Was ist ein Stundenkonto und wie führe ich es?

Der Begriff Stundenkonto stammt aus dem Personalwesen und findet in der Personalabrechnung Anwendung. Es dient der Erfassung tatsächlich geleisteter Arbeit von Mitarbeiter:innen. Worum es sich bei einem Stundenkonto handelt und wie es geführt wird, wird in diesem Beitrag näher erörtert. 

Das Stundenkonto – Eine Definition

Ein sehr beliebtes Mittel zur Zeiterfassung der von den Arbeitnehmer:innen tatsächlich geleisteten Arbeitszeit ist das Stundenkonto. Verwendung findet der Begriff “Stundenkonto” daher vorwiegend in der Personalverrechnung. Es ist zudem überaus nützlich beim Soll-Ist-Vergleich und kann auch der Payroll die Arbeit erheblich erleichtern.

Die Aufzeichnungen der geleisteten Stunden können schriftlich oder elektronisch erfolgen, wobei heutzutage die digitale Form bevorzugt wird. Die Aufzeichnungen werden mittels ausgereifter Software durchgeführt, die mehrere Features beinhalten, um die Abrechnung einfach zu gestalten. 

Der Vorteil des Stundenkontos ist, dass nicht nur die tatsächliche Arbeitszeit aufgezeichnet wird, sondern auch die Urlaubstage oder Fehlzeiten wegen Krankheit eingetragen werden können. Ebenfalls sind geleistete Überstunden in einem Stundenkonto festgehalten. Durch diese detaillierte Dokumentation können Arbeitgeber:innen, die sich an das Arbeitszeitgesetz halten müssen, einfach Kontrollen durchführen. 

Um die Erfassung und Bearbeitung der notwendigen Daten durchführen zu können, wird im Normalfall ein Zeiterfassungsterminal verwendet. Waren es früher Stempel- oder Stechuhren, wurden diese in letzter Zeit durch moderne Apps ersetzt. Das Arbeitnehmer:innenzeitkonto weist die geleistete Arbeitszeit und auch Überstunden aus.

So ist für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen jede geleistete Überstunde ebenfalls einfach und klar ersichtlich. Einige Unternehmen nutzen hier eine Begrenzung, um die Leistung der Überstunden nicht unnötig steigen zu lassen. Kommt es zu einem Negativsaldo, so können Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen ebenfalls rechtzeitig reagieren. Die Gestaltung der Führung des Stundenkontos richtet sich in jedem Fall an die vom Unternehmen festgelegte und tarifliche Vereinbarung. 

Das Stundenkonto in der täglichen Praxis

In der täglichen Anwendung wird ein Stundenkonto dann verwendet, wenn die täglichen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer:innen unterschiedlich ausgeführt werden können. Es erleichtert es, den Überblick zu behalten und auch die entsprechende Lohnabrechnung korrekt und fair durchzuführen.

In folgenden Situationen kommt es insbesondere zu diesen Fällen

• bei flexiblen Arbeitszeiten und Arbeitsformen wie zum Beispiel der Gleitzeit
• bei durchgeführter Schichtarbeit
• bei der Zeitarbeit im Allgemeinen
• bei ähnlichen Arbeitsformen

Das Führen eines Stundenkontos ist jedoch nicht so einfach durchzusetzen, da dies betriebliche Veränderungen nach sich zieht. 

In erster Linie besteht hier für die Arbeitgeber:innen die Verpflichtung, diese Form der Zeiterfassung im Arbeitsvertrag festzuhalten. Außerdem müssen die Arbeitnehmer:innen dieser Art der Stundenaufzeichnung zustimmen. Verfügt ein Unternehmen über einen Betriebsrat, so muss auch dieser sein Einverständnis geben, widerspricht der Betriebsrat, dann kann ein Stundenkonto nicht eingeführt werden.

Den Arbeitgeber:innen steht in diesem Fall jedoch die Möglichkeit zur Verfügung, das Arbeitsgericht für eine Überprüfung einzuschalten. Entscheidet das Gericht für die Arbeitgeber:innen, so ersetzt dieses Urteil die Zustimmung des Betriebsrates. 

Wann ist das Führen eines Stundenkontos sinnvoll?

Aufgrund einer Untersuchung des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung, durchgeführt im Jahr 2016, führen rund 35 Prozent der Unternehmen Stundenkonten für Mitarbeitende. Hier nutzen rund 56 Prozent der Arbeitnehmer:innen ein Stundenkonto. Diese nicht mehr ganz so aktuellen Zahlen haben sich im Laufe der letzten rund 20 Jahre mehr als verdoppelt. 

