Die digitale Arbeitszeiterfassung ist jetzt Pflicht!

Arbeitgeber:innen in Deutschland müssen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden ab sofort elektronisch erfassen. Seit dem Urteil  des Europäischen Gerichtshofes in 2019 war klar, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kommt.

Die Einhaltung von gesetzlich geregelten maximalen Arbeitszeiten und fixen Pausenzeiten sollen zum Schutz 👏 der Arbeitnehmer:innen überwacht werden. Dazu bedarf es einem System zur Zeiterfassung. Insbesondere im Homeoffice ist eine elektronische Lösung gefragt.

Warum jetzt?

Ein Betriebsrat in Ostwestfalen hat durchgesetzt, dass die Arbeitszeiten in einer Pflegeeinrichtung erfasst werden müssen - entgegen dem Willen der Geschäftsleitung. Das Landesarbeitsgericht in Hamm sprach Betriebsräten daraufhin ein Initiativrecht aus. Betriebsräte haben ab sofort nicht nur das Recht, die Pflicht zur Zeiterfassung zu verhindern, sondern auch das Recht diese einzuführen. Das Bundesarbeitsgericht in Erfurt hat daraufhin ein Grundsatzurteil erlassen, nachdem Arbeitgeber:innen ein System zur Erfassung von Arbeitszeiten einführen müssen - und das nun schon, bevor die Bundesregierung das Urteil des Europäischen Gerichtshofes von 2019 umsetzt.

Arbeitszeiterfassung auf deinem Smartphone

Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, wie Chipkarten oder Terminals, sind standortgebunden und eignen sich nur zur Kontrolle von Anwesenheiten. Im modernen Arbeiten sind mobile Lösungen gefragt, die auch im Home Office oder Außendienst funktionieren. Es macht Sinn eine Smartphone App zur Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

Microsoft Excel und Co. verursachen Aufwand und Kosten

Wenn Mitarbeitende Excel-Tabellen oder Stundenzettel ausfüllen, entsteht Extra-Aufwand. Keine Lösung ist also kostenlos. Um die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofes zu erfüllen, müssen Arbeitszeitnachweise für Behörden und Betriebsräte zugänglich zentral abgelegt werden. Die Daten müssen in Tabellen an einem Ort im Netz gespeichert und überprüft werden. Durch das manuelle Zusammentragen der Daten entsteht eine störende Nicht-Zweck-Kommunikation.

Gute Apps decken die Anforderungen des Europäischen Gerichtshofes automatisch ab ✅

Die Europäische Richtlinie besagt, dass erfasste Zeiten "objektiv", "verlässlich" und "zugänglich" sein müssen.

💻 Die Zugänglichkeit ist erfüllt, wenn alle Arbeitszeiten in einer App erfasst und verwaltet werden.


📑 Gesetzgebende bestimmen, was in dem Datensatz zum Tätigkeitsschwerpunkt "Objektiv" aufgenommen werden muss. Neben Datum und Uhrzeit schließt dies die Erfassung von Leistungsarten und Kommentaren mit ein. Gute Apps bieten entsprechende Funktionen, damit genau nachvollziehbar ist, welche Projekte oder Aufgaben innerhalb einer Schicht abgedeckt wurden. Erfasste Arbeitszeiten müssen protokolliert werden, eine Auflistung geplanter Schichten ist nicht ausreichend.


🔏 "Verlässlichkeit"  soll erfasste Daten vor nachträglicher Manipulation schützen. Das ist mit Tabellen und Stundenzettel nicht zuverlässig gewährleistet. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Daten aktuell, vollständig und genau sind. Ist es wirklich gut, Arbeitszeit in eine Excel-Tabelle zu tippen? Dies hat oftmals das ungenaue Nachtragen von Zeiten am Monatsende zur Folge. Gute Apps bieten Benachrichtigungen, die Mitarbeitende an das Einstempeln in der mobilen App erinnern.

Staffomatic zur effektiven Zeitverwaltung

Mit dem Staffomatic Terminal können Zeiten direkt auf mobilen Geräten oder am Desktop erfasst werden. Die elektronische Zeiterfassung kann zur Prozessoptimierung und Stundenabrechnung genutzt werden. Arbeitgeber:innen sind zudem vor Arbeitszeitbetrug geschützt.

Durch die frühzeitige Einführung eines elektronischen Planungssystems kannst du als Arbeitgeber:in sicherstellen, dass du deiner Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit nachkommst.