Schnell gewachsen und keine Personalplanung - was nun?

Du gründest dein Unternehmen, du hast einen schnellen Bedarf an Arbeitskräften oder du willst einfach nur das Management deiner (zukünftigen) Mitarbeiter optimieren? Das Personalmanagement und seine verschiedenen Aspekte können dir praktische und einfach umzusetzende Werkzeuge an die Hand geben, um die internen HR-Prozesse und die Zufriedenheit deiner Teams zu verbessern. Entdecke in diesem Artikel, was sich wirklich hinter diesem Begriff verbirgt und alle unsere Tipps, um deine Personalentwicklung zu fördern und gleichzeitig dein Leben zu vereinfachen und Zeit zu sparen.

Was ist Personalplanung und was brauchst du unbedingt?

Personalplanung bezeichnet die all umfassende, qualitative und quantitative Planung des Personals, um als Unternehmen die Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf des Geschäftsfeldes und der Aufgaben zur Erreichung der Ziele zu schaffen – klar soweit?

Personalplanung fängt an, wenn das Unternehmen mehr als eine One-Man-Show ist. Ob 2 Mitarbeiter oder 10.000, um anfallende Aufgaben optimal erledigen zu können, muss ein Personalplan erstellt werden, damit jeder Mitarbeiter weiß, wann, wo und woran er arbeitet.

Zudem hat man mit einer anständigen Personalbedarfsplanung auch die Chance, Schwächen im Team und in der Struktur zu erkennen und diese kurzfristig oder langfristig zu beheben.

Stellen wir uns vor, der Empfang muss morgens mit zwei Mitarbeitern und abends mit einem besetzt sein. Es sind aber nur 2 Kollegen insgesamt verfügbar. Wir haben jetzt die Möglichkeit, einen Mitarbeiter unendlich viele Überstunden machen zu lassen oder wir erkennen, dass mindestens ein Mitarbeiter fehlt. Das Beispiel war einfach, aber es zeigt, was wir meinen:

Letztlich ist eine richtig gute Personalplanung dazu da, Zeit zu sparen und am Ende die Mitarbeiter glücklicher zu machen!

Vier Bausteine für gute Personalplanung

Personaleinsatzplan

Ob Stift und Zettel, Excel oder Online-Tool, bei dem klassischen Personaleinsatzplan sprechen wir immer von dem Plan, der die Mitarbeiter in ihre Schichten einteilt, damit sie wissen, wie sie die nächste Woche oder den nächsten Monat arbeiten.

Meist werden einem bei der Planung allerdings ein paar Steine in den Weg gelegt: Ein Mitarbeiter ist im Urlaub, einer kann Mittwoch Nachmittag nicht arbeiten und wie war das noch in den letzten Wochen mit dem Bedarf?

Smarte Personalplaner verfügen über Vorlagen-Funktionen, sodass man eine exemplarische Woche plant und diese Vorlage immer wieder nutzen und individuell anpassen kann.

Ein weiteres Goodie ist die Personalbedarfsplanung, also die vorab-festlegung, wie viele Mitarbeiter in einer Schicht arbeiten sollen. Sodass man auf den ersten Blick erkennt, ob eine Schicht unterbesetzt ist oder nicht.

Zudem ist ja fast in jedem Team so, dass nicht jeder jeden Job macht. Jeder hat seinen festen Arbeitsbereich und sollte nach Möglichkeit auch nur in dem eingesetzt werden. Durch die Einteilung der Mitarbeiter in Arbeitsbereiche verhindert man, dass aus Versehen doch mal jemand falsch geplant werden kann.

Abwesenheitsplanung

Motivierte Mitarbeiter brauchen auch mal Auszeiten. Meist regeln Unternehmen das noch mit auszudruckenden Urlaubsanträgen, die dann unterzeichnet werden und in irgendeinem Ordner landen. Das ist nicht nur für die Umwelt richtig uncool, sondern auch für den Personalplaner, der sich die Urlaubstage in einer Excel-Tabelle einträgt und spätestens nach dem 5. Antrag schon den Überblick über Urlaubszeiten und Resturlaub verloren hat.

Einfacher ist es die Urlaubsplanung auch über das Personalplanungstool seines Vertrauens zu erledigen. Mitarbeiter können digitale Urlaubsanträge stellen, der Planer hat auf einen Blick alle relevanten Infos und ihm wird sogar ein Hinweis auf den Urlaub gegeben, wenn die Personalplanung ansteht und der Mitarbeiter gar nicht verfügbar ist.

Team aus Männern und Frauen im Büro an einem Tisch, die gemeinsam an einem Plakat arbeiten.personalplanung_3.

Zeiterfassung

Eine ordentliche Personalplanung schön und gut, aber manchmal spielt das Leben nach seinen eigenen Regeln und die tatsächliche Arbeitszeit weicht vom Plan ab. Wie vermerkt man das, sodass es am Ende noch nachvollziehbar ist? In dem Fall bringen wir die Zeiterfassung mal ins Game.

Bei der Zeiterfassung handelt es sich um nichts anderes als ein smartes Tracking der tatsächlichen Arbeitszeiten. Mitarbeiter können per App oder im Browser die Zeiterfassung starten, Pausen eingeben und das Arbeitsende einläuten. So behalten Planer und auch das Team selber zu jeder Zeit die volle Kontrolle und Übersicht über die geleisteten Stunden.

Arbeitszeitkonto

Wenn Personaleinsatzplanung, Abwesenheitsplanung und Zeiterfassung genutzt werden, warum dann nicht gleich alles smart lösen?

Ein Arbeitszeitkonto lässt sich am besten Beschreiben, wenn man es wortwörtlich nimmt. Man erstellt für seine Teammitglieder Arbeitszeitkonten. Jeden Monat werden dann automatisiert die Soll- und die Ist-Stunden in dem Arbeitszeitkonto verrechnet. Es findet sozusagen eine vorbereitende Lohn-Buchhaltung statt. Das spart sogar noch Geld beim Steuerberater.

Wie kann das in der Praxis aussehen?

Dienstpläne, Abwesenheiten und Arbeitszeiten seines Personals kann man mit den Mitteln der heutigen Technik wie folgt automatisieren. Eines der bewährtesten Werkzeuge in diesem Feld ist Staffomatic:

Ein paar letzte Tipps

Zu Guter Letzt möchten wir euch noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben, die eure Entscheidung für die richtige Personalplanung erleichtern:

Überlegt euch zuallererst, wo es bei euch in der Personalplanung aktuell hängt. Und dann was eure künftige Personaleinsatzplanung können soll. Einen Überblick über die Funktionen haben wir euch ja bereits gegeben. Es gibt viele verschiedene Personaleinsatzplanung Software am Markt, die verschiedenes können - nehmt euch Zeit um diese zu vergleichen und für euch die beste Lösung zu finden. Die Umstellung auf einen digitalen Personalplaner bedeutet auch eine gewisse Umstellung der Gewohnheiten. Don’t stress and don’t panic bei der Einrichtung und sucht euch am Besten ein Tool, dass bei der Einrichtung unterstützt

Wer euch das sagt? Wir! Durch unsere jahrelange Erfahrung und mithilfe unserer Kunden haben wir viel über Personalplanung und ihre Schwierigkeiten gelernt und es geschafft den verschiedensten Branchen mit strukturierter, smarter Personalplanung eine große Last von den Schultern zu nehmen.

Mit einer guten Personalplanung macht ihr euer Work-Life viel leichter und einfacher und habt ein glücklicheres Team. Und was gibt es besseres als eine gute Work-Life-Balance für alle?