Der große Check: 5 kostenlose Dienstplan Softwares auf dem Prüfstand

Kostenlose Dienstplanung gesucht? Wir helfen Dir

Dienstplanung ist ein essenzieller Bestandteil eines jeden Unternehmens, um einen reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse sicherzustellen. Eine gute kostenlose Dienstplan Software zu finden, kann jedoch eine echte Herausforderung sein. In diesem Artikel vergleichen wir fünf kostenlose Dienstplan Softwares, um Dir bei der Entscheidungsfindung zu helfen. Dabei betrachten wir mögliche Kriterien, die bei der Auswahl einer Dienstplan Software relevant sein können, und unterstreichen die Bedeutung einer guten Dienstplan Software für Unternehmen aller Größen und Branchen.

Die große Frage: Reicht ein kostenloses Tool für mich?

Es ist klar, dass kostenfreie Tools nicht unbedingt den Funktionsumfang von professionellen, lizenzpflichtigen Softwares erreichen. Ob Du zu einer kostenfreien Version greifst oder nicht, hängt von Deinen persönlichen Gegebenheiten ab. Ein paar Beispiele:

• In Betrieben erfordern Gesetzgeber häufig bestimmte Standards: Wer darf welche Aktion ausführen? Wer darf welche Informationen sehen? Dafür braucht es ein komplexes Rollen & Rechtesystem, welche in keiner uns bekannten kostenlosen Software ausreichend umgesetzt sind.
• Wie viele Mitarbeitende hast Du? Bei einem kleinen Team bis zu 10 Personen kann es durchaus sinnvoll sein, mit einer kostenlosen Software zu starten. 
• Wie wichtig ist Dir eine gute User Experience? Zu einer guten User Experience gehören nicht nur Design und Anwendbarkeit, sondern auch Komfortfunktionen, die Deinen Arbeitsprozess erleichtern.
• Kostenlose Software bieten häufig einfach nicht den Funktionsumfang einer kostenpflichtigen Software. Aus unserer Erfahrung funktioniert die Dienstplanung nur richtig, wenn auch die Abwesenheitsplanung, Zeiterfassung und das Arbeitszeitkonto integriert miteinander sind.

Treffen hier einige Punkte auf Dich zu? Dann solltest Du vielleicht doch eher kostenpflichtige Tools vergleichen. In unserem Vergleich der besten Dienstplan Softwares findest Du eine Übersicht der Anbieter.

Wenn Du meinst, dass eine kostenlose Software für Dich interessant sein könnte, dann solltest Du Dir vorher dennoch zumindest einmal über Deine Auswahlkriterien im Klaren sein.

Auf diese Kriterien solltest Du achten

Bei der Auswahl einer kostenlosen Dienstplan Software solltest Du einige wichtige Kriterien im Auge behalten, um sicherzustellen, dass Du eine Lösung findest, die den Anforderungen Deines Unternehmens gerecht wird. Hier sind einige Punkte, die Du bei der Entscheidungsfindung berücksichtigen solltest:

1. Benutzerfreundlichkeit: Eine leicht verständliche Benutzeroberfläche und intuitive Bedienung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Software problemlos nutzen können.

2. Flexibilität: Die Fähigkeit, unterschiedliche Schichtmodelle, Arbeitszeiten und Mitarbeiteranforderungen abzubilden, ist wichtig, um einen maßgeschneiderten Dienstplan zu erstellen.

3. Integration: Die Möglichkeit, die Dienstplan Software nahtlos in bestehende Systeme und Tools, wie zum Beispiel Zeiterfassung oder Lohnabrechnung, zu integrieren, kann den Workflow erheblich verbessern.

4. Mobile Zugänglichkeit: Eine mobile App oder ein responsives Webdesign ermöglichen es den Mitarbeitern, von überall auf den Dienstplan zuzugreifen und Schichtanfragen oder Änderungen schnell zu bearbeiten. Die mobile Dienstplanung via Handy hat zahlreiche Vorteile und entspricht modernen Standards der Mitarbeiterplanung.

5. Skalierbarkeit: Eine gute Dienstplan Software sollte in der Lage sein, mit Deinem Unternehmen zu wachsen und den Anforderungen von kleinen Teams bis hin zu großen Organisationen gerecht zu werden.

6. Support: Ein verlässlicher und erreichbarer Kundenservice kann Dir helfen, mögliche Probleme oder Anpassungsfragen effizient zu lösen.

