Was ist eine Personalakte?

Hast Du Dich auch schon einmal gefragt, was man genau unter einer Personalakte versteht? Eigentlich ist der Begriff selbsterklärend, denn es handelt sich um eine Akte, welche im Personalwesen eingesetzt wird. Arbeitgeber:innen oder die Mitarbeiter:innen der zuständigen Personalabteilung sammeln in den Personalakten für die Arbeitsstelle relevante Dokumente und Informationen über die jeweiligen Mitarbeiter:innen eines Unternehmens.   

Mit dem Fortschreiten der Technik und der allgemeinen Digitalisierung haben sich modernere Formen der Personalakte entwickelt. Seit 2023 ist die digitale Personalakte sogar verpflichtend. Wie in vielen anderen Bereichen auch, hat die digitalisierte Form zahlreiche Vorteile gegenüber der althergebrachten Personalakte. Digitalisierung verschafft schnellere Überblicke, mehr Platz in Büroräumen und erleichtert den Zugriff von mehreren Geräten. Das Thema Nachhaltigkeit spielt selbstverständlich ebenfalls eine Rolle, denn Druckerpapier und weitere Ressourcen werden gespart und geschont.

Doch zurück zur Personalakte an sich. Im Folgenden klären wir einige wichtige Fragen rund um die Personalakte, damit Du perfekt informiert in den Arbeitsalltag gehen kannst.

Inhalte einer Personalakte - Was befindet sich in der Personalakte?

Eingangs erwähnt haben wir bereits, dass sich in der Personalakte (egal, ob analog oder digital) arbeitstechnisch relevante Informationen und Dokumente befinden. Hierzu gehören selbstverständlich auch persönliche Daten. Der Name und die Anschrift gehören dazu. Doch auch andere Unterlagen, wie Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen inklusive des Lebenslaufes, Führungszeugnisse oder auch die Fahrerlaubnis können in der Personalakte festgehalten werden. Führerscheine für bestimmte Klassen sind in einigen Berufen unerlässlich, in andern hingegen vollkommen irrelevant. 

An dieser Stelle siehst du bereits, dass es keinen festen Aufbau oder bestimmte Inhalte für Personalakten gibt. Sind Informationen arbeitstechnisch gesehen relevant, gehören sie in jedem Fall in die Personalakte hinein, sind sie en nicht, kann darauf verzichtet werden.

Inhalte der Personalakte können sein:

• Arbeitszeugnisse
• Urlaubsanträge, Urlaubszeiten
• Elternzeit/Mutterschaft
• Informationen über das Gehalt (auch, dessen Veränderung)
• Abmahnungen oder Verwarnungen (Löschung kann nach einiger Zeit erfolgen)
• Arbeitsvertrag
• Unterlagen über den Bewerbungsprozess
• weitere Vereinbarungen
• Korrespondenz
• Angaben zur Versicherung und Krankenkasse
• steuerliche Unterlagen
• eventuelle Nebentätigkeiten
• Zugehörigkeit zum Betriebsrat
• Lohnpfändungen
• Kündigung

Was darf nicht in der Personalakte stehen?

Neben all den persönlichen Daten und Informationen, welche Arbeitgeber:innen benötigen, gibt es auch Informationen, welche so gar nichts in der Personalakte zu suchen haben. So dürfen beispielsweise nur nach einer ausdrücklichen (zum Beispiel schriftlichen) Zustimmung der Arbeitnehmer: innen psychologische Gutachten in die Akte hinein. 

Des Weiteren kommt die Personalakte ohne folgende Informationen aus:

• Listen über Krankheitstage oder Abwesenheiten
• die sexuelle Ausrichtung
• private Interessen oder Vorlieben
• Unterlagen vom Arzt (außer Atteste)
• social-Media-Profile

Hast Du gewusst, dass Du jederzeit einen Einblick in Deine Personalakte erhalten kannst? Du bist berechtigt, diese einzusehen und im Zweifelsfall sogar jemandem vom Betriebsrat mitzunehmen. Dieses Recht auf Einsicht ist gesetzlich im Betriebsverfassungsgesetz, § 83 geregelt.

Stößt Du auf Unstimmigkeiten wie nicht gerechtfertigte oder fehlerhafte Abmahnungen, so kannst Du diese entfernen lassen.

Was wird in der digitalen Personalakte gespeichert? – Inhalte der Personalakte

Da die digitale Personalakte mittlerweile generell verpflichtend ist, dürfen Personalakten ohnehin nicht mehr handschriftlich oder in gedruckter Form angelegt werden. Die oben genannten Regelungen ändern sich natürlich nicht aufgrund der Digitalisierung von Personalakten. Dementsprechend gilt alles, was bereits erwähnt wurde, ebenso für die digitale Personalakte wie für die bisherige Form von Personalakten.

Informationen zu Personio, dem Tool unserer Wahl für die digitale Personalakte findest du hier →

Wie sieht es mit dem Datenschutz bezüglich der Personalakte aus?

