Digitale Personalakte Pflicht ab 2023

Im Jahr 2023 wurde die digitale Personalakte Pflicht. Mit dieser wichtigen Neuerung und den zahlreichen Informationen hierzu sollten Unternehmen und deren Personalabteilungen vertraut sein. Insbesondere das Thema Datenschutz ist hierbei nicht zu unterschätzen. Die digitale Personalakte an sich enthält so wie die in Papier geführte Form alle wichtigen Informationen über die jeweiligen Arbeitnehmer:innen, welche für das Arbeitsverhältnis interessant sind. Durch das stetige Fortschreiten der Digitalisierung ist es seit Januar des Jahres 2022 bereits üblich, die "alte" Personalakte in einem digitalen Format anzulegen. Seit Beginn des Jahres 2023 ist es nun Pflicht, dass alle Personalakten in digitaler Form erstellt werden müssen, um ein einfacheres Handhaben der darin enthaltenen Daten zu ermöglichen. 

Die digitale Personalakte Pflicht ab 2023 muss unbedingt eingehalten werden, da die Personalakten nun nicht mehr in manueller Form erlaubt sind. Die Personalakte oder eher gesagt die elektronische Personalakte bedeutet jedoch noch mehr als nur das Sammeln von berufsrelevanten Daten und Dokumenten. Die Vorteile liegen insbesondere in der einfachen Handhabung und dem vereinfachten Zugriff. Einer dieser Vorteile ist der einfache Zugriff auf die Lohnabrechnung zum Beispiel. Diese steht dann schnell und digital zur Verfügung und Arbeitnehmer:innen können diese ebenfalls elektronisch und somit zeitsparend und nachhaltig übermittelt bekommen. Das Personalakte digitalisieren kann außerdem durch den schnellen Zugriff punkten. Möchten Arbeitnehmer:innen von ihrem Recht Gebrauch machen, die digitale Personalakte einzusehen, ist diese innerhalb weniger Sekunden gefunden und geöffnet. Da sich auch Informationen über Weiterbildungen sowie Zertifikate und Zeugnisse in der Akte befinden, können diese schnell abgerufen werden.

Was ändert sich mit der Pflicht zur digitalen Personalakte im Gegensatz zu vorher?

Im Großen und Ganzen findet sich keine Änderung zu der in Papierform geführten Personalakte. Die digitale Personalakte enthält genau die gleichen Informationen, welche sich auch in der herkömmlichen Akte finden. Dis sind stets berufsrelevante Informationen, welche je nach Arbeitsstelle und Qualifikationen sowie weiteren Umständen variieren können. Dies betrifft ebenfalls den Datenschutz, die Personalakten betreffend. Jedoch ist hierbei zu beachten, dass der Datenschutz besonders streng kontrolliert und geregelt wird. Im Gegensatz zur herkömmlichen Personalakte können Datenschutzverletzungen bezüglich der digitalen Personalakten empfindlich geahndet werden. Dritte unbeteiligte Personen dürfen keinen Zugriff oder Einblick in die digitale Personalakte oder elektronische Personalakte enthalten.

Unverändert gleichgeblieben hingegen sind die Informationen, welche in der Personalakte enthalten sein dürfen. Eine elektronische Personalakte darf nur Angaben der jeweiligen Person enthalten, wie zum Beispiel den Lebenslauf und Kopien von Zeugnissen und Weiterbildungen. Selbstverständlich zählen hierzu auch die Adresse, der Familienstand und auch alle Daten, die zur Berechnung der jeweiligen Entlohnung benötigt werden. 

Daten über die Gesundheit dürfen in keinem Falle gespeichert werden. Bist Du jedoch in der Situation, dass Du eine offizielle Bestätigung einer körperlichen Einschränkung besitzt, darf diese gespeichert werden. Dies hilft, die korrekte Entlohnung richtig zu berechnen. Eine körperliche Behinderung kann zum Beispiel steuerliche Vorteile bieten. Wie bereits erwähnt, dürfen die gesundheitlichen Daten in der Personalakte nicht vermerkt werden. Diese Daten hat der eventuell vorhandene betriebseigene Arzt in einer eigenen Personalakte abzuspeichern. 

Das Abspeichern von personenbezogenen Daten darf nicht einfach so geschehen. Auch für die digitale Personalakte ist dies nicht ohne Weiteres möglich. Eine Zustimmung der jeweiligen Arbeitnehmer:innen ist zwingend erforderlich.

