Das Zeitkonto: Einige Fakten, die du garantiert noch nicht kennst

Das Bundesarbeitsgericht hat mit einem Grundsatzurteil festgestellt, dass jede:r Arbeitgeber:in dazu verpflichtet ist, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer:innen exakt zu erfassen. Die Zeiterfassung muss mit einem Arbeitszeiterfassungssystem durchgeführt werden und dadurch erhält jeder der Arbeitnehmer:innen ein Zeitkonto. Abgekürzt wird das Zeitkonto oder Arbeitszeitkonto mit AZK (Arbeitszeitkonto).

Viele Unternehmen nutzen bereits ein solches System und einige Unternehmen müssen es nun in ihren Arbeitsalltag integrieren. Kennst du in diesem Zusammenhang schon die Zeiterfassung von Staffomatic? Sie bietet zahlreiche Vorteile und lässt sich einfach integrieren und nutzen. Als praktische App, als Terminal App und ganz ohne Papier und Stift werden Zeiten genau erfasst. Dementsprechend wird auf dem Zeitkonto Arbeit exakt dokumentiert.

Die exakte und faire Zeiterfassung als Stechuhr für die Hosentasche kann als App kinderleicht bedient werden. Zudem hast du den Vorteil, dass sich die erfassten Zeiten wunderbar mit der Lohnbuchhaltung vereinbaren lassen. Praktische Schnittstellen ermöglichen eine fehlerfreie Übertragung und erleichtern der Buchhaltung jede Menge Arbeitszeit.

Was es bei einem Zeitkonto zu beachten gilt und welche rechtlichen Regelungen hierzu bestehen, möchten wir im Folgenden erklären. 

Das Zeitkonto: Minusstunden und Höchstgrenzen

Durch die Führung des Zeitkontos werden der Überblick und die Kontrolle der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer:innen erheblich vereinfacht. Diese Vereinfachung bringt jedoch Vor- und Nachteile für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Der Vorteil ist ganz klar, dass eine faire Abrechnung für beide Seiten stattfindet. Es kann außerdem nicht zu Missverständnissen kommen und auch die Lohnbuchhaltung und die Abrechnung erfolgen deutlich entspannter. Schnell, korrekt und ohne Übertragungsfehler sind eigentlich nur Vorteile zu beleuchten.

Ein etwaiger Nachteil könnte sein, dass es für eine entsprechende App ein Diensthandy geben muss, auf welchem diese installiert werden kann. Wird das Diensthandy vergessen oder geht kaputt, gibt es natürlich Störungen in der lückenlosen Dokumentation, doch diese lässt sich durch unsere Terminal-App zum Glück beheben. Lies hierzu unseren entsprechenden Blogbeitrag, in welchem sich alles um Firmen-Apps und Dienstgeräte dreht.

Außerdem stellen sich einige Fragen, die beantwortet werden müssen. So zum Beispiel, was sind Minusstunden? Wie viele maximale Überstunden auf Zeitkonto dürfen angesammelt werden? Wie erfolgt die Aufzeichnung bei Erkrankung? Diese und viele weitere Fragen werden bei der Einführung des Zeitkonto regelmäßig gestellt. 

Zeitkonto: Eine Definition

Das Zeitkonto ist besonders wertvoll bei einem Arbeitszeitmodell mit flexibler Arbeitszeit. Durch die genaue Erfassung der geleisteten Arbeitszeit der Arbeitnehmer ist die Zeitkonto Lohnabrechnung erheblich vereinfacht und außerdem ganz genau.

Dadurch können Arbeitnehmer:innen teilweise mehr arbeiten und danach die mehr geleistete Arbeitszeit als Freizeitausgleich nutzen. Durch das Zeitkonto ist der Überblick der geleisteten Arbeitszeiten ebenfalls einfach möglich. In sämtlichen Bereichen ist ein besserer Überblick immer von Vorteil. Hiervon profitieren Arbeitnehmer:innen und auch Arbeitgeber:innen. Doch auch bei anderen Arbeitsmodellen wird auf dem Zeitkonto Arbeit genau erfasst und dokumentiert.

