Viele Menschen arbeiten nach einem vom Unternehmen festgelegten Dienstplan. In fast allen Bereichen ist das Arbeiten ohne einen gut durchdachten Dienstplan nicht möglich. Zu diesen Bereichen gehören zum Beispiel der Pflegebereich oder die Gastronomie. Dienstpläne enthalten immer personenbezogene Daten, die vom Unternehmen geschützt werden müssen.
Ein Unternehmen muss jedoch bei der Erstellung des Dienstplans die gesetzlichen Vorgaben der Datenschutzverordnung, kurz DSGVO einhalten. In der DSGVO sind alle Dienstplan Datenschutz -Bestimmungen eindeutig festgesetzt. Dienstpläne enthalten die unterschiedlichsten Informationen wie zum Beispiel den vollen Namen der einzelnen Arbeitnehmer:innen. Schon hierbei handelt es sich um personenbezogene Daten. Auch Schichten, Urlaubszeiten oder Fehltage durch Krankheit sowie des Öfteren das Geburtsdatum der Mitarbeiter:innen sind dort enthalten. Einige dieser Informationen sind sensible Daten, die unter den Datenschutz fallen.
Sensible Daten im Dienstplan
Das Handling personenbezogener Daten ist nicht einfach und erfordert vom Ersteller oder der Erstellerin des Dienstplanes ein gutes Wissen über den Datenschutz und dessen Gesetze. Ein Dienstplan unterliegt in jedem Fall dem Datenschutz und personenbezogene Daten sollten in jedem Fall sehr sparsam veröffentlicht werden.
Das Prinzip der Datenschutzgrundverordnung sieht vor, dass Daten von Mitarbeiter:innen nur sehr sparsam benutzt werden. Das bedeutet, dass nicht jeder der Mitarbeiter:innen wissen sollte, wie oft ein Kollege krank oder im Urlaub ist. Selbst die Arbeitszeit, die ein:e Mitarbeiter:in leistet, sollte für andere Mitarbeiter:innen nicht offensichtlich dargestellt werden.
Das Problem mit dem Dienstplan in vielen Bereichen ist, dass Mitarbeiter:innen in verschiedenen Branchen hin und wieder durch private Angelegenheiten eine Schicht mit Kolleg:innen austauschen möchten. Durch die DSGVO und das nicht öffentliche Aushängen der Dienstpläne ist es für Arbeitnehmer:innen daher oft schwer, Schichten mit Kolleg:innen zu tauschen.
Der Dienstplan ist ein Dokument, das in jedem Fall personenbezogene Daten der Mitarbeiter:innen enthält.
Die Daten in einem Dienstplan dürfen nur dann öffentlich ausgehängt werden, wenn die Mitarbeiter:innen ihre ausdrückliche Zustimmung dafür geben.
Hierzu gehören:
- der volle Name
- das Geburtsdatum
- die Arbeitszeiten
- die Überstunden
- Urlaube, Fehlzeiten oder Schulungen
Stimmen einige Mitarbeiter:innen dem öffentlichen Aushängen des Dienstplans nicht zu, so haben sich Arbeitgeber:innen an den Datenschutz zu halten und den Dienstplan den Mitarbeiter:innen persönlich zukommen zu lassen. In diesem Dienstplan finden sich nur die Daten, die für die jeweiligen Mitarbeiter:innen wichtig sind.
Die Richtlinien im Bereich Datenschutz Dienstplan sind vom Gesetz gut durchdacht und genauestens geregelt. Diese gesetzliche Regelung gilt auch für die elektronische Versendung der Dienstpläne an Mitarbeiter:innen. Das Unternehmen hat darauf zu achten, dass Dritte Personen die elektronische Übermittlung nicht beeinflussen oder die personenbezogenen Daten stehlen können.
Wer darf meinen Dienstplan einsehen?
Rechtlich gesehen gestattet die DSGVO nur dem Ersteller der Dienstpläne sowie dem Vorgesetzten und dem jeweiligen Mitarbeiter die Einsicht in den Dienstplan. Durch diese Vorgangsweise können alle Mitarbeiter:innen nur ihre eigenen und für sie wichtigen Daten einsehen und keine Daten von Kollegen. Durch diese Art der persönlichen Erstellung der Dienstpläne wird der Datenschutz von dem Unternehmen sichergestellt.
Findet ein Unternehmen eine Möglichkeit, den Dienstplan so zu gestalten, dass personenbezogene Daten nicht direkt verschiedenen oder einzelnen Mitarbeiter:innen eindeutig zuzuordnen sind, kann er öffentlich ausgehängt werden. So können zum Beispiel Symbole oder Zahlen für die Mitarbeiter:innen als Kennzeichen gewählt werden.
