Best Practices:

Wochenplanung erstellen - worauf kommt es an?

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Wie erstellt man heute Dienstpläne? Digital. Aber worauf kommt es an?
Die Wochenplanung ist Dreh- und Angelpunkt vieler Teams im Alltag. Wenn du deine bisherige Personaleinsatzplanung mit Papier oder Excel gemacht hast, wird es Zeit für den nächsten Schritt. Auf was solltest du achten? Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien?


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Max Fabian Uth

Chief Product Officer, Staffomatic

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Screenshot des PC Dashboards eines wöchentlichen Dienstplanes. Er ist übersichtlich farblich unterteilt, sodass die unterschiedlichen Projekte und Abteilungen auseinender gehalten werden können.
Number 1

Online App anstatt Excel oder Papier

Gedruckte Pläne können mit der heutigen Zeit nicht mithalten. Tagesaktuelle Änderungen, mobile Mitarbeitende und ein verändertes Kommunikationsverhalten sind nicht mehr abbildbar. Es empfiehlt sich die Nutzung einer mobilen App. Sie sollte mit allen Endgeräten (Smartphones, Desktop, Tablet) kompatibel sein und deine Mitarbeitenden bei Planung, Zeiterfassung, Überprüfung und Abstimmung einbeziehen. Bei Apps kommt es auf intuitive Nutzung an, damit sie in den diversen Branchen alltagstauglich ist, muss Dateneingabe oder Zeiterfassung per Drag & Drop und mit möglichst wenig Texteingabe möglich sein.

Number 2

Die effektivsten Teams setzen auf Kollaboration

In Zeiten des Fachkräftemangels hat es sich bewährt, seine Mitarbeitenden in Planungsprozesse, Diensteinteilung sowie Zeiterfassung und -kontrolle frühzeitig einzubeziehen. Daher ein Muss für jede App: Mitarbeiter:innen können sich auf Dienste oder Schichten bewerben, können Abwesenheiten früh eintragen oder auch mit Kolleg:innen eine Schicht tauschen. Du als Personalverantwortlicher musst Rollen und Rechte so granular einstellen können, dass du jederzeit kontrollierst, was dein Team kann und darf und was Freigabe durch dich erfordert.

In dem Online Urlaubsplaner sind übersichtlich die Urlaubstage, Krankheitstage und der Überstudnen-Abbau der jeweiligen Mitarbeiter in einer Monatsübersicht ersichtlich.
In dem Dienstplan kann der Arbeitsgeber in dieser Übersicht die exakte Stundenanzahl der Mitarbeiterin für Arbeitseinsätze, Feiertage, Abwesenheiten, Zuschläge und Überstunden sehen.
Number 3

Sichere dich rechtlich ab

Für den Umgang mit persönlichen Daten hat der Gesetzgeber detaillierte Vorgaben geschaffen. Zunächst solltest du auf vollständige DSGVO-Kompatibilität achten, wo ist die Applikation gehostet, wo werden die Daten von dir und deinem Team gesichert? Sind die Daten die per App zwischen dir und deinem Team ausgetauscht werden, mindestens SSL-verschlüsselt? In manchen Branchen, z.B. der medizinischen Pflege, bestehen gesonderte Nachweispflichten, du solltest im Idealfall also Dienstpläne in Kombination mit tatsächlich erfassten Arbeitszeiten reporten können, um nachzuweisen, dass eine vorgeschriebene Personaldecke tatsächlich gegeben war.

Number 4

Dienstplanung + Abwesenheitsmanagement + Zeiterfassung

Ein isoliertes Tool zur Dienstplanung erhöht zwar deine Flexibilität, doch die größten Effizienzgewinne erschließen sich erst durch die Kombination aus Dienstplanung, Abwesenheitsmanagement und dezentraler Zeiterfassung. Planungswerkzeuge sind dann am nützlichsten, wenn sie Zugriff auf bereits gebuchte oder auch kurzfristig auftretende Abwesenheiten wie Urlaube oder Krankheiten haben und so Pläne in Echtzeit aktualisieren können. Freigaben für Urlaube etc. sollten heutzutage ohne Formular, ebenfalls per App, gehandhabt werden. Statt Stundenzetteln oder Stechuhr muss es Ziel sein, Mitarbeitende in die Lage zu versetzen, ihre Arbeitszeiten und Pausen, mobil, von überall, auf einem Gerät ihrer Wahl einzutragen und diese Ist-Daten mit den Sollzeiten des Dienstplaners zu verbinden.

In dem Dienstplan sieht man übersichtlich wann der jeweilige Mitarbeiter bereits in einem anderen Dienstbereich eingeteilt ist und wann er verfügbar ist.
In dem Online Dienstplan lassen sich verschiedene Arbeitsbereiche anlegen z. B. für Buchhaltung, Office, Lager etc. und durch unterschiedliche Farben übersichtlich kennzeichnen.
Number 5

Intuitiv zu bedienen und schnell einsetzbar

Lösungen, die einen mehrtägigen Rollout sowie groß angelegte Einführungstrainings für die Anwendenden erfordern, sind aus der Zeit gefallen. Moderne Apps bestechen durch intuitive Nutzung und kommen mit kompakten Tutorials oder Einführungsvideos aus. Als Daumenregel gilt, dass gute Apps im Rahmen einer 5-tägigen Testphase schon vollständig für die produktive Nutzung konfiguriert werden können. Seine Mitarbeitenden sollte man mit einfachen Upload- oder Einladungsmechanismen dem eigenen Account hinzufügen können. Für die eigenen Anforderungen hinsichtlich Standorte, Arbeitsbereiche, Rollen oder Rechte, sollten sich Vorlagen und Templates konfigurieren lassen.

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Vorlagen & Templates
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Sofort sehen, wer anwesend oder im Urlaub ist, mit dem optionalen Urlaubsplaner.
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Bewerbung auf Schichten
Du kannst entscheiden, ob Mitarbeiter sich selbst auf Schichten bewerben können.
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Schichten untereinander tauschen
Ein:e Mitarbeiter:in ist verhindert? Schichten können per Klick einfach mit  Kolleg:innen getauscht werden.
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Du und deine Mitarbeitenden werden per Email über alle Änderungen im Schichtplan sofort informiert.
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