Aufwandsentschädigung

Für unsere Gesellschaft ist das Ehrenamt besonders wichtig: Millionen Menschen engagieren sich freiwillig in Vereinen, gemeinnützigen Organisationen oder sozialen Einrichtungen. Und häufig tun sie das unentgeltlich, um anderen zu helfen oder das Gemeinwohl zu fördern.

Trotzdem entstehen bei vielen ehrenamtlichen Tätigkeiten Kosten, zum Beispiel für Fahrten, Material oder Verpflegung. Um diese Ausgaben abzufedern, gibt es die Möglichkeit einer Aufwandsentschädigung, die Ehrenamtliche für ihre entstandenen Aufwendungen erhalten können. Doch wie genau funktioniert diese Regelung, welche Arten gibt es und unter welchen Bedingungen bleibt die Aufwandsentschädigung steuerfrei? 

Was ist eine Aufwandsentschädigung?

Eine Aufwandsentschädigung ist ein finanzieller Ausgleich, der Personen gewährt wird, um die im Rahmen einer Tätigkeit entstandenen Kosten oder Aufwendungen zu decken. 

Sie wird vor allem im Kontext ehrenamtlicher Tätigkeiten gezahlt, bei denen die Personen keine reguläre Vergütung erhalten. Stattdessen sollen mit der Aufwandsentschädigung Ausgaben wie Fahrtkosten, Verpflegung, Materialien oder andere notwendige Aufwendungen erstattet werden, die direkt durch das Engagement entstanden sind.

Wichtig ist, dass die Aufwandsentschädigung nicht als klassisches Einkommen gilt, sondern als Ersatz für tatsächlich entstandene Kosten. Dadurch soll vermieden werden, dass das ehrenamtliche Engagement eine finanzielle Belastung für die Helfenden darstellt. 

Sie dient also in erster Linie dazu, den Aufwand der freiwilligen Tätigkeit auszugleichen, ohne dabei Gewinn zu erzielen.

Arten von Aufwandsentschädigungen

Die Arten von Aufwandsentschädigungen unterscheiden sich je nach Art der Tätigkeit und dem zugrunde liegenden gesetzlichen oder organisatorischen Rahmen. Grundsätzlich können sie in folgende Kategorien unterteilt werden:

1. Pauschale Aufwandsentschädigung

• Hierbei handelt es sich um einen pauschalen Betrag, der gezahlt wird, ohne dass die tatsächlichen Kosten im Detail nachgewiesen werden müssen.
• Unter die pauschale Aufwandsentschädigung fallen:
  • Ehrenamtspauschale
  • Übungsleiterpauschale: Für bestimmte Tätigkeiten, wie Trainer:innen, Ausbilder:innen oder Erzieher:innen
• Diese Pauschalen gelten für Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich, in Vereinen oder bei öffentlichen Institutionen.
  
  

2. Kostenerstattungen für nachgewiesene Aufwendungen

• Ehrenamtliche erhalten den Ersatz von tatsächlichen Kosten, die im Rahmen ihrer Tätigkeit entstanden sind. Dazu zählen:
  • Fahrtkosten: Kilometergeld oder Ersatz für öffentliche Verkehrsmittel.
  • Sachkosten: Ausgaben für Materialien, Arbeitsmittel oder Verbrauchsgüter.
  • Verpflegungskosten: Mahlzeiten oder Getränke, die während der Tätigkeit konsumiert werden.
• Diese Erstattungen sind steuerfrei, solange sie die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen und korrekt nachgewiesen werden.
  
  

3. Aufwandsentschädigungen für spezielle Tätigkeiten

• Manche Berufsgruppen oder Tätigkeiten im öffentlichen Dienst oder im Ehrenamt haben eigene Regelungen:
  • Ehrenamtliche in kommunalen Ämtern beispielsweise Gemeinderäte, Ortsvorsteher:innen oder Schöffen erhalten oft spezielle pauschale Entschädigungen für ihre Arbeit.
  • Rettungsdienste und Feuerwehr: Freiwillige Feuerwehrleute oder Mitglieder des Katastrophenschutzes können eine spezifische Entschädigung erhalten.
    
    

4. Sachleistungen als Aufwandsentschädigung

• Anstelle von Geld können Sachleistungen gewährt werden, wie zum Beispiel:
  • Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Uniformen oder Fahrzeugen.
  • Kostenlose Verpflegung oder Unterbringung bei Veranstaltungen oder Einsätzen.
    
    

5. Kombination aus Pauschale und Kostenerstattung

• Einige Organisationen bieten eine Kombination aus pauschalen Zahlungen und der Erstattung nachgewiesener Kosten an, zum Beispiel pauschale Fahrtkostenerstattung plus eine zusätzliche Verpflegungspauschale.
  
  

6. Einmalige oder projektbezogene Aufwandsentschädigungen

• Für zeitlich begrenzte Einsätze oder Projekte (zum Beispiel bei Veranstaltungen oder Kampagnen) können einmalige Aufwandsentschädigungen gezahlt werden. Diese richten sich oft nach dem Umfang und den konkreten Anforderungen der Tätigkeit.