Dienstpläne dürfen auch nur in Bereichen eines Unternehmens ausgehängt werden, in denen betriebsfremde Personen keinen freien Zugang haben. Das bedeutet, in Bereichen, wo Kunden, Lieferanten oder anderen betriebsfremden Personen Zutritt gewährt wird, darf der Dienstplan nicht angebracht werden.
Sind Arbeitszeiten Datenschutz?
Gehören Arbeitszeiten im Dienstplan in den Datenschutz oder nicht? Diese Frage gehört zu den meist gestellten Fragen. Genau genommen gehören die auf dem Dienstplan festgehaltenen individuellen Arbeitszeiten aller Mitarbeiter:innen zu den personenbezogenen Daten und müssen laut DSGVO geschützt werden. In einigen Unternehmen jedoch ist es zur Aufrechterhaltung der Arbeit und deren Abläufe unumgänglich, dass Mitarbeiter:innen wissen, wann Kolleg:innen arbeiten. Dies kommt in Pflegeeinrichtungen, Krankenhäusern und auch im Bereich der Gastronomie immer wieder vor. In diesem Fall müssen die Mitarbeiter:innen eine schriftliche Einwilligung unterzeichnen, damit der Dienstplan Datenschutz eingehalten werden kann.
Für den Bereich Datenschutz Dienstplan ist außerdem noch zu beachten, dass der Dienstplan an einem Ort angebracht wird, wo keine dritten Personen Einblick erhalten können. Das bedeutet, Kunden, Geschäftspartner und generell nicht dem Unternehmen Angehörige Personen sind nicht berechtigt, einen Dienstplan anzusehen. Des Weiteren ist es jedem Mitarbeiter:innen des Unternehmens untersagt, ein Foto der ausgehängten Dienstpläne zu erstellen. Diese Fotos könnten sich schließlich einfach verbreiten.
Ist Zeiterfassung Datenschutz?
Im Artikel 4 Nr. 1 DSGVO wurde festgesetzt, dass alle personenbezogenen Daten, die im Dienstplan angegeben werden, unter den Datenschutz fallen. Des Weiteren wurde diese Feststellung auch vom Europäischen Gerichtshof im Jahr 2013 getroffen. Der EuGH hat hier festgesetzt, dass aufgezeichnete Arbeitszeiten, die mit Uhrzeit und Datum versehen sind, sowie Pausen unter den Datenschutz fallen.
Diese in der DSGVO festgesetzte Regelung besagt, dass die erfassten Arbeitszeitdaten von Arbeitgeber:innen oder Unternehmer:innen geschützt werden müssen. Hierbei gilt auch der Schutz vor eventuellen Hackerangriffen, wenn Dienstpläne elektronisch an Mitarbeiter:innen weitergegeben werden.
Wird die Zeiterfassung mittels Chips, elektronischer Lesekarten oder durch eine App durchgeführt, sind Arbeitgeber:innen ebenfalls verpflichtet, die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter:innen ausreichend zu schützen. Ein eventueller Diebstahl der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter:innen hätte für das Unternehmen weitreichende Folgen. Der Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeiter:innen ist also in gültigen Gesetzen festgelegt.
Fazit
Dienstpläne enthalten also zahlreiche personenbezogene Daten, welche unter den Datenschutz fallen und dementsprechend geschützt werden müssen. Hierzu gibt es zahlreiche Gesetzte, welche das Recht der Mitarbeiter:innen auf ihre sensiblen Daten und deren Geheimhaltung schützen. Ein Aushang darf nur erfolgen, wenn alle Mitarbeiter diesem Vorhaben ausdrücklich und vor allem schriftlich zustimmen. Der Aushang darf zudem nur in internen Bereichen des Betriebes erfolgen.
Wichtig ist noch zu wissen, dass ein Unternehmen die digitale Zeiterfassung nicht zur Erstellung eines Bewegungsprofils der Mitarbeiter:innen herangezogen werden darf. Hierbei geht es vor allem um Schließsysteme, die zwischen verschiedenen Abteilungen und Bereichen mittels elektronischer Codekarte benutzt werden müssen. Artikel 5 Absatz 1 lit. b DSGVO besagt hierzu, dass Daten, die für einen bestimmten Zweck aufgezeichnet werden, nur für diesen Zweck verwendet werden dürfen. Das bedeutet, die elektronische Datenaufzeichnung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen ist beim Dienstplan Datenschutz geregelt.
Aug 21, 2023
