Aufbewahrungsfristen (Tabelle)

Du willst endlich mal wieder digital aufräumen oder Papierkram entsorgen – und fragst dich: „Kann das weg?“ Genau hier kommen Aufbewahrungsfristen ins Spiel. Sie sagen dir ganz klar, wie lange du geschäftliche Unterlagen aufbewahren musst, bevor du sie guten Gewissens entsorgen darfst. Und das gilt nicht nur für riesige Konzerne, sondern auch für kleine Unternehmen, Solo-Selbstständige und Startups.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, was Aufbewahrungsfristen eigentlich sind, wofür gestzliche Aufbewahrungsfristen nützlich sind und geben dir eine Aufbewahrungsfristen Tabelle an die Hand.

Was sind Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich festgelegte Zeiträume, in denen bestimmte geschäftliche Unterlagen nicht gelöscht oder vernichtet werden dürfen. Sie betreffen alles, was irgendwie mit Buchhaltung, Steuern oder geschäftlicher Kommunikation zu tun hat – von der klassischen Rechnung bis hin zur E-Mail-Korrespondenz mit Kund*innen oder Lieferant*innen.

Der Grund dahinter ist einfach: Der Staat will sicherstellen, dass bei einer Betriebsprüfung oder steuerlichen Nachschau alle relevanten Infos noch vorhanden sind – und zwar nachvollziehbar und lückenlos. Deshalb gelten diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für fast alle Unternehmen – egal ob riesige GmbH oder Einzelunternehmer*in.

Wichtig zu wissen:

• Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

• Während der Aufbewahrungsfrist müssen die Unterlagen lesbar, vollständig und jederzeit verfügbar sein – auch digital.

• Nach Ablauf darfst du sie vernichten – aber bitte sicher, vor allem bei sensiblen Daten.

Kurz gesagt: Aufbewahrungsfristen sind wie ein gesetzlicher „Papierkorb mit Timer“. Du darfst nichts löschen, bevor dieser Timer nicht abgelaufen ist.

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es?

In Deutschland sind die Aufbewahrungsfristen ziemlich genau geregelt – es gibt gleich zwei große Gesetzeswerke, die bei Aufbewahrungsfristen mitreden: das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Klingt erstmal trocken, aber keine Sorge – wir bringen’s auf den Punkt.

Je nachdem, welche Art von Unterlage du in der Hand hast (oder im digitalen Archiv liegen), greift entweder die 6-jährige oder die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Die häufigsten Kategorien sind:

• 10 Jahre für: Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare, Rechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide etc.

• 6 Jahre für: Geschäftsbriefe (auch E-Mails!), Verträge, Angebote, sonstige empfangene oder gesendete Korrespondenz mit geschäftlichem Bezug

Die gesetzlichen Grundlagen findest du hier:

• § 257 HGB: Gilt für Kaufleute, regelt z. B. Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Handelsbriefe

• § 147 AO: Gilt steuerrechtlich, z. B. für Rechnungen, Buchungsbelege und Lohnunterlagen

💡 Wichtig zu wissen: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder zuletzt bearbeitet wurde. Also wenn du im Juni 2022 eine Rechnung bekommst, startet die Frist am 31.12.2022 – und läuft ab da 10 Jahre.

Wie lange muss ich was aufbewahren? Die große Aufbewahrungsfristen Tabelle

Du willst wissen, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen? Unsere Aufbewahrungsfristen Tabelle gibt dir den Überblick. Einfach, verständlich und praxisnah.

Wer ist zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verpflichtet?

Kurz gesagt: Fast alle Unternehmen. Egal ob du eine GmbH leitest, als Einzelunternehmer*in durchstartest oder ein wachsendes Team als Start-up führst – sobald du geschäftlich tätig bist, gelten für dich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Im Detail betrifft das:

• Alle buchführungspflichtigen Unternehmen nach HGB (also Kaufleute)

• Selbstständige und Freiberufler*innen, sobald sie steuerlich relevante Unterlagen erzeugen

• Arbeitgebende, die Personalakten, Lohnunterlagen oder Zeiterfassungen führen

• Und auch kleine Betriebe, die z. B. Rechnungen oder Verträge ausstellen

Besonders spannend wird’s übrigens im Personalbereich: Wer hier Fristen missachtet – etwa bei Lohnnachweisen oder Mindestlohnkontrollen – riskiert empfindliche Strafen. Also lieber zu viel aufbewahren als zu wenig. 

Was passiert bei Nichteinhaltung von Aufbewahrungspflichten?

Wer gesetzliche Aufbewahrungsfristen missachtet oder Unterlagen zu früh vernichtet, riskiert:

• Ärger mit dem Finanzamt, z. B. bei fehlenden Belegen im Rahmen einer Betriebsprüfung

• Bußgelder wegen Verstößen gegen steuerliche oder handelsrechtliche Vorschriften

• Probleme bei Rechtsstreitigkeiten, wenn z. B. ein Vertrag oder ein Lohnnachweis nicht mehr auffindbar ist

• Nachzahlungen und Strafzinsen, wenn das Finanzamt eine Schätzung vornehmen muss

Und ganz wichtig: Auch digitale Unterlagen sind betroffen – es reicht nicht, sie einfach irgendwo „in der Cloud“ zu speichern. Sie müssen lesbar, unveränderbar und jederzeit abrufbar sein.