Von Offline zu Online - Digitalisierung im Büro

Ein Guide für die ersten Schritte Digital(er) zu werden. Zugegeben, für viele sind die Basics des digitalen Offices schon längst in den Arbeitsalltag integriert. Aber in vielen Geschäftsbereichen eben auch noch nicht. Überhaupt ist in den verschiedensten Branchen Homeoffice kein Thema. Sie müssen vor Ort in der Arztpraxis oder dem Einzelhandelsgeschäft sein oder hinter der Bar stehen, um ihren Job ausüben zu können – um nur drei wichtige Beispiele zu nennen. 

Und dort wo Remote-Work nicht möglich ist, verringert sich natürlich auch der Druck die Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Obwohl es so viel Zeitersparnis, Erleichterung des Teamworks und Kosteneinsparungen bringen würde.

Man sieht den Wald vor lauter Tools nicht mehr

Beinahe jeden Tag kommen nützliche Tools zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf den Markt. Man verliert schnell den Überblick, was wirklich notwendig ist und was nicht. Gerade in den ersten Schritten sollte man deshalb darauf achten, nicht zu viele Prozesse auf einmal zu verändern, denn jedes neue Tool birgt in der ersten Zeit auch Risiken für Anwendungsfehler. 

 Unser Tipp: Step by step.

Was brauchen wir?

Fangen wir bei dem wichtigsten Punkt an: der Kommunikation. Es empfiehlt sich, die Team-Kommunikation online werden zu lassen. Für alle ist zu jedem Zeitpunkt nachzuvollziehen, wer wann was geschrieben hat und zudem können Mitarbeitende so besser zwischen privater und geschäftlicher Kommunikation entscheiden.

Abhängig davon, ob jeder / jede Mitarbeitende ein eigenes Endgerät, also einen Computer, Smartphone oder Tablet, zur Verfügung gestellt bekommt, können Kommunkationstools wie Slack eine echte Erleichterung sein. Der Messaging-Service bietet eine Reihe von praktischen Funktionen wie Videocalls, Direct messages, Anrufe und den Versand von Dateien. 

Sollten keine eigenen Endgeräte für das Team zur Verfügung stehen, kann man alternativ natürlich auch eine Whatsapp-Gruppe erstellen und dort alle einladen. An diesem Punkt sollte einem aber bewusst sein, dass solche Gruppen immer in die Privatsphäre der Mitarbeitenden eingreifen und dies eventuell auf Ablehnung stoßen könnte. 

Weiter gehts: Einer der größten Umwelt-Monster und Zeitfresser im Büro sind Rechnungen. Die Buchhaltung in Papierform abzuwickeln ist unpraktisch und nebenbei auch wenig nachhaltig. Hinzu kommt, dass bei einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, ziemlich viele volle Ordner den Platz im Büro versperren. 

Sinnvoller und effizienter ist es Programme wie DATEV, Lexware oder sevDesk in die Abläufe zu integrieren und damit den kompletten Buchhaltungsprozess zu digitalisieren.

Rechnungen können im Programm erstellt und direkt an den Empfänger versendet werden. Per E-Mail erhaltene Rechnungen können direkt hochgeladen und verarbeitet werden. Und Steueranmeldungen direkt an die Ämter übermittelt werden. 

Für wen die drei genannten Big Player zu viel können oder langfristig zu teuer sind, kann sich auch jederzeit bei kleineren Anbietern umschauen, wie BuchhaltungsButler, Candis, Sage, Papierkram oder vielen anderen. 

Buchhaltungssoftware sind eine enorme Zeitersparnis, schützen durch den verringerten Papierverbrauch die Umwelt und die Nerven der Mitarbeitenden werden auch erheblich geschont. 

Der vorletzte wichtige Punkt: das Datenmanagement. Dass Zettelwirtschaften old school und völlig überholt sind, sollte mittlerweile eigentlich klar sein. Trotzdem gibt es immer noch genügend Unternehmen, in denen kein Cloud-System zum Dokumentenmanagement genutzt wird und somit alle Dokumente offline immer nur einer Person zur Zeit zur Verfügung stehen und schnell verloren gehen. 

Das bekannteste Tool zum Management aller Dokumente ist die All-in-One Lösung von Google. Hier können nicht nur alle Dokumente online, digital aufbewahrt werden, sondern es können Zugriffsrechte für einzelne Bereiche und Dokumente vergeben, an einem Dokument gemeinsam gearbeitet und sogar direkt in den Google Office Lösungen direkt Dokumente, Tabellen und Präsentationen erstellt werden. 

Eine „echte“ Alternative zu Google gibt es aktuell nicht, je nach Anforderungen, gibt es aber Systeme, die Daten sicher in einer Cloud speichern und für alle verfügbar machen. Beispiele dafür sind OneDrive oder Dropbox. 

Und zu guter Letzt: Personalmanagement-Systeme sind nicht mehr geheime Geheimtipps für die Digitalisierung des Büros. In vielen Firmen gibt es Früh- und Spätschichten, die geplant werden müssen. In allen Firmen gibt es Urlaub, der geplant werden muss. Und spätestens seitdem Urteil des EuGH aus 2019, dass die Zeiterfassung Pflicht wird für Unternehmen, ist auch das ein Argument, für eine Personalmanagement-Software. 

Wie schon bei den vorhergehenden Punkten kommt es auch hier auf die Anforderungen an das System an. Soll das Tool die Zeiterfassung, die Personalplanung und die Abwesenheiten organisieren können, passt ein Tool wie Staffomatic perfekt. Natürlich gibt es auch noch weitere Systeme wie Papershift oder Planday, die diese Funktionen können und, so wie Staffomatic, mit noch weitere praktische Features dienen. 

Für den, der sich schon mehr zutraut, könnte ein System wie Personio interessant sein. Hier kann der komplette Lebenszyklus vom Bewerbungsmanagement über Verträge, Krankschreibenden und Lohnbuchhaltung bis hin zur Kündigung verwaltet werden.

Das Team zählt

Die Digitalisierung des Büros sollte schnellstmöglich angegangen werden. Aber ruhig – es empfiehlt sich, sich einen Plan über die Notwendigkeiten und Anforderungen zu machen und dann die passenden Tools zu suchen. 

Und ganz wichtig: Das Team nicht vergessen! Jede Entscheidung für neue Prozesse wird vom Team mitgetragen. Und zu schnelle Umstellungen der alten Strukturen können zu Unmut und Überforderung führen. Deshalb lautet der wichtigste Tipp: Das Team muss mindestens genauso überzeugt sein wie die Chefetage. Sonst spart die Digitalisierung kein Geld und keine Zeit und macht vor allem das Team nicht Glücklicher und Zufriedener.