In der modernen Arbeitswelt ist das Stundenkonto führen somit ein äußerst sinnvolles Instrument, dass sich in Unternehmen durchaus lohnt. Es erspart Mehrarbeit und Zeit, außerdem gewährt es allen Beteiligten einen klaren Überblick.

Lohnend ist das Stundenkonto führen in folgenden Arbeitszeitmodellen

• Schichtarbeit
• Homeoffice
• Rufbereitschaft
• Jahresarbeitszeit
• Gleitzeit mit Kernarbeitszeit zur Kontrolle der Arbeitszeit
• Flexible Modelle der Teilzeit

Bei Unternehmen, die von einer saisonal schwankenden Auftragslage betroffen sind, ist das Führen von Stundenkonten ebenfalls vorteilhaft. Zu diesen zählen zum Beispiel die Gastronomie, der Gartenbau, Messebau oder Skiliftbetreiber. 

Stundenkonto: Kurz- und Langzeitkonten

Ein Stundenkonto kann grundsätzlich in zwei Varianten unterschieden werden. Diese beiden Varianten sind für Kurzzeit-Stundenkonten und Langzeit-Stundenkonten. 

Das Kurzzeit-Stundenkonto

Bei einem Kurzzeit-Stundenkonto ist es erforderlich, dass dieses zum Jahresende ausgeglichen werden muss. Hierbei können Arbeitgeber:innen die Ausgleichszeiträume selbst festlegen. So kann dieser Zeitraum zum Beispiel auch drei oder sechs Monate umfassen. 

Zu den Kurzzeit-Stundenkonten zählen:

• das Überstundenkonto
• das Gleitzeitkonto
• der Arbeitszeitkorridor

Das Langzeit-Stundenkonto

Ein Langzeit-Stundenkonto wird oft auch als Lebensarbeitszeitkonto bezeichnet. Diese Variante des Stundenkontos überdauert mehr als 12 Monate und Arbeitnehmer:innen haben die Möglichkeit, Plusstunden zu sammeln, um diese für verschiedene Zwecke nutzen zu können. 

Zum Beispiel für: 

• die Altersteilzeit oder Frührente
• verlängerte Elternteilzeit
• eine Auszeit vom Beruf, die vorübergehend beansprucht wird

Diese Variante des Stundenkontos wird von einigen Unternehmen genutzt, um die Sicherung der Beschäftigung zu erhalten. Besteht eine gute Auftragslage, so leisten Mitarbeiter:innen Überstunden, die danach in Krisenzeiten als Freizeit abgegolten werden können. In dieser freien Zeit erhalten Arbeitnehmer:innen weiterhin eine reguläre Lohnzahlung. 

Stundenkonto führen, was ist zu beachten?

Vom Gesetzgeber ist keine Methode vorgegeben, wie ein Stundenkonto geführt werden muss. Grundsätzlich legen Arbeitgeber:innen die Vorgaben für das Stundenkonto führen vor. Dazu gehört, dass das Stundenkonto lückenlos dokumentiert werden muss.

Des Weiteren muss die Dokumentation zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Sie darf in diesem Zeitraum nicht vernichtet werden. Besitzt ein Unternehmen einen Betriebsrat, so hat dieser die Entscheidung über die Art und die Durchführung des Stundenkonto. 

Wie funktioniert das Stundenkonto?

Das Stundenkonto enthält die Soll- und Ist-Stunden der Arbeitnehmer:innen. Auf dem Stundenkonto ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit vermerkt und Arbeitgeber:innen ziehen es zur Berechnung der Entlohnung bei. Gerade bei unregelmäßigen Arbeitszeiten ist daher das Stundenkonto führen äußerst sinnvoll. Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass das Stundenkonto sehr genau geführt wird. 

Das Stundenkonto wird zur Lohnzahlung herangezogen

Wird mit den Arbeitgeber:innen ein fixer monatlicher Lohn vereinbart, so weicht dieser nicht ab, wenn ein Stundenkonto nicht ausgeglichen ist. Ist am Ende des Monats ein Plus auf dem Konto, so sind dies Überstunden, die nach vorheriger Vereinbarung ausgezahlt oder als Zeitausgleich abgegolten werden.

Entsteht ein Minus, so müssen die Arbeitnehmer:innen nicht mit einer Lohnkürzung rechnen. In dieser Situation werden die fehlenden Stunden im folgenden Monat ausgeglichen. 

Das Stundenkonto und das Ausscheiden aus dem Unternehmen

Scheidet ein:e Arbeitnehmer:in aus dem Unternehmen aus und das Stundenkonto weist Plusstunden auf, so können diese als Zeitausgleich genutzt werden. Wird diese Freizeit nicht genutzt, so müssen die Arbeitgeber:innen diese Überstunden bezahlen.

