Dokumentationspflicht

Seit der Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) ist klar geregelt, dass bestimmte Branchen und Beschäftigungsverhältnisse ihre Arbeitszeiten ganz genau dokumentieren müssen. Klingt erstmal trocken – ist aber in Wahrheit ein super wichtiges Thema. Denn: Eine saubere und gesetzeskonforme Arbeitszeit-Dokumentation schützt nicht nur dich, sondern auch deine Mitarbeitenden.

Erfahre hier alles zum Thema Dokumentationspflicht und Aufzeichnungspflicht!

Was bedeutet Dokumentationspflicht?

Im Kern geht es bei der Dokumentationspflicht darum, relevante Arbeitszeiten schriftlich oder digital festzuhalten. Und zwar so, dass Behörden im Zweifel nachvollziehen können: Wer hat wann gearbeitet – und wie lange?

Gerade seit dem Mindestlohngesetz ist klar: Arbeitgeber müssen bei bestimmten Beschäftigten ganz genau aufzeichnen, wann die Arbeit beginnt, wann sie endet und wie viele Stunden täglich geleistet wurden. Das Ganze dient dem Schutz der Arbeitnehmenden – vor allem in Bereichen, in denen es früher häufiger zu Verstößen gegen das Arbeitsrecht gekommen ist.

Kurz gesagt: Die Dokumentationspflicht sorgt dafür, dass Arbeitszeit fair erfasst wird – und dass niemand unter den Tisch fällt, weder beim Lohn noch bei der Absicherung.

Klar, das klingt erstmal nach zusätzlichem Aufwand. Aber: Wer das clever und digital löst, spart sich am Ende Zeit, Stress und im schlimmsten Fall sogar saftige Bußgelder.

Dokumentationspflicht vs. Aufzeichnungspflicht

In der Praxis werden die Begriffe Dokumentationspflicht und Aufzeichnungspflicht oft synonym verwendet – rechtlich gesehen gibt es aber feine Unterschiede:

Dokumentationspflicht

Hierbei handelt es sich um den Oberbegriff. Er bedeutet: Du musst bestimmte Daten oder Vorgänge erfassen und aufbewahren – je nach gesetzlicher Vorgabe. Das kann alles Mögliche betreffen – z. B. Arbeitszeiten, Arbeitsverträge, Lohnunterlagen, Qualifikationen usw.

Aufzeichnungspflicht

Die Aufzeichnungspflicht ist eine konkrete Form der Dokumentationspflicht – nämlich dann, wenn Du bestimmte Zeitpunkte oder Zeiträume schriftlich festhalten musst. Im Kontext des Mindestlohns meint das meistens: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit.

Dokumentationspflicht und Mindestlohn

Seit der Einführung des Mindestlohns 2015 steht die Dokumentationspflicht plötzlich ganz oben auf der To-do-Liste vieler Unternehmen – und das nicht ohne Grund. Denn der Gesetzgeber will damit sicherstellen, dass der Mindestlohn auch wirklich gezahlt wird. Und wie lässt sich das besser kontrollieren als über die Aufzeichnung der Arbeitszeit?

Konkret heißt das: Arbeitgebende müssen bei bestimmten Gruppen – etwa Minijobbern, Beschäftigten in risikobehafteten Branchen (wie Gastronomie, Pflege, Bau oder Logistik) und weiteren – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festhalten. Das Ganze ist in § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) geregelt.

Der Hintergrund ist klar: Wenn du sauber dokumentierst, wann und wie lange jemand gearbeitet hat, lässt sich ganz leicht nachprüfen, ob dabei auch mindestens der gesetzlich vorgeschriebene Lohn gezahlt wurde. Fehlen diese Angaben, wird’s schnell brenzlig – Bußgelder bis zu 30.000 Euro drohen.

Besonders wichtig ist die Dokumentationspflicht auch deshalb, weil sie den Schutz der Beschäftigten stärkt. Sie verhindert Ausbeutung und sorgt für Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz.

Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht?

Nicht jeder Arbeitgeber ist automatisch verpflichtet, jede Minute zu erfassen. Aber: Es gibt ganz klare Vorgaben, für wen die Aufzeichnungspflicht gilt – und die sollte man auf dem Schirm haben, um nicht versehentlich gegen das Gesetz zu verstoßen.

Grundsätzlich betrifft die Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation folgende Gruppen:

• Minijobber (geringfügig Beschäftigte), mit wenigen Ausnahmen

• Beschäftigte in bestimmten Branchen, die als besonders anfällig für Schwarzarbeit gelten – z. B. Gastronomie, Baugewerbe, Gebäudereinigung, Logistik, Pflege, Messebau usw.

