Das Abwesenheitsmanagement beschreibt den Umgang eines Unternehmens mit Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um eine geplante und voraussehbare Abwesenheit oder um eine spontane Abwesenheit handelt. Immer müssen Arbeitsabläufe bezüglich der Abwesenheit strategisch organisiert und geplant werden. 

 

Das Abwesenheitsmanagement umfasst sowohl das Krankheitsmanagement als auch andere temporäre Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen. So zum Beispiel Mutterschaft, Fortbildungen, Dienstreisen und mehr. Das Ziel beim Abwesenheitsmanagement ist stets, die reibungslosen Abläufe in einem Unternehmen sicherzustellen und die Effizienz zu wahren.

 

Das Abwesenheitsmanagement ist in jedem Unternehmen ein wenig anders geregelt und strukturiert. Das Personalmanagement im Allgemeinen ist individuell gestaltet, jedoch lassen sich einige gemeinsame Strukturen festhalten, welche auch branchenübergreifend festzuhalten sind.

 

✓ Allgemeine Verfahren zur Abwesenheitsplanung

✓ Die Abwesenheitsplanung (soweit möglich)

✓ ein übersichtlicher Abwesenheitsplan

✓ Vertretungen und Ersatz

✓ Kommunikation bedeutet alles

✓ Das Rückkehr-Management nach Abwesenheit

 

In jedem Unternehmen muss es genaue Regelungen und eine Planung zur Abwesenheit einzelner Mitarbeiter geben. Finden geplante Abwesenheiten statt, so sollte es bestimmte Verfahren geben, welche diese regeln und koordinieren. Beispielsweise eine entsprechende Beantragung, deren Genehmigung und der entsprechende Umgang mit der Abwesenheit. 

 

Verfügt ein Unternehmen beispielsweise über 3 IT-Spezialist:innen, sollten deren Abwesenheiten nach Möglichkeit nicht zur gleichen Zeit stattfinden. Ist eine Person zum Beispiel auf einer Fortbildung, sollten die anderen beiden verfügbar sein. Nach Möglichkeit sollten dann Urlaube oder andere Abwesenheiten in einen anderen Zeitraum verlegt werden. Wird nun eine:r der beiden IT-Spezialit:innen krank, bleibt immer noch eine:r in Reserve.

 

In eine vernünftige Abwesenheitsplanung kann jedes Unternehmen Mitarbeiter:innen mit einbeziehen. Nicht nur bei der Dienstplanung, also beim Dienstplan Erstellen kann auf geplante Abwesenheiten eingegangen werden. Mitarbeiter:innen können, wenn sie dieses System verinnerlicht haben, viel besser zur Abwesenheitsplanung beitragen. Hierbei wird zudem der Teamgeist gestärkt. Urlaube Können hier zum Beispiel mit Fortbildungen gemeinsam abgestimmt und entsprechend koordiniert werden. Nach Rücksprache mit dem Personalmanagement kann die jeweilige Abwesenheit dann entsprechend geplant und koordiniert werden.

 

Hierbei kann man zum Beispiel ein Abwesenheitsplan erstellen, welcher erheblich zur Koordination der jeweiligen Abwesenheit beiträgt. Der Plan beinhaltet sowohl die geplanten Abwesenheiten als auch die ungeplanten Abwesenheiten. Sind Abwesenheiten geplant oder früh genug angekündigt, wird das Abwesenheitsmanagement erleichtert. Beispielsweise eine Fortbildung, Außendienst oder auch Mutterschaft gehören dazu. Ungeplant sind hingegen spontane Erkrankungen oder andere spontane Ausfallzeiten.

 

Selbst in Unternehmen, in denen Dienstpläne nicht öffentlich ausgehangen werden (meistens aus Datenschutzgründen), können Daten verglichen werden. Ein übersichtlicher Abwesenheitsplan als Tool oder E xcel-Vorlage beim Personalmanagement verschafft den Personalern einen entsprechend guten Überblick. So werden Abwesenheiten besser überblickt und die allgemeine Abwesenheitsplanung fällt deutlich leichter.

 

Durch die entsprechenden Maßnahmen kann stets für eine Vertretung der abwesenden Mitarbeiter.innen gesorgt werden. Schließlich liegt es bei Arbeitgeber:innen stets dafür zu sorgen, dass ausreichend Personal zur Verfügung steht. Sind entsprechende Vertretungen vorab geregelt, entstehen keine Engpässe und sämtliche Arbeitsabläufe im Betrieb können trotz Abwesenheit koordiniert und effektiv durchgeführt werden. Entweder ist an dieser Stelle für eine externe Vertretung gesorgt oder aber es kann eine Aufgabenverteilung stattfinden. Bei dieser Aufgabenverteilung können mehrere Mitarbeiter:innen mit einbezogen werden.

 

Kommunikation ist alles. Dies gilt privat und am Arbeitsplatz. Im Abwesenheitsmanagement ist es besonders wichtig, dass eine transparente Kommunikation mit der Personalplanung stattfindet. Eine temporäre Abwesenheit wie ein Urlaub, ein Brückentag, Fortbildungen oder mehr können früh genug und sehr genau abgestimmt werden.

Zudem ist es wichtig, dass auch das Personalmanagement regelmäßig und klar kommuniziert. Wichtige Richtlinien und Fristen, bestimmte Anforderungen zu Abwesenheiten und Fristen müssen stets verständlich und offen dargelegt werden. Missverständnisse diesbezüglich können das Betriebsklima deutlich dämpfen und auch das allgemeine Zugehörigkeitsgefühl zum Betrieb mindern. Wird also beidseitig kommuniziert, werden Missverständnisse ausgeräumt und eine entspannte Planung ist möglich.

 

Fragst Du Dich, was es denn an der Rückkehr nach einer Abwesenheit zu managen gibt? Das Abwesenheitsmanagement plant nicht nur die Abwesenheit im Voraus, sondern auch eine gewisse Nachsorge geht damit einher. Hierbei kann es sich um verschiedene Schritte von der Dokumentation der gesamten Abwesenheit bis zur Aufklärung über Änderungen während der Abwesenheit handeln. 

Nachweise über Krankheitstage, das Protokoll einer Fortbildung und die Auflistung eventuell aufzuholender Rückstände müssen beispielsweise besprochen und verwaltet oder koordiniert werden. Beim Rückkehrmanagement als Teil des Abwesenheitsmanagements sollen Arbeitnehmer:innen die Möglichkeit bekommen, sich nahtlos in den Betriebsalltag einfügen zu können. Diese Art der Unterstützung ist eine besondere Wertschätzung den Mitarbeiter:innen gegenüber. Dies stärkt den Zusammenhalt innerhalb eines Unternehmens, steigert die Produktivität und den Teamzusammenhalt maßgeblich.

 

Im Abwesenheitsmanagement wird zunächst in zwei Arten der Abwesenheit unterteilt. Es gibt die geplante Abwesenheit und die ungeplante Abwesenheit. Die geplante Abwesenheit kann zudem in betrieblich geplante Abwesenheit und nichtbetrieblich geplante Abwesenheit unterteilt werden.

Vom Unternehmen geplant können beispielsweise Fortbildungen, Dienstreisen, Seminare, Betriebsurlaube und der Außendienst sein. Auch das Homeoffice gilt als Abwesenheit. Es wird zwar eine Arbeitsleistung erbracht, doch die physische Anwesenheit bleibt aus. Dies ist unbedingt in den jeweiligen Abwesenheitsplänen zu verzeichnen. Diese Maßnahme dient nicht nur der Abwesenheitsplanung, sondern auch der allgemeinen Sicherheit im Unternehmen. Bricht zum Beispiel ein Brand aus, ist genauestens dokumentiert, welche Mitarbeiter:innen sich im Betriebsgebäude aufhalten und welche nicht.

 

Geplante Dienstliche Abwesenheit:

✓ Dienstreise

✓ Fort- und Weiterbildung

✓ Betriebsurlaube

✓ Homeoffice

 

Natürlich gilt dies auch für die anderen Abwesenheiten, seien sie nun geplant oder ungeplant. Weitere geplante Abwesenheiten sind ein Sabbatical, ein Urlaub, Mutterschaft oder Vaterschaft oder eine Schwangerschaft. Wer umzieht oder heiratet, kann zudem Sonderurlaub beantragen. Auch wenn das eigene Kind geboren wird, man heiratet oder ein Trauerfall eintritt, können Sonderurlaube beantragt werden. Ein Sonderurlaub kann geplant oder ungeplant sein.

 

Im Abwesenheitsmanagement sind einige Dinge auch kurzfristig und nicht weit vorhersehbar. Die Geburt eines Kindes findet zum Beispiel selten am ausgerechneten Tag statt. Dementsprechend kann hier von geplanter oder auch von ungeplanter Abwesenheit gesprochen werden. Umzüge oder Hochzeiten hingegen lassen sich von langer Hand planen und gehören dementsprechend in die Kategorie der geplanten Anwesenheit hinein.

 

Geplante private Abwesenheiten:

✓ Sabbatical

✓ Urlaub

✓ Mutterschutz und Elternzeit

✓ Sonderurlaub

 

Die ungeplanten Abwesenheiten können zum Beispiel krankheitsbedingt oder durch einen Unfall hervorgerufen werden. Müssen plötzlich Sonderurlaube beantragt werden, kann dies auch sehr kurzfristig geschehen. 

 

Ungeplante Abwesenheiten:

✓ Arztbesuche

✓ Unfälle

✓ Krankheit

✓ Sonderurlaub