Dienstplan in 5 Minuten • Staffomatic

Wie erstellt man heute Dienstpläne? Digital. Aber worauf kommt es an?
Die Wochenplanung ist Dreh- und Angelpunkt vieler Teams im Alltag. Wenn du deine bisherige Personaleinsatzplanung mit Papier oder Excel gemacht hast, wird es Zeit für den nächsten Schritt. Auf was solltest du achten? Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien?

Max Fabian Uth

Chief Product Officer, Staffomatic

Gedruckte Pläne können mit der heutigen Zeit nicht mithalten. Tagesaktuelle Änderungen, mobile Mitarbeitende und ein verändertes Kommunikationsverhalten sind nicht mehr abbildbar. Es empfiehlt sich die Nutzung einer mobilen App. Sie sollte mit allen Endgeräten (Smartphones, Desktop, Tablet) kompatibel sein und deine Mitarbeitenden bei Planung, Zeiterfassung, Überprüfung und Abstimmung einbeziehen. Bei Apps kommt es auf intuitive Nutzung an, damit sie in den diversen Branchen alltagstauglich ist, muss Dateneingabe oder Zeiterfassung per Drag & Drop und mit möglichst wenig Texteingabe möglich sein.

In Zeiten des Fachkräftemangels hat es sich bewährt, seine Mitarbeitenden in Planungsprozesse, Diensteinteilung sowie Zeiterfassung und -kontrolle frühzeitig einzubeziehen. Daher ein Muss für jede App: Mitarbeiter:innen können sich auf Dienste oder Schichten bewerben, können Abwesenheiten früh eintragen oder auch mit Kolleg:innen eine Schicht tauschen. Du als Personalverantwortlicher musst Rollen und Rechte so granular einstellen können, dass du jederzeit kontrollierst, was dein Team kann und darf und was Freigabe durch dich erfordert.

Für den Umgang mit persönlichen Daten hat der Gesetzgeber detaillierte Vorgaben geschaffen. Zunächst solltest du auf vollständige DSGVO-Kompatibilität achten, wo ist die Applikation gehostet, wo werden die Daten von dir und deinem Team gesichert? Sind die Daten die per App zwischen dir und deinem Team ausgetauscht werden, mindestens SSL-verschlüsselt? In manchen Branchen, z.B. der medizinischen Pflege, bestehen gesonderte Nachweispflichten, du solltest im Idealfall also Dienstpläne in Kombination mit tatsächlich erfassten Arbeitszeiten reporten können, um nachzuweisen, dass eine vorgeschriebene Personaldecke tatsächlich gegeben war.

Ein isoliertes Tool zur Dienstplanung erhöht zwar deine Flexibilität, doch die größten Effizienzgewinne erschließen sich erst durch die Kombination aus Dienstplanung, Abwesenheitsmanagement und dezentraler Zeiterfassung. Planungswerkzeuge sind dann am nützlichsten, wenn sie Zugriff auf bereits gebuchte oder auch kurzfristig auftretende Abwesenheiten wie Urlaube oder Krankheiten haben und so Pläne in Echtzeit aktualisieren können. Freigaben für Urlaube etc. sollten heutzutage ohne Formular, ebenfalls per App, gehandhabt werden. Statt Stundenzetteln oder Stechuhr muss es Ziel sein, Mitarbeitende in die Lage zu versetzen, ihre Arbeitszeiten und Pausen, mobil, von überall, auf einem Gerät ihrer Wahl einzutragen und diese Ist-Daten mit den Sollzeiten des Dienstplaners zu verbinden.

Lösungen, die einen mehrtägigen Rollout sowie groß angelegte Einführungstrainings für die Anwendenden erfordern, sind aus der Zeit gefallen. Moderne Apps bestechen durch intuitive Nutzung und kommen mit kompakten Tutorials oder Einführungsvideos aus. Als Daumenregel gilt, dass gute Apps im Rahmen einer 5-tägigen Testphase schon vollständig für die produktive Nutzung konfiguriert werden können. Seine Mitarbeitenden sollte man mit einfachen Upload- oder Einladungsmechanismen dem eigenen Account hinzufügen können. Für die eigenen Anforderungen hinsichtlich Standorte, Arbeitsbereiche, Rollen oder Rechte, sollten sich Vorlagen und Templates konfigurieren lassen.