Die Personalakte – für viele Arbeitnehmer:innen ein Buch mit sieben Siegeln. Was genau wird darin festgehalten? Wer hat Einsicht in die Personalakte? Darf mein Vorgesetzter meine Personalakte einsehen? Und wie lange bleibt eigentlich eine Abmahnung in der Personalakte? Nicht selten sorgen diese Fragen für Verwirrung und Unsicherheit. Zeit, Licht ins Dunkel zu bringen und die wichtigsten Fragen rund um die Personalakte zu beantworten.
Was darf mein Arbeitgeber in der Personalakte über mich speichern?
Grundsätzlich darf ein Arbeitgeber nur die Unterlagen in der Personalakte speichern, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, beispielsweise Lohnabrechnungen, Unterlagen zum Arbeitsvertrag und Beurteilungen. Das bedeutet aber auch, dass Informationen, die die Privatsphäre betreffen, in der Personalakte nichts zu suchen haben. Das betrifft beispielsweise Social Media Posts, Religions- oder Parteizugehörigkeit oder Krankheitsgründe.
Mehr zu den Inhalten der Personalakte:
Kann ich meine Personalakte einsehen?
Das Wichtigste vorweg: Ja, Mitarbeitende haben grundsätzlich immer das Recht, die eigene Personalakte einzusehen.
Dieses Recht zur Einsicht in die Personalakte ist gesetzlich verankert und gilt uneingeschränkt, unabhängig von der Größe des Unternehmens, der Branche oder dem Vorhandensein eines Betriebsrates. Selbst in kleineren Betrieben ohne Betriebsrat bleibt dieses Recht auf Einsicht bestehen. Es handelt sich hierbei um einen wesentlichen Bestandteil des Persönlichkeitsrechts jedes Arbeitnehmers und jeder Arbeitnehmerin.
Um Einsicht in die eigene Personalakte zu erhalten, muss kein besonderer Grund oder Anlass vorliegen. Die Einsichtnahme kann jederzeit und ohne Vorankündigung erfolgen, solange dies während der üblichen Geschäftszeiten stattfindet.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, auf Nachfrage sämtliche erfassten Daten und Unterlagen, die sich in der Personalakte befinden, klar, verständlich und unverschlüsselt vorzulegen. Dies bedeutet, dass alle Dokumente, von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge bis hin zu Beurteilungen und Abmahnungen, einsehbar sein müssen. Es darf nichts verschwiegen oder zurückgehalten werden. Die Einsicht der Personalakte muss so erfolgen, dass Arbeitnehmende die Möglichkeit haben, sich in Ruhe und umfassend mit den Inhalten der Akte vertraut zu machen.
Darf der/die Vorgesetzte meine Personalakte einsehen?
Da die Personalakte vertrauliche personenbezogene Daten beinhaltet, unterliegt sie hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen. So dürfen personenbezogene Daten nur dann eingesehen und verarbeitet werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht.
Grundsätzlich gilt daher: Direkte Vorgesetzte dürfen die Personalakte einsehen, jedoch nur insoweit, wie es für die Erfüllung ihrer Führungsaufgaben notwendig ist. Das bedeutet, dass der Zugang zur Personalakte nicht willkürlich oder grundlos erfolgen darf.
Zum Beispiel kann es erforderlich sein, dass der oder die Vorgesetzte bei der Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs, einer Beurteilung oder bei der Klärung von Personalfragen Einsicht in bestimmte Unterlagen nimmt. In solchen Fällen ist der Zugriff auf die Personalakte gerechtfertigt, da die darin enthaltenen Informationen für die konkrete Aufgabenstellung relevant sind.
Wichtig ist, dass immer der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt bleibt: Nur die für die jeweilige Entscheidung oder Maßnahme notwendigen Informationen dürfen eingesehen werden.
Darf der Betriebsrat meine Personalakte einsehen?