Aufwandsentschädigung im Detail – Höhe und Steuerfreiheit

Die Höhe einer Aufwandsentschädigung variiert je nach Tätigkeit, Art der Organisation und dem zugrunde liegenden rechtlichen Rahmen. Es gibt keine einheitliche Summe, jedoch existieren klare Richtlinien und Höchstgrenzen für bestimmte Arten von Aufwandsentschädigungen. Ein wesentlicher Vorteil der Aufwandsentschädigung ist in diesem Zusammenhang, dass sie in bestimmten Fällen steuerfrei ist. 

Die Ehrenamtspauschale beträgt laut § 3 Nr. 26a EStG seit 2021 jährlich 840 Euro und ermöglicht es, Einnahmen aus ehrenamtlichen Tätigkeiten bis zu diesem Betrag steuerfrei und sozialversicherungsfrei zu erhalten.

Die Übungsleiterpauschale hingegen ist ein gutes Stück höher. Bis zu 3.000 Euro dürfen jährlich steuerfrei im Rahmen der Übungsleiterpauschale ausgezahlt werden.

Die Ehrenamtspauschale – für wen gilt sie?

Die Ehrenamtspauschale kann von Personen in Anspruch genommen werden, die nebenberuflich ehrenamtliche Tätigkeiten ausüben. Voraussetzungen sind:

• Nebenberufliche Tätigkeit: Die ehrenamtliche Tätigkeit darf nicht den Hauptberuf darstellen und sollte zeitlich nicht mehr als ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeitbeschäftigung in Anspruch nehmen.
• Tätigkeit im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich: Die Tätigkeit muss im Dienst einer öffentlich-rechtlichen oder gemeinnützigen Körperschaft erbracht werden und der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke dienen.

Beispiele für solche Tätigkeiten sind:

• Vereinsvorstände
• Kassierer:in in gemeinnützigen Vereinen
• Platzwarte
• Gerätewarte
• Hausmeister:innen
• Reinigungskräfte
• Fahrer:innen

Es ist wichtig zu beachten, dass die Ehrenamtspauschale nicht für Tätigkeiten gilt, die bereits unter die Übungsleiterpauschale fallen. Zudem darf die Tätigkeit keinem kommerziellen Zweck dienen.

Meldepflicht und Nachweispflicht der Aufwandsentschädigung

Solange die Ehrenamtspauschale bzw. Übungsleiterpauschale den steuerfreien Betrag (840 bzw. 3000 Euro) nicht übersteigt, besteht keine Meldepflicht. Fällt die Aufwandsentschädigung jedoch höher aus, ist Vorsicht geboten: In diesem Fall ist eine Angabe in der Steuererklärung erforderlich. Die Aufwandsentschädigung gilt dann als steuerpflichtiges Einkommen. 

Für die Organisation, die die Zahlungen leistet, besteht außerdem die Verpflichtung, die gezahlten Beträge in ihren Unterlagen genau zu dokumentieren.

Um die Steuerfreiheit einer Aufwandsentschädigung zu belegen, müssen Ehrenamtliche geeignete Nachweise führen. Dazu gehören beispielsweise:

• Verträge oder Vereinbarungen, die die ehrenamtliche Tätigkeit und deren Umfang beschreiben.
• Tätigkeitsnachweise, aus denen hervorgeht, welche Arbeiten tatsächlich geleistet wurden.
• Belege für entstandene Kosten, wie etwa Quittungen für Materialbeschaffungen, Reisekostenabrechnungen, Tankquittungen oder Verpflegungsrechnungen.
• Fahrtkostennachweise, z. B. anhand eines Fahrtenbuchs oder durch Kilometerabrechnungen.

💡 Die steuerfreie Aufwandsentschädigung ist nur dann rechtssicher, wenn sie für eine Tätigkeit gezahlt wurde, die unter die gesetzlichen Regelungen (z.B. Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale) fällt und die Nachweise ordnungsgemäß geführt werden.

Beantragung und Auszahlung

Die Beantragung und Auszahlung einer Aufwandsentschädigung erfolgt in der Praxis in Abstimmung mit der jeweiligen Organisation. In vielen Fällen wird die Aufwandsentschädigung automatisch ausgezahlt, etwa in Form monatlicher oder einmaliger Pauschalbeträge, ohne dass ein Antrag erforderlich ist. 

Wenn jedoch individuelle Ausgaben erstattet werden sollen, müssen Ehrenamtliche diese in der Regel dokumentieren und entsprechende Belege einreichen, z. B. Quittungen, Reisekostenabrechnungen oder Fahrtenbücher. Die Organisation prüft diese Nachweise und zahlt die Kosten aus, entweder in bar oder per Überweisung. 

Bei pauschalen Entschädigungen, wie der Ehrenamtspauschale, ist keine gesonderte Nachweispflicht für einzelne Ausgaben notwendig, solange der Rahmen der steuerfreien Beträge nicht überschritten wird. Hier reicht oft eine schriftliche Vereinbarung über die Tätigkeit, die als Grundlage für die Zahlung dient.

Ehrenamtliche sollten sich stets über die spezifischen Verfahren ihrer Organisation informieren, um sicherzustellen, dass die Beantragung korrekt und die Auszhalung vollständig erfolgt.