Die Zeiterfassung auf elektronischem Wege

Die Zeiterfassung ist die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen. Zusätzlich zu der Erfassung müssen diese Daten außerdem datenschutzkonform gespeichert werden. Mit einer Zeiterfassungssoftware ist dies einfach gegeben. Arbeitsbeginn, Pausen und das Arbeitsende werden hierbei minutengenau aufgezeichnet. Die Arbeitszeiterfassung minutengenau zu dokumentieren, bietet den Vorteil, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einfach überblicken und auch übertragen zu können. Die einfache Koordination verschiedener Prozesse, beispielsweise der Lohnabrechnung ist hierdurch zum Beispiel gegeben.

Exakte Zeiten können selbstverständlich auf elektronischem Wege sehr viel besser dokumentiert werden. Durch die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung minutengenau aufzuzeichnen, wird nicht nur die Verwaltung vereinfacht. Arbeitnehmer:innen erfahren dadurch mehr Schutz. Das Arbeitszeitgesetz regelt die Arbeits- und Ruhezeiten sehr genau und durch die elektronische Zeiterfassung ist es möglich, die Arbeitszeiten noch genauer kontrollieren zu können.

Ein neues Urteil vom 13.09.2022 des Bundesarbeitsgerichts lautet, dass die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden müssen. Das Arbeitsschutzgesetz Paragraf 3 II Nummer 1 verpflichtet Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung minutengenau. Diese Verpflichtung gilt nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Arztpraxen und generell im Gesundheitswesen. Schau Dir gerne weitergehende Informationen zur Pflicht der elektronischen Zeiterfassung in dem entsprechenden Blogartikel an.

Daher ist auch die Kategorie Zeiterfassung Arztpraxis ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterkoordination und vereinfacht die Einsatzplanung enorm. Ein weiterer Faktor, der den Mitarbeitern Vorteile verschafft, ist der Arbeitnehmerschutz, der durch die elektronische Arbeitszeiterfassung geschaffen wurde. Dadurch kommen Arbeitnehmer:innen nicht in die Situation, zu viel zu arbeiten oder zu wenige Ruhezeiten zu haben. 

Effiziente Zeiterfassung in Arztpraxen: Warum ist sie wichtig?

Durch das Arbeitszeitgesetz ist die Arbeitszeit der Arbeitnehmer detailliert geregelt. Durch diese gesetzliche Regelung wird sichergestellt, dass Arbeitnehmer nicht zu lange arbeiten und genügend Erholungszeit zur Verfügung haben. Dieses Gesetz schützt durch seine Regelung auch die Gesundheit von Arbeitnehmer:innen. Ein weiterer Faktor, der durch das Gesetz gesichert ist, ist die Vereinbarkeit von Familie und Beruf für die Arbeitnehmer:innen. Um Versorgungslücken gar nicht erst aufkommen zu lassen und reibungslose Abläufe zu gewähren, kann die Mitarbeiter Zeiterfassung, also eine große Hilfe sein.

Kurz zusammengefasst sind die Punkte der Mitarbeiter Zeiterfassung:

• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie 
• der Schutz des Wohlbefindens
• der Schutz der Gesundheit
• Verhinderung von Ausbeutung 
• Verhinderung von übermäßigen Überstunden 
• Sicherheit des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz

Mittlerweile gibt es zum Beispiel von Staffomatic eine ausgezeichnete Zeiterfassungssoftware. Die Kategorie Arbeitszeiterfassung Arztpraxis lässt sich mit unserer intelligenten Lösung einfach und exakt durchführen. Einige Varianten der Zeiterfassungssoftware erlauben auch die Zeiterfassung online außerordentlich einfach. Per App nutzbar, für alle Endgeräte verfügbar und somit einfach in der Hosentasche dabei vereinfacht diese Lösung den Arbeitsalltag ungemein.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung in Arztpraxen

Durch die Automatisierung in der Kategorie Zeiterfassung Arztpraxis ist die Verwaltung der Daten um ein Vielfaches leichter und außerdem genauer. Dadurch, dass die Arbeitszeiterfassung minutengenau erfolgen kann, wird ein kompletter Überblick über jeden Arbeitnehmer innerhalb von kürzester Zeiterstellt. Diesen kann man dann jederzeit einfach abrufen und überblicken. Die Zeiterfassungssoftware kann Überstunden automatisch bewerten und ein zu viel an Überstunden kann leichter vermieden werden. 

Zudem kann es keinesfalls zu Unstimmigkeiten oder Missverständnissen bei der Zeiterfassung kommen. Streitigkeiten werden so von vorneherein ausgeschlossen und das Betriebsklima wird nicht belastet. Insbesondere in Arztpraxen oder im Gesundheitswesen generell müssen alle Mitarbeiter:innen besondere Leistungen zum Wohle der Patient:innen erbringen. Eine funktionierende Arbeitszeiterfassung entlastet alle und durch die Arbeitszeiterfassung online wird der Prozess sogar noch einfacher.