Wie Du Dir sicherlich denken kannst, unterliegt auch die Personalakte dem strengen Datenschutz. Unbefugten darf kein Zugriff darauf gewährt werden. Befugt zur Einsicht sind Arbeitgeber:innen, die entsprechende Personalabteilung oder Personalverantwortliche sowie natürlich die betreffenden Arbeitnehmer:innen selbst. Diese Regelung findest Du im Bundesdatenschutzgesetz, § 9.

Hohe Bußgelder und empfindliche Strafen sollen die Einhaltung des Datenschutzes gewährleisten und sollen die Position von Arbeitnehmer:innen stärken. Doch nicht nur die Einsicht in Personalakten, sondern auch mit den darin erhobenen Daten zusammenhängende Prozesse unterliegen diesbezüglich strengen Regelungen.

Generell gilt, dass die erhobenen Daten nur in Verbindung mit dem Arbeitsverhältnis stehen dürfen und hierfür eine Relevanz besitzen. Über die jeweils erhobenen Daten und deren Speicherung oder Archivierung müssen Arbeitnehmer:innen stets aktuell informiert sein und Einsicht erhalten. Auch der Zweck der Daten muss erläutert werden. Egal, um welche Daten es sich handelt, die Arbeitnehmer:innen müssen jeweils ihr Einverständnis zu deren Speicherung erteilen und wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird, müssen sämtliche Daten sofort gelöscht werden.

Vereinfachte Arbeitsschritte durch die digitale Personalakte

Die Digitalisierung ist ein großer Schritt für viele Unternehmen und so manche Personalabteilung ist sehr gefordert. Ganz einfach lässt sich Personalmanagement mit entsprechenden Tools zum Personalmanagement bewältigen. Zahlreiche nützliche Hilfestellungen zu den entsprechenden Programmen, integrative Tools und übersichtliche Anordnungen gestalten auch die Handhabung der digitalen Personalakte sehr einfach und zeitsparend.

Psst! Es gibt sogar eine Staffomatic Personio Schnittstelle →

Die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen bezüglich der Personalakte

Zunächst einmal sind Arbeitgeber:innen überhaupt nicht dazu verpflichtet, eine Personalakte anzulegen. Dies geschieht jedoch in der Regel automatisch, denn sobald nur die Bewerbungsunterlagen oder der Arbeitsvertrag abgeheftet beziehungsweise digitalisiert angelegt und gespeichert werden, gilt dies streng genommen als Personalakte. 

Zudem liegen in der ordentlichen Führung von Personalakten auch zahlreiche Vorteile für die Arbeitgeber:innen und auch für die jeweiligen Arbeitnehmer:innen. 

Arbeitgeber:innen

Arbeitgeber:innen müssen ihrer Fürsorgepflicht nachkommen, dazu sind sie gesetzlich verpflichtet. Im Rahmen dieser müssen sie sich zum Beispiel an die Datenschutzbestimmungen halten. Eine Weitergabe an unautorisierte Personen oder ein nicht vertrauliches Behandeln der Personalakten ziehen empfindlich hohe Strafen nach sich. Die sorgfältige Aufbewahrungspflicht gehört natürlich auch in diese Kategorie. Die Gesetzeslage handhabt insbesondere den Datenschutz rund um die neue elektronische oder digitale Personalakte sehr streng. 

Ohne eine Einverständniserklärung der Mitarbeiter:innen dürfen Daten keinesfalls gespeichert oder übermittelt werden, so will es das Gesetz. Ab einer gewissen Betriebsgröße sind die Regelungen zu den Personalakten in den Betriebsvereinbarungen verankert und betreffen sämtliche Mitarbeiter:innen. Zudem müssen hier Datenschutzbeauftragte von den Arbeitgeber:innen organisiert werden.

Arbeitnehmer:innen

Arbeitnehmer:innen haben zudem noch mehr Rechte bezüglich der Personalakte. Bereits erwähnt wurde der Umstand, dass alle Arbeitnehmer:innen stets ein Recht darauf haben, ihre Personalakte einzusehen. Dieser Anspruch gilt immer und auch so oft, wie die entsprechende Person dies wünscht und muss niemals begründet oder erklärt werden. Es ist außerdem ohne Probleme möglich, dass sich die Person eigene Notizen dazu macht oder Kopien erstellt oder anfordert. 

Ein Mitglied des Betriebsrates darf außerdem zu der Sichtung der eigenen Personalakte hinzugezogen werden. Auch wenn das Arbeitsverhältnis gekündigt wurde, behält jede Person das Recht, die Personalakte einzusehen. Insbesondere bei der digitalen Personalakte ist dies nicht unerheblich. Schließlich muss diese nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sofort rückstandslos und unwiderruflich gelöscht werden.
Gelöscht werden müssen auch Inhalte der Personalakte, welche unwahr oder falsch formuliert sind. Zu diesen Inhalten dürfen die Arbeitnehmer:innen auch Stellung beziehen und Erklärungen dazu abgeben.

Mehr Infos zur Staffomatic Personio Schnittstelle inkl. digitaler Personalakte hier →