Die elektronische Personalakte bietet viel Potenzial
Jul 17, 2023
Alina
Die elektronische Personalakte
Die elektronische Personalakte ist in aller Munde, denn sie gehört zu den Digitalisierungsmaßnahmen, um die wir alle in der Arbeitswelt nicht herumkommen. Hast du dich auch schon einmal gefragt, was es mit der digitalen Personalakte auf sich hat? Im Allgemeinen gelten für die digitale Personalakte oder elektronische Personalakte die gleichen Bestimmungen, Vorschriften und Gesetze wie für die herkömmliche Personalakte, welche Du sicherlich kennst.
Es gibt jedoch auch einige Neuerungen in Verbindung mit elektronischen Personalakten, welche sowohl Arbeitgeber:innen als aus Arbeitnehmer:innen kennen sollten. Schließlich möchte niemand einen Fehler machen, welcher in einigen Fällen mit zahlreichen Ärgernissen verbunden wäre. Wichtige Infos zur elektronischen Personalakte haben wir einmal genauer beleuchtet.
Vorteile der Digitalisierung der Personalakte
Fast immer ist die Digitalisierung ein Schritt, welcher für Erleichterung in zahlreichen Arbeitsbereichen sorgt. Neben der erheblichen Erleichterung kommen weiter Vorteile hinzu. Die Vorteile in der Kategorie Digitalisierung Personalakte sind ebenfalls nicht von der Hand zu weisen.
Das Thema Arbeitserleichterung steht sicherlich bei den erwähnten Vorteilen auf den ersten Plätzen. Die elektronische Personalakte lässt sich zum Beispiel viel leichter verwalten als die herkömmliche Personalakte in Papierform. Mit wenigen Klicks und somit sekundenschnell lassen sich verschiedene Daten dann abrufen, wenn sie benötigt werden. Je nach verwendetem Tool ist dies auch von verschiedenen Endgeräten machbar. Die unglaubliche Zeitersparnis und das einfache Hinzufügen oder Ändern von Daten sind wahnsinnige Pluspunkte, welche für eine Digitalisierung sprechen. Dies gilt auch für den möglichen Zugriff von verschiedenen Standorten aus.
Ist die digitale Personalakte einmal angelegt, entfällt die Personalakte in Papierform und kann weg. Je nach Betriebsgröße ergibt sich hieraus eine enorme Platzersparnis. Hierbei kann zudem noch mehr gespart werden. Man benötigt weder Ordner noch Schränke oder Karteisysteme für die Personalakten. Diese befinden sich sicher in elektronischer Form gespeichert und beanspruchen nur Speicherplatz, jedoch keinen räumlichen Platz. Das Speichern in einer Cloud hat zudem den Vorteil, dass die elektronische Personalakte sicher vor Schäden ist. Gebäudebrände, Überflutungen oder andere Katastrophen wie Blitzeinschläge können den Daten nichts mehr anhaben. Auch vor Leitungswasserschäden und Ähnlichem sind die Daten sicher.
Selbstverständlich muss auch die Nachhaltigkeit bedacht werden. Wertvolle Ressourcen werden bei der elektronischen Datenverarbeitung im Personalwesen geschont. Besonders wichtig ist das Einsparen von Papier. Druckerpapier in rauen Massen wird bei der Erstellung manueller Personalakten verschwendet. Bei der Digitalisierung der Daten im Personalwesen entfällt diese Ressourcenverschwendung vollkommen.
Natürlich entfallen auch weitere Verbrauchsgüter wie beispielsweise Druckerfarbe. Dies schont nicht nur die Umwelt, sondern auch den Geldbeutel. Wer kennt schließlich nicht die dauernd ausgetrockneten Druckerpatronen oder deren Fehlen, wenn sie gerade benötigt werden. Die alternativ zur Verfügung stehenden Laserdrucker müssen ebenfalls nicht zum Einsatz kommen, wodurch sich auch deren Lebensdauer erhöht. Auch Ordner und Hefter werden nicht mehr benötigt.
Nachhaltigkeit und das Schonen wertvoller Ressourcen gehen also mit der Digitalisierung der Personalakten einher.
Vorteile Digitalisierung Personalkarte im Überblick:
spart Zeit
spart Platz
sorgt für Arbeitserleichterung
ermöglicht einen besseren Überblick
spart und schont Ressourcen
ist nachhaltig
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Die elektronische Digitalakte ist in ihrer Form verpflichtend, sobald Personalakten erstellt werden. Das Führen von Personalakten in Papierform ist nicht mehr zulässig. Jetzt fragst Du Dich sicher, ob die Personalakte Pflicht ist. Prinzipiell müssen Arbeitgeber:innen nicht unbedingt eine Personalakte führen. Jedoch geschieht dies zwangsläufig, wenn es Unterlagen zu entsprechenden Mitarbeiter:innen gibt, welche abgeheftet werden. In übersichtlicher und digitalisierter Form lassen sich diese Unterlagen als elektronische Personalakte zusammenfassen und einfach verwalten.
