Richtiges Onboarding - ein Guide

Wir stecken aktuell mitten in einer neuen Runde War of Talents..

auf deutsch gesagt also in einer Zeit des Fachkräftemangels. Fühlen sich neue Teammitglieder ab der ersten Sekunde gut aufgehoben und abgeholt, kann das ein entscheidender Faktor zum Erfolg bei der Suche nach neuen Mitarbeitende sein.

Wir kennen es doch alle. Es ist der erste Arbeitstag des neuen Monats und pünktlich um 9 Uhr morgens steht ein irgendwie bekanntes Gesicht vor der Bürotür und hat einen Blick der freudigen Erwartung in den Augen. Der neue Kollege oder die neue Kollegin ist da. Die letzte Woche war stressig und so richtig hat sich niemand um das Willkommenheißen und die ersten Arbeitstage gekümmert, geschweige denn zumindest eine virtuelle Führung durch die Firmenstrukturen organisiert.

Viele Firmen verkennen noch immer, wie wichtig richtiges Onboarding für die Identifikation und das Bleiben eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin ist. Die Nachfrage nach Fachkräften übersteigt das Angebot und so haben Bewerber:innen die freie Auswahl. Ein gut organisiertes Onboarding schafft in den ersten Tagen und Wochen direkt ein Zugehörigkeitsgefühl und entflammt im besten Fall das Feuer für das Unternehmen.

Was ist ein Onboarding-Prozess?

Das Onboarding beginnt eigentlich bereits ab der Vetragsunterzeichnung und endet mit Ablauf der Probezeit. Das klingt nach einer langen, aufwendigen Phase. Betrachtet man allerdings die drei Grundsäulen des Onboardings, versteht man auch warum das so ist.

Vorbereitung - Orientierung - Integration

Vorbereitung 

⇒ Fangen wir vorne an. Die Vorbereitung beginnt mit der Mail, in dem das neue Team-Mitglied den Vertrag erhält und eventuell schon mal den Personal-Fragebogen zum Ausfüllen bereitgestellt bekommt.



Wir würden sagen, dass wir das nicht extra erwähnen müssen - wir tun es aber trotzdem: Vor dem ersten Arbeitstag sollte schon mal der Arbeitsplatz vorbereitet werden. Schreibtisch, Laptop, E-Mail Adresse, vielleicht ein paar Stifte und Zettel - im Besten Fall alles versehen mit einer schönen Willkommens-Karte.

Orientierung

⇒ In den ersten Wochen ist für den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin alles neu. Die Büro-Küche, die eigenen Aufgaben, die Abläufe der Firma und natürlich die Kollegen. Der einfachste Einstieg in alles ist das Mentor*innen-Prinzip. Im Vorwege wird ein „alt eingesessenes“ Team-Mitglied zum Betreuer oder zur Betreuerin ernannt. Das erleichtert den Einstieg in Prozesse, Strukturen, Tools, das Team und die Funktionalität der Kaffeemaschine erheblich. 



Zudem ist klar, wer in den ersten Monaten Ansprechpartner*in in allen Belangen ist und wer regelmäßige Feedback-Gespräche führen kann, um offene Fragen, das allgemeine Gefühl und alle weiteren Dinge zu besprechen. 


Integration 


⇒ Das neue Team-Mitglied ist langsam im Unternehmen angekommen und kann erste Aufgaben eigenständig lösen. Nun ist es an der Zeit, das Mitglied vollständig ins Team zu integrieren - durch gemeinsame Workshops, Teambuilding-Maßnahmen und durch das Einbinden in Firmenziele oder Projekte.

Es ist absolut empfehlenswert einen Onboarding-Prozess zu strukturieren und zu definieren. Einmal gemacht, kann dieser immer wieder verwendet und basierend auf Vorschlägen der Team-Mitglieder optimiert werden.

Der wichtigste Punkt unter allen Oberpunkten ist die Kommunikation. Vereinbare regelmäßige Feedback-Gespräche und lasse das neue Team-Mitglied wirklich ehrlich sein – nur durch offenes Feedback kann das Onboarding langfristig und stetig verbessert werden.

Grundsätzlich gilt: Nur glückliche Mitarbeitende zählen!

Unser Goodie: eine kleine Checkliste