Indem Du diese Kriterien im Hinterkopf behältst, kannst Du sicherstellen, dass Du ein Tool auswählst, das perfekt auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens abgestimmt ist.

Unser Fazit vorweg: Kostenlose Tools sind absolute Einstiegsmodelle und können in den oben genannten Kriterien nicht den Standard eines professionellen Tools erreichen.

Kostenlose Lösungen im Vergleich

Nun aber kommen wir zum Punkt. Wir haben uns fünf verschiedene Lösungen angeschaut und auf Herz und Nieren geprüft. Hier findest Du unsere Ergebnisse.

Schichtplaner-online.de: Unser Favorit

Wie der Name schon sagt haben wir es hier mit einer Schichtplan Software zu tun, die dauerhaft kostenlos ist und komplett online funktioniert. Sie bietet eine umfangreiche Palette an Funktionen, darunter Dienstplanung, digitale Mitarbeiterakte, Abwesenheitsmanagement, Berichte, Zeiterfassung und ein Nachrichtensystem. Die kostenlose Basisversion bietet viele Funktionen, während die Premium-Version ab 8,49 EUR pro Monat erhältlich ist. Leider gibt es keine Integrationen, mobile App oder telefonischen Kundensupport, und die Übersichtlichkeit kann bei großen Dienstplänen leiden.

mesaPlan: 

mesaPlan ist ein gutes Einstiegsprodukt für eine Schichtplan Software, welche kostenlos sein soll. Es bietet eine recht umfangreiche Palette an Funktionen, darunter die Möglichkeit, verschiedene Standorte, Arbeitsbereiche und Kostenstellen zu definieren. Diese kostenlose Dienstplan Software bietet keine Integrationen oder mobile App und Kundensupport ist nur per E-Mail verfügbar.

mein-schichtplan.de: Der schlanke Wochenplan

mein-schichtplan.de ist eine sehr einfache Online-Lösung, mit der Du einen einfachen Wochenplan erstellen kannst. Die benutzerfreundliche Oberfläche überzeugt, jedoch fehlen viele Basisfunktionen in der Schichtplanung. Kundensupport ist nur per E-Mail verfügbar und es gibt keine Integrationen oder mobile App.

instaff: Die Aushilfen-Jobbörse

instaff ist ursprünglich eine Plattform zur Vermittlung von Aushilfen, bietet aber zusätzlich ein rudimentäres Dienstplan Tool, welches ebenfalls kostenlos ist. Hier kannst Du direkt Jobs auf der Plattform posten. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet. Die kostenlose Version bietet Integrationen mit dem instaffo Aushilfenmarktplatz, jedoch gibt es keine mobile App. Kundensupport ist per E-Mail und Telefon verfügbar.

Microsoft Excel: Die Allzweckwaffe

Der Klassiker unter den Tools. Mit Excel Vorlagen fangen tatsächlich die meisten an, ihren Schichtplan zu gestalten. Es ist schnell aufgebaut nach den eigenen Wünschen, jeder kennt es und es lassen sich sehr schnell Änderungen einbringen. Im Gegensatz zu einer Schichtplan Software muss Excel nicht erst eingerichtet werden, sondern kann quasi auf jedem Rechner sofort genutzt werden. Es ist erstaunlich, wie viele große Betriebe nach unserer Erfahrung noch mit Excel arbeiten. Die klaren Nachteile: Keine Integrationsmöglichkeiten, sehr schwer Mitarbeitende einzubeziehen, die Tools werden schnell komplex und unübersichtlich. Der wohl größte Nachteil ist aber auch hier die Regulatorik: Wir haben bereits zu oft gesehen, dass sensible Mitarbeiterdaten in einer Excel Datei standen, was ein absolutes No-Go ist und zu einigen Problemen führen kann. 

Excel ist daher wirklich nur als absolutes Einstiegsprodukt empfehlenswert. Falls interessant für Dich, schau Dir doch einmal die Excel Vorlage von Staffomatic an. In diesem Bereich findest Du ebenfalls unsere Urlaubsplanvorlagen.

Staffomatic: Die kostengünstige Alternative für höhere Ansprüche

Die oben genannten Alternativen reichen für Deine Ansprüche nicht aus? Dann probiere doch mal Staffomatic aus. Staffomatic ist ein Dienstplan Tool, welches Du 14 Tage kostenlos testen kannst. Daneben bieten wir aber noch eine Vielzahl anderer Funktionen, denn eine gute Dienstplanung geht immer nur Hand-in-Hand mit Abwesenheitsplanung und Zeiterfassung.

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