Ein weiterer Vorteil, den die elektronische Zeiterfassung Arztpraxis bietet, ist die Vereinfachung der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Fehlzeiten oder Krankmeldungen. So kann die Arbeitszeiterfassung einfach mit wenigen Klicks durchgeführt werden. Die Verwaltung der Arbeitszeiterfassung online ist außerordentlich schnell erledigt. Zeit für die Bearbeitung der Arbeitszeiten kann dadurch reduziert werden und die Planung von Schichten oder Urlaubszeiten wird ebenfalls enorm vereinfacht.

Die entsprechenden Systeme können selbstverständlich auch zur Vereinfachung der Lohnabrechnungen verwendet werden. Erfolgt die Arbeitszeiterfassung minutengenau, können diese Daten für Lohnabrechnungen genutzt werden. Dies entlastet die entsprechenden Abteilungen und gestaltet sich zudem fair für alle Parteien. Anstatt mit Excel Tabellen in der Zeiterfassung zu arbeiten, gibt es einfach viel passendere Lösungen, welche nicht nur vorteilhafter sind, sondern zudem erheblich unkomplizierter. Zum Thema Excel Zeiterfassung haben wir ebenfalls einen spannenden Blog erstellt.

Die Vorteile der Zeiterfassungssoftware:

• einfachere Bearbeitung der Arbeitszeiten
• reduziert die Bearbeitungsdauer bei der Urlaubs- oder Schichtplanung
• reduziert den Kostenaufwand für die Verwaltung
• geringerer Arbeitsaufwand auch in anderen Abteilungen, zum Beispiel in der Lohnabrechnung
• verhindert Missverständnisse und Unklarheiten
• Arbeitnehmer:innen können ihre Arbeitszeiten selbst einfach dokumentieren
• einfache Überwachung der Arbeitnehmer:innen und deren Überstunden 

Für die Arbeitnehmer:innen bietet das Modell Zeiterfassung Arztpraxis ebenfalls einige Vorteile:

• Arbeitnehmer:innen können zusätzlich kontrollieren, wenn die Lohnabrechnungen durchgeführt wurden
• durch die Zeiterfassungssoftware erhalten Arbeitnehmer:innen einen einfachen Überblick über Überstunden und bereits verbrauchte oder offene Urlaubstage
• Arbeitnehmer:innen können mithilfe der Zeiterfassung Urlaube besser planen
• die Arbeitnehmer:innen haben einen transparenten Einblick in ihre Zeitsalden und Fehlzeiten

Die Zeiterfassungssoftware bietet mehrere Möglichkeiten der Zeiterfassung. So können zum Beispiel durch das Mobiltelefon, der Computer oder der Laptop das Zeiterfassungssystem aktiviert werden. Mobile Zeiterfassungssysteme haben bereits die Lesegeräte für Karten oder Chips in Schlüsselanhängern abgelöst. Es besteht also die Möglichkeit, per App eine Art mobile Stempeluhr einzurichten.

Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen sollten bei der Arbeitszeiterfassung Arztpraxis die Möglichkeit gegeben werden, selbstständig Einsicht in die erfassten Daten zu bekommen. Gerade im Bereich der Zeitsalden oder Urlaubszeiten bietet dies einige Vorteile. Die meisten Zeiterfassungssoftware Systeme bieten diese Möglichkeit bereits und erstellen auf Anfrage eine imaginäre Stempelkarte, die detaillierte Auskünfte gibt. 

Die elektronische Zeiterfassung und der Datenschutz

Die Möglichkeit der elektronischen Arbeitszeiterfassung wirft selbstverständlich auch einige Fragen zum Datenschutz auf. Diese lassen sich jedoch leicht beantworten. Die gespeicherten Daten der Arbeitnehmer:innen betreffend ihre Arbeitszeit fallen laut DSGVO Artikel 4 Nummer 1 unter die personenbezogenen Daten. Diese dürfen nicht einfach so von unbefugten dritten Personen eingesehen werden.

Durch diese Verordnung ist die Zeiterfassung Arztpraxis ebenfalls betroffen und die Daten müssen unter allen Umständen von Arbeitgeber:innen geschützt werden. Die verschiedenen Arten der Zeiterfassungssoftware bieten hier bereits enormen Schutz vor Hackerangriffen. Wird die Zeiterfassung Arztpraxis elektronisch durchgeführt, sollte jedoch immer darauf geachtet werden, dass diese Daten von Unbefugten nicht eingesehen oder gar verbreitet werden können. Für den Bereich Datenschutz vonseiten der Unternehmen bestehen ebenfalls gültige Gesetzesvorlagen zur Mitarbeiter Zeiterfassung.