• Werkvertragsbeschäftigte, also Personen, die auf Basis von Dienst- oder Werkverträgen eingesetzt werden

• Unternehmen, die nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) oder dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz dokumentationspflichtig sind

Das heißt konkret: Wenn Du Mitarbeitende in diesen Kategorien beschäftigst, musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – und das spätestens sieben Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag. Alles andere gilt als Verstoß.

Aufzeichnungspflicht Ausnahmen

Obwohl die Dokumentationspflicht beim Mindestlohn ziemlich strikt ist, sagt der Gesetzgeber an ein paar Stellen: „Okay, hier machen wir eine Ausnahme.“ Aber Achtung: Diese Ausnahmen gelten nur unter ganz bestimmten Bedingungen.

Hier die wichtigsten Ausnahmen bei der Arbeitszeit Aufzeichnungspflicht:

🔹 Führungskräfte und leitende Angestellte

Wer Personalverantwortung trägt und weitgehend eigenverantwortlich arbeitet, fällt in der Regel nicht unter die Arbeitszeit Aufzeichnungspflicht.

🔹 Mithelfende Familienangehörige

Wenn z. B. Ehepartner*innen oder Kinder im Familienbetrieb mithelfen, greift die Dokumentationspflicht oft nicht – solange es sich nicht um ein reguläres Arbeitsverhältnis handelt.

🔹 Bestimmte kurzfristige Beschäftigungen

Auch bei sogenannten kurzfristigen Minijobs (z. B. Saisonarbeit) kann die Aufzeichnungspflicht entfallen – vorausgesetzt, bestimmte Grenzen bei Zeit und Einkommen werden eingehalten. 

🔹 Vertrauensarbeitszeit – mit Einschränkungen

Achtung: Auch bei Vertrauensarbeitszeit kann die Aufzeichnungspflicht gelten, wenn Mindestlohn-relevante Beschäftigungen betroffen sind. Hier gibt’s keine pauschale Befreiung – lieber auf Nummer sicher gehen!

Arbeitszeit Aufzeichnungspflicht: Was muss genau dokumentiert werden?

Die gute Nachricht zuerst: Du brauchst kein kompliziertes Setup, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen – aber du musst wissen, was verlangt wird.

Laut § 17 MiLoG sind folgende Angaben verpflichtend zu dokumentieren:

1. Beginn der täglichen Arbeitszeit

Wann hat die Person angefangen zu arbeiten? Uhrzeit bitte nicht vergessen – „morgens“ reicht leider nicht.

2. Ende der täglichen Arbeitszeit

Klar – wann war Feierabend? Auch hier zählt die Uhrzeit.

3. Dauer der täglichen Arbeitszeit

Wie viele Stunden wurden tatsächlich gearbeitet? Pausen nicht vergessen abzuziehen.

Wie soll dokumentiert werden?

Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, wie genau Arbeitszeiten erfassen werden müssen – aber: Die Daten müssen spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag vorliegen, zwei Jahre aufbewahrt werden und bei einer Kontrolle vorzeigbar sein. Das geht natürlich auch mit Stift und Papier – aber ganz ehrlich: Das ist weder effizient noch wirklich sicher.

Die bessere Lösung? Digitale Zeiterfassungstools wie Staffomatic:

• Automatische Zeiterfassung via App oder Terminal

• Übersichtliche Reports mit allen Pflichtdaten

• Sicher archiviert – revisionssicher und 100 % MiLoG-konform

• Spart Zeit, Nerven und Fehlerquellen

Welche Fristen gelten bei der Dokumentationspflicht?

Wer zu spät oder gar nicht dokumentiert, riskiert nicht nur genervte Mitarbeitende, sondern auch mögliche Bußgelder.

Hier die wichtigsten Fristen und Aufbewahrungspflichten im Überblick:

1. Aufzeichnung innerhalb von 7 Tagen

Die Zeiten müssen spätestens sieben Kalendertage nach dem jeweiligen Arbeitstag erfasst sein. Wer also z. B. am Montag arbeitet, muss diese Arbeitszeit bis spätestens Sonntag dokumentiert haben.

2. Aufbewahrung für mindestens 2 Jahre

Alle Arbeitszeitaufzeichnungen, die unter die Aufzeichnungspflicht fallen, musst du mindestens zwei Jahre lang archivieren – und zwar so, dass du sie jederzeit bei einer Kontrolle durch den Zoll oder die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) vorlegen kannst.