Sind Minusstunden entstanden, so kommt es darauf an, wer diese Minusstunden verursacht hat. Liegt die Schuld an den Minusstunden bei den Arbeitgeber:innen, müssen sie den vollen Lohn bezahlen. Hat der Arbeitnehmer:innen Schuld an Minusstunden, so werden diese Stunden vom Lohn abgezogen. 

Das Stundenkonto und das Arbeitsrecht

Seit einem Urteil vom September 2022 des BAG ist die Erfassung der Arbeitszeit in Deutschland verpflichtend. Diese Verpflichtung besteht für alle Unternehmen und deren Arbeitnehmer:innen. Es wurden keine Ausnahmen definiert. 

Wo liegen die Vorteile des Stundenkonto?

Für die Arbeitnehmer:innen gilt, dass jede Minute zählt. Im ersten Moment kommt man sich eventuell beobachtet oder übermäßig kontrolliert als Arbeitnehmer:innen vor. Doch wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit aufgezeichnet werden muss, bietet dies ebenfalls Vorteile. Durch das Stundenkonto führen wird jede Minute, die länger gearbeitet wird, protokolliert und dies ist ein großer Vorteil bei der Lohnabrechnung. 

Für Arbeitgeber:innen zählt der Vorteil, dass den gesetzlichen Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes einfach nachgekommen werden kann. Durch die Verpflichtung der Aufzeichnung der Arbeitszeit ist das Stundenkonto eine außerordentlich gute Möglichkeit, dieser Verpflichtung nachzukommen. 

Das Plus an Flexibilität eines Stundenkonto ermöglicht flexiblere Arbeitszeiten und Anfang- und Ende der täglichen Arbeitszeit kann von den Arbeitnehmer:innen selbst festgelegt werden. 

Was ist bezüglich des Stundenkonto während dem Urlaub oder Krankheit zu beachten?

Urlaub und Krankheit haben keine Auswirkung auf das Stundenkonto. An diesen Tagen werden keine Minusstunden eingetragen und das Zeitguthaben verändert sich nicht. Bestehende Überstunden werden bei einem Überstundenabbau einem Guthabenkonto zugeteilt. 

Was muss beim Stundenkonto beachtet werden?

Jeder Arbeitgeber:innen hat das Stundenkonto regelmäßig zu überprüfen. Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG §3) sind bestimmte maximale Arbeitszeiten für Wochen und Tage festgesetzt worden, die eingehalten werden müssen. Ebenfalls müssen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden, um dem Gesetz nachzukommen. Nicht zu vergessen, dass die Zeitrahmen zum Abbau von Überstunden ebenfalls gesetzlich geregelt wurden. Hier gelten in der Regel 24 Wochen oder sechs Monate! 

Ebenfalls wichtig für Arbeitgeber:innen sind das Einhalten des Mindestlohns und dessen gesetzliche Vorgaben. Werden viele Überstunden geleistet, muss zum Beispiel der Monatslohn der Arbeitnehmer:innen durch die geleisteten Arbeitsstunden des Monats geteilt werden. Liegt diese Summe unter dem Mindestlohn, so ist dies verboten. Arbeitgeber:innen haben solche Situationen im Vorfeld zu verhindern! 

Regelungen im Unternehmen können dazu beitragen, dass Arbeitnehmer:innen Überstunden in einem gewissen Zeitraum abbauen können oder wie viele Überstunden monatlich zulässig sind. Gesetzliche Richtlinien dürfen hier nicht überschritten werden. 

Wird mit dem Stundenkonto der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht nachgekommen?

Das Urteil des BAG aus dem Jahr 2022 sagt aus, dass die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit drei Anforderungen nachkommen muss. 

Die Aufzeichnungen müssen:

• objektiv
• Verlässlich
• Zugänglich 

durchgeführt werden.

Das Stundenkonto führen erfüllt diese Bedingungen in jedem Fall. In den Aufzeichnungen müssen der genaue Arbeitsbeginn, das exakte Ende der Arbeitszeit und die Pausen aufscheinen. Diese Aufzeichnungen müssen in jedem Fall zwei Jahre aufbewahrt werden. 

Die Führung des Stundenkonto

Wie bereits ersichtlich ist das Führen des Stundenkonto in jedem Fall sehr genau durchzuführen. Arbeitnehmer:innen haben darauf zu achten, die Angaben exakt aufzuzeichnen und erhalten dadurch Vorteile.

Wie ein Stundenkonto zu führen ist, kommt auf dessen Art und die Angaben des Unternehmens an. Die drei wichtigsten Anforderungen, objektiv, zuverlässig und zugänglich, müssen in jedem Fall eingehalten werden.