Genaue Infos zu den Inhalten einer Personalakte hier →

Die digitalisierte Personalakte Pflicht ab 2023 und der Datenschutz

Der Datenschutz muss noch einmal besonders beleuchtet werden, da sich an dieser Stelle deutliche strengere Regelungen ergeben haben. Die Arbeitgeber:innen haben nach Artikel 32 DSGVO betreffend der Sicherheit der persönlichen Daten ihrer Mitarbeiter:innen einige Anforderungen zu erfüllen. So dürfen zum Beispiel unbefugte Personen keine Möglichkeit zum Zugriff auf die digitale Personalakte und die dort gespeicherten Daten erhalten. Die digitalen Personalakten generell dürfen nur befugten Personen zugänglich sein und diese benötigen eine eigens hierfür erstellte Genehmigung. 

Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass die Bearbeitung der Personaldaten in der elektronischen Personalakte immer nachvollziehbar ist. Das bedeutet für Mitarbeiter:innen, dass jeder Eintrag auch lange Zeit später klar und deutlich feststellbar ist. Durch diese Maßnahme kann niemand Deine Daten kopieren, verändern, entfernen oder weitergeben. 

Dritten oder außenstehenden Personen darf nur dann Einblick in Deine Personalakte gewährt werden, wenn dies durch innerbetriebliche Situationen notwendig wird. Diese Situation betrifft eine steuerliche Prüfung durch einen Steuerprüfer oder andere rechtliche Angelegenheiten. Diese dritten Personen müssen in jedem Fall der Verschwiegenheit unterliegen. Zu diesem Personenkreis gehören Wirtschaftsprüfer und auch Rechtsanwälte zum Beispiel. 

Mitarbeiter:innen haben das Recht auf Einblick in die eigene Personalakte

Durch das Betroffenenrecht der DSGVO haben Mitarbeitende jederzeit das Recht, die eigene digitale Personalakte einzusehen. Stellen diese nun bei Durchsicht ihrer Daten fest, dass falsche Daten gespeichert wurden, muss dies geändert werden. Jeder hat das Recht, dass diese Daten oder Informationen berichtigt werden. Dieses Recht auf unverzügliche Berichtigung der eigenen Daten ist im Artikel 16 DSGVO verankert. Dieses Recht geht sogar noch weiter. Es müssen Informationen über die jeweilige Herkunft der in der digitalen Personalakte gespeicherten Informationen bereitgestellt werden. Zudem müssen Arbeitnehmer:innen wissen, an wen diese Daten weitergegeben wurden. 

Ein für Mitarbeitende wichtiger Faktor, den auch Du Dir merken solltest, ist das Auskunftsrecht. Das Auskunftsrecht ist im Artikel 15 DSGVO zu finden und es dürfen für eine Auskunft keine Kosten verrechnet werden. 

Der Datenschutz ist äußerst wichtig und darf von Arbeitgeber:innen niemals vernachlässigt werden

Durch die Personendaten, die in der digitalen Personalakte gespeichert sind, unterliegt die Personalakte einem umfassenden Schutz. So ist das Unternehmen verpflichtet, alle persönlichen Daten sicher aufzubewahren und vor dem Einblick von unbefugten Personen zu schützen. Diese Pflicht zum Datenschutz hat jedoch auch schon für die vorherige Papier-Personal-Akte gegolten. Der Unterschied ist, dass die Verstöße nun strenger kontrolliert werden.

Des Weiteren gilt auch für das Personalakten digitalisieren ein erhöhter Datenschutz. Werden zum Beispiel fremde Unternehmen beauftragt, um Papierakten einzuscannen, so müssen diese Unternehmen für diese Arbeiten zertifiziert sein. 

Die digitale Personalakte ist in jedem Fall eine Erleichterung für die Bearbeitung und auch für die laufende Entlohnung. Auch für Arbeitnehmer:innen bietet sie ein leichtes Nachvollziehen ihrer monatlichen Berechnungen. 

Fazit

Wie Du gesehen hast, gibt es von der alten Papier-Personal-Akte zur neuen digitalen Personalakte keine allzu großen Unterschiede. Trotzdem ist die digitale Personalakte Pflicht ab 2023 und die alte Form ist unzulässig geworden. Sie ist lediglich eine Vereinfachung für das Bearbeiten der Entlohnung und das Speichern aller personenbezogenen Daten. Sicherlich gilt es hierbei besonders auf den Datenschutz zu achten, damit keine unbefugten Personen Zugriff auf die Personalakte erhalten können. 

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