Nein, der Betriebsrat hat keinen automatischen Zugang zu den Personalakten der Mitarbeitenden und darf die Personalakte nicht einfach so einsehen. Das Einsichtsrecht des Betriebsrats ist streng geregelt und setzt immer die ausdrückliche Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin voraus.
Das bedeutet: Der Betriebsrat darf nur dann in die Personalakte schauen, wenn er vom Arbeitnehmer oder von der Arbeitnehmerin beauftragt wird. Ohne diese Zustimmung geht hier also gar nichts.
Häufig wird dem Betriebsrat das Recht zur Einsicht der Personalakte eingeräumt, wenn Arbeitnehmende Unterstützung in einer Auseinandersetzung mit dem Arbeitgeber brauchen, beispielsweise in Konflikten, die eine Abmahnung oder eine Kündigung betreffen. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, den Betriebsrat zu bitten, die Personalakte einzusehen, um besser beraten und unterstützen zu können.
Kann ich eine Kopie meiner Personalakte machen?
Gute Nachrichten: Neben dem Recht, die Personalakte einzusehen, haben Arbeitnehmende auch das Recht, Kopien von den darin enthaltenen Dokumenten zu verlangen. Dieses Recht ist ein wichtiger Bestandteil des Datenschutzes und der Transparenz am Arbeitsplatz.
Es ermöglicht Arbeitnehmenden, jederzeit einen vollständigen Überblick über die vom Arbeitgeber gespeicherten Informationen zu erhalten und diese, wenn nötig, zu überprüfen oder zu nutzen.
Im Übrigen müssen Arbeitnehmende für die Anfertigung der Kopien in der Regel keine Kosten tragen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die entsprechenden Informationen zur Verfügung zu stellen, ohne dafür eine Gebühr zu erheben. Nur in Ausnahmefällen, wenn zum Beispiel eine sehr große Anzahl an Kopien angefertigt werden muss, könnte es sein, dass anteilige Kosten übernommen werden müssen – diese sollten dann aber angemessen und verhältnismäßig ausfallen.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Eine gesetzlich festgelegte Frist, nach der eine Abmahnung automatisch aus der Personalakte entfernt werden muss, gibt es nicht. Vielmehr kommt es auf die individuellen Umstände des jeweiligen Falls an.
In der Regel bleibt eine Abmahnung so lange in Ihrer Personalakte, bis sie ihre sogenannte Warnfunktion verliert. Das bedeutet, dass die Abmahnung ihre Wirkung verliert, wenn über einen längeren Zeitraum keine weiteren Pflichtverletzungen begangen worden sind.
In der Praxis geht man davon aus, dass eine Abmahnung nach einem Zeitraum von etwa zwei bis drei Jahren ihre Wirkung verliert und dann aus der Personalakte entfernt werden kann. Dieser Zeitraum kann jedoch je nach Art und Schwere des Fehlverhaltens variieren. Beispielsweise könnte eine Abmahnung wegen eines geringfügigen Verstoßes, wie dem einmaligen Zuspätkommen, eher aus der Personalakte entfernt werden als eine Abmahnung, die wegen schwerwiegender Pflichtverletzungen ausgesprochen wurde.
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben zudem das Recht, nach einem angemessenen Zeitraum eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu beantragen. Ein solcher Antrag sollte schriftlich erfolgen und begründet werden, zum Beispiel mit dem Hinweis auf eine tadellose Führung seit der Abmahnung.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diesen Antrag zu prüfen und im Rahmen einer Interessenabwägung zu entscheiden, ob die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden kann. Sollte der Arbeitgeber den Antrag ablehnen, besteht die Möglichkeit, den Betriebsrat um Unterstützung zu bitten oder im Zweifelsfall sogar rechtliche Schritte zu erwägen.
Sind Krankheitstage in der Personalakte?
Krankheitstage dürfen in der Personalakte vermerkt werden, da sie für die Personalverwaltung relevant sind. Der Arbeitgeber muss wissen, wann ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin krankheitsbedingt gefehlt hat, um beispielsweise die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder den Einsatz von Vertretungen zu organisieren. Doch auch hier gibt es Grenzen.
Der Umgang mit Gesundheitsdaten unterliegt strengen Datenschutzregelungen. So darf zwar die Tatsache, dass eine Person krank war, in der Personalakte vermerkt werden, nicht aber der Grund für die Krankheit, ihr Schweregrad oder die medizinischen Behandlungen, die durchgeführt wurden. Solche Angaben gehören zu den personenbezogenen Daten und sind daher besonders schützenswert.
Der Arbeitgeber hat also kein Recht, Details über den Gesundheitszustand oder medizinische Diagnosen von Mitarbeitenden zu erfahren.
Kann mein neuer Arbeitgeber meine alte Personalakte einsehen?
Kurz gesagt: Nein. Der neue Arbeitgeber hat keinen Zugang zu alten Personalakten. Die Personalakte ist ein vertrauliches Dokument, dass zwischen einem Arbeitnehmer bzw. einer Arbeitnehmerin und dem ehemaligen Arbeitgeber bleibt und nicht mit einem neuen Arbeitgeber geteilt werden darf.
Schließlich unterliegen die Informationen, die in der Personalakte gespeichert werden, dem Datenschutz und sind somit vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Wird meine Personalakte bei einem Behördenwechsel im öffentlichen Dienst übertragen?
Im öffentlichen Dienst gelten besondere Regelungen, wenn es um die Übertragung von Personalakten bei einem Wechsel der Behörde oder Dienststelle geht. Anders als in der privaten Wirtschaft, wo die Personalakte grundsätzlich beim alten Arbeitgeber verbleibt, kann im öffentlichen Dienst tatsächlich eine Übertragung von Teilen der Personalakte an die neue Dienststelle erfolgen. Dies geschieht jedoch nicht automatisch und ist streng geregelt, um die Rechte der Beschäftigten zu wahren.
Im öffentlichen Dienst ist es üblich, dass bestimmte Unterlagen aus der Personalakte an die neue Behörde übermittelt werden. Hierbei handelt es sich in der Regel um die sogenannten „Kernaktenbestandteile“, die für die Fortführung des Dienstverhältnisses relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Angaben zur bisherigen Beschäftigung, Beurteilungen, Beförderungen und eventuelle Disziplinarmaßnahmen, die für die weitere berufliche Laufbahn von Bedeutung sein könnten.
Diese Übertragung darf jedoch nicht ohne die Zustimmung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin erfolgen. Die betroffene Person muss vorab informiert werden und Ihre Einwilligung zur Übermittlung geben.
Die rechtliche Grundlage für die Übertragung von Personalakten im öffentlichen Dienst findet sich in den jeweiligen Landesgesetzen, die den Umgang mit Personalakten und den Datenschutz regeln.
Was passiert mit meiner Personalakte bei einem Jobwechsel?
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses dürfen Arbeitgeber die Personalakte nicht einfach dem Schredder überlassen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Personalakte für eine bestimmte Zeit sicher aufzubewahren, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, aber auch im Interesse beider Parteien eine gewisse Nachweisbarkeit sicherzustellen.
In der Regel werden Personalakten für einen Zeitraum von drei bis zehn Jahren aufbewahrt. Diese Fristen richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften, die je nach Land und Art der Dokumente unterschiedlich sein können.
Zum Beispiel müssen Unterlagen, die steuerrechtlich relevant sind, wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, oft für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Andere Dokumente, wie Arbeitsverträge oder Abmahnungen, können auch für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, um rechtlichen Anforderungen oder eventuellen Ansprüchen, die später geltend gemacht werden könnten, gerecht zu werden.
Sobald die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und kein weiterer Bedarf für die Aufbewahrung der Personalakte besteht, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Akte datenschutzgerecht zu vernichten.
Aug 22, 2024