Wie führt man eine digitale Personalakte?
Du möchtest eine gut organisierte digitale Personalakte anlegen und fragst Dich, wie diese zu führen ist? Prinzipiell musst Du nicht viel anders machen als bei der herkömmlichen Form der Personalakte. Zunächst einmal musst Du Dir jedoch zwingend das ausdrückliche (am besten schriftliche) Einverständnis aller Mitarbeiter:innen zur Digitalisierung, Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten einholen und schon kann es losgehen. Besonders wichtig ist der Datenschutz, welcher im Gegenzug zur herkömmlichen Form sehr streng gehandhabt wird.
Tipp: Ab einer bestimmten Anzahl an Mitarbeiter:innen oder einer gewissen Betriebsgröße werden Regelungen zu digitalen Personalakten in der Betriebsvereinbarung getroffen und sind dann für alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmens gültig.
In wenigen Schritten eine elektronische Personalakte erstellen:
1. Einverständnis einholen
Wie bereits erwähnt geht nichts ohne das Einverständnis Deiner Mitarbeiter:innen. Nachdem dieses eingeholt wurde, steht der Erstellung von digitalen Personalakten nichts mehr im Wege. Diese Einverständniserklärung sollte übrigens ebenfalls digitalisiert und der digitalen Personalakte hinzugefügt werden.
2. Dokumente und Unterlagen digitalisieren
Nun fährst Du damit fort, sämtliche Unterlagen, welche in die elektronische Personalakte hinein sollen, zu digitalisieren. Achte hierbei auf gut leserliche Scans. Diese sollten nicht verwackelt oder unscharf sein.
3. Ordnungssystem Personalakten
Praktische Tools zur Arbeitserleichterung im Personalmanagement zu verwenden ist immer eine gute Idee. Auf diese Art verlierst Du niemals den Überblick und das Erstellen der digitalen Personalakten geht die sogar noch schneller von der Hand. Mit einem einheitlichen und übersichtlichen Ordnungssystem, welches Du für alle Personalakten vereinheitlichst, kannst Du nichts verkehrt machen.
4. Stets eine geordnete und übersichtliche elektronische Personalakte griffbereit haben
Nun kannst Du Dich über eine elektronische Personalakte freuen, welche stets griffbereit und sehr einfach zu verwalten ist. In wenigen einfachen Schritten fügst Du zukünftig neue Dokumente hinzu, kannst nicht mehr aktuelles löschen und Ergänzungen vornehmen. Zudem ist die digitale Personalakte auch gleich griffbereit, wenn Mitarbeiter:innen diese einsehen möchten. Hast Du gewusst, dass diese das Recht darauf haben, die Personalakte einzusehen und zwar jederzeit? Weitere interessante Informationen hierzu findest Du in unserem Glossar > Personalakte
Was gehört in die elektronische Personalakte hinein?
Was in die digitale Personalakte hineingehört und was nicht, hat sich auch in der Kategorie Digitalisierung Personalakte nicht geändert. Es gibt Dinge, die in der Personalakte enthalten sein dürfen und Dinge, die nichts darin verloren haben. Dies kann übrigens variieren, denn nicht jede Information ist für jeden Beruf relevant. Da in die elektronische Personalakte jedoch nur für das jeweilige Arbeitsverhältnis relevante Informationen hineindürfen, musst Du dies jeweils beachten.
Während es für Außendienstler, Krankenwagenfahrer oder Busfahrer wichtig ist, bestimme Führerscheinklassen nachweisen zu können, ist der Führerschein für Bankangestellte in der Regel irrelevant.
In die digitale Personalakte gehören zum Beispiel:
die Einverständniserklärung der jeweiligen Mitarbeiter:innen
Arbeitszeugnis
Unterlagen zu Urlauben und Fehlzeiten
Elternzeit/Mutterschaft
Gehaltsinformationen
alle Abmahnungen und Verwarnungen
Unterlagen vom Bewerbungsprozess
der Arbeitsvertrag und weitere Vereinbarungen
andere Korrespondenz
Unterlagen zur Versicherung und der Krankenkasse
steuerliche Dokumente
eventuelle erlaubte Nebentätigkeiten
die Zugehörigkeit zum Betriebsrat
eventuelle Lohnpfändungen
Was hingegen in die digitale Personalakte nicht hineinkommt:
Jul 17, 2023