Mit einem Zeitkonto können Arbeitnehmer:innen ihre Freizeit besser einteilen. So besteht die Möglichkeit, bei einem höheren Arbeitsvolumen mehr Stunden zu arbeiten. Durch die längere Arbeitszeit entstehen Zeitkonto Überstunden auf dem Zeitkonto. Diese Zeitkonto Überstunden können an einem anderen Tag dafür genutzt werden, um früher die Arbeit zu beenden und zum Beispiel noch etwas zu erledigen, bevor die Geschäfte schließen. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, bei weniger Arbeitsaufkommen früher heimzugehen. Die dadurch entstehenden Minusstunden können an einem oder mehreren Tagen nachgearbeitet werden. 

Voraussetzung für das Zeitkonto ist, dass das ausgezahlte Arbeitsentgelt immer die gleiche Höhe aufweist. Werden in einem Monat mehr Stunden gearbeitet, beeinflusst das nicht die monatliche Entgeltzahlung. 

Wichtig wäre im Bereich Zeitkontos Arbeit noch zu erwähnen, dass bei Zeitarbeit kein Zeitkonto möglich ist!

1. Die Führung des Zeitkontos bei der Arbeit

Ein Unternehmen hat immer zu entscheiden, wie die Führung des Zeitkontos erfolgt. Du als Arbeitgeber:in kannst also entscheiden, auf welche Art das Zeitkonto deiner Mitarbeiter:innen geführt werden soll.

Mögliche Varianten sind hier:

• eine klassische Stechuhr
• eine spezielle Software zur Arbeitszeiterfassung
• handschriftliche Aufzeichnungen 
• eine Exceltabelle zur Zeiterfassung
• eine App

Für Arbeitnehmer:innen, die im Homeoffice arbeiten, ist die Verwendung einer elektronischen Zeiterfassung einfach umzusetzen und zusätzlich praktisch. Bedenke, dass bei der Einführung einer App für Deine Mitarbeiter:innen stets ein Anspruch auf ein Diensthandy besteht. Du kannst keinesfalls verlangen, dass Mitarbeitende eine App für die Arbeit auf ihrem privaten Smartphone installieren.

Unsere Online-Zeiterfassung bietet in dieser Hinsicht zahlreiche Vorteile für dich und deine Mitarbeiter:innen. Zum Beispiel besteht die Möglichkeit, vordefinierte Pausenzeiten einzuführen. Außerdem besteht ein direkter Zugriff in Echtzeit. Du hast die Möglichkeit, live zu prüfen, ob die von deinen Mitarbeiter:innen festgehaltenen Zeiten stimmen und zur Not sogar Korrekturen vornehmen. Sogar eine Kaffeepause oder eine Raucherpause lassen sich problemlos integrieren.

Da alle Mitarbeiter:innen über einen persönlichen PIN-Code verfügen, ist das System sicher und praktisch im Alltag anzuwenden. Von mehreren Geräten aus hast du die Möglichkeit, darauf zuzugreifen und zum Beispiel etwas nachzuschauen oder die Buchhaltung zu erledigen. Auch deine Lohnbuchhaltungsabteilung wird dir dies danken.

Die Minusstunden

Leisten Arbeitnehmer:innen weniger Stunden, weil sie früher heimgehen oder später ihre Arbeit aufnehmen, entstehen Minusstunden. Diese Minusstunden werden dann auf dem Zeitkonto erfasst. Du als Arbeitgeber:in gehst mit der Entgeltzahlung bei bestehenden Minusstunden am Ende des Monats in Vorleistung. Die in Deinem Unternehmen angestellten Arbeitnehmer:innen sind danach verpflichtet, die fehlenden Stunden nachzuarbeiten, um die Zeitschuld auszugleichen. 

Zeitarbeit kein Einsatz Zeitkonto: Zu beachten gilt hier: Kann ein:e Arbeitgeber:in aufgrund fehlender Aufträge nicht genügend Arbeit zur Verfügung stellen, ist dies ein Ausnahmefall. Musst du deine Mitarbeiter:innen vorzeitig nach Hause schicken, dann dürfen keine Minusstunden für diese Arbeitnehmer:innen auf dem Zeitkonto verrechnet werden! 

Auf dir als Arbeitgeber:in lastet das wirtschaftliche Risiko. Musst du also deine Mitarbeiter:innen aus betrieblichen Gründen früher in den Feierabend entlassen, müssen sie die Stunde weder nachgearbeitet werden, noch darf es Gehaltsabzüge geben. In diesem Fall entstehen also keine Minusstunden, welche auf dem Zeitkonto vermerkt werden dürfen.

2. Was passiert bei Minusstunden bei einer Kündigung?

Das Zeitkonto von Arbeitnehmer:innen wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses selbstverständlich aufgelöst und muss entsprechend ausgeglichen werden. Bei der Verrechnung kommt es darauf an, wer Schuld an den Minusstunden hat. Ist der:die Arbeitnehmer:in Schuld an den entstandenen Minusstunden, so ist die Abrechnung durch die Entgeltzahlung möglich. Diese entstehen zum Beispiel durch zahlreiche Tage, an denen Arbeitnehmer:innen zu spät erschienen sind, die Mittagspause überzogen haben oder zu früh in den Feierabend gegangen sind. Auch Erledigungen privater Natur gehören zu solchen selbst verschuldeten Minusstunden.

Können diese zeitlich ausgeglichen werden, kann dies erfolgen. Ist eine fristlose Kündigung erfolgt, besteht selbstverständlich die Möglichkeit zum zeitlichen Ausgleich nicht mehr. Die entsprechenden Stunden können dann mit dem letzten Gehalt gegengerechnet werden.

Bestehen hingegen Überstunden auf dem Zeitkonto, dann müssen diese abgegolten werden und zwar durch dich als Arbeitgeber:in. Es erfolgt ein Ausgleich finanzieller Natur oder durch Freizeit.

Krankheit oder Urlaub

Wurde ein Urlaub durch die Arbeitgeber:innen genehmigt oder besteht eine reguläre ärztliche Krankmeldung, dürfen den Arbeitnehmer:innen für diese Zeit keine Minusstunden anfallen. Die Entgeltfortzahlung hat durch die Arbeitgeber:innen zu erfolgen. Selbstverständlich müssen entsprechende Atteste vorgelegt werden.

Das bedeutet: Bei Krankheit und Urlaub entstehen keine Minusstunden, auch wenn die Arbeitnehmer:innen mehrere Wochen nicht zur Arbeit erscheinen. 

3. Wie viele maximale Überstunden auf Zeitkonto erlaubt

Allgemein besteht keine Höchstgrenze, maximale Überstunden auf Zeitkonto. Arbeitgeber:innen haben jedoch die Möglichkeit, eine Höchstgrenze festzulegen. Dies gilt auch für die Minusstunden auf dem Zeitkonto. Arbeitgeber:innen sollten jedoch beachten, dass der Ausgleich der Minusstunden für Arbeitnehmer:innen einfach bleibt. Werden zu viele Minusstunden gewährt, besteht die Möglichkeit, dass Arbeitnehmer:innen dieses Minus nicht mehr ausgleichen können. 

Zu beachten gilt hier: Bei Langzeitkonten sollte die Höchstgrenze von maximalen Überstunden auf Zeitkonto sehr hoch angesetzt werden. Dadurch ist es für Arbeitnehmer:innen möglich, Stunden anzusparen, um eine längere Auszeit zu erreichen. 

Regelung der Höchstgrenzen durch das Arbeitszeitgesetz

Laut Arbeitszeitgesetz liegt die Höchstarbeitszeit bei täglich acht Stunden. Dadurch ergibt sich eine wöchentliche Arbeitszeit von Montag bis Samstag von 48 Stunden. 

Im Durchschnitt dürfen diese 48 Stunden nicht überschritten werden. Besteht eine Wochenarbeitszeit von 40 Stunden, können daher pro Woche acht Überstunden gemacht werden. 

4. Die Vor- und Nachteile von einem Zeitkonto

Wie bei fast allem im Leben bestehen auch bei einem Zeitkonto Vor- und Nachteile. 

Die Vorteile:

• für Arbeitnehmer:innen schafft ein Zeitkonto mehr Flexibilität und ermöglicht es, die Zeit selbst einzuteilen
  • bessere Koordination von Freizeit und Arbeitszeit
• Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen
• Exakte Erfassung der Arbeitszeit
  • jede Minute der Arbeitszeit wird erfasst und nichts geht verloren
  • Genaue Kontrolle und Überblick über geleistete Arbeitszeit
• Einfache Anpassung an die saisonale oder auftragsbedingte Arbeitssituation

Die Nachteile:

• geringerer Erholungswert durch die Möglichkeit, konstant Überstunden zu leisten
  • dadurch entstehende physische und psychische Erkrankungen
• höherer Aufwand bei der Zeitkonto Lohnabrechnung 
  • genaues