arbeitnehmer:innen immer dieselbe Anzahl an Stunden täglich leisten. 

Die Überstunden anhand wöchentlicher Sollzeit aus Sonderstunden berechnen

Eine weitere mögliche Variante ist die Vorgabe einer festgelegten Ist-Zeit anhand der einzelnen Wochentage. Diese Variante Vorgabe ist unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit und der Wochenplanung. Verschieben sich Arbeitstage, so hat dies keine Auswirkung auf die folgende Abrechnung. Für einige Bereiche eignet sich diese Variante hervorragend, wogegen für den Großteil der Branchen diese Variante nicht geeignet ist. 

Überstunden anhand wöchentlicher Sollzeit auf Basis der täglichen Arbeitspläne berechnen

Die Sollzeit-Abrechnung aufgrund der fixen wöchentlichen Arbeitszeit basierend auf der Wochenplanung des Unternehmens ist eine weitere mögliche Variante. Diese Variante ist besonders geeignet, wenn Arbeitnehmer:innen wechselnde Arbeitszeiten aufweisen. Arbeitet einer der Arbeitnehmer:innen mehr Stunden, ist dies sofort ersichtlich. Diese Variante eignet sich übrigens hervorragend, wenn an einigen Tagen weniger Stunden gearbeitet wird, wie zum Beispiel bei Öffnungszeiten von Geschäften an Samstagen. 

Die Überstunden anhand monatlicher Sollzeit berechnen

In dieser Variante werden Überstunden nach einer festgelegten Sollzeit monatlich berechnet. Hier wird erst Ende des Monats die Summenzeile die Berechnung durchgeführt. Die sich ergebenden Salden sind die geleisteten Überstunden im Soll-Ist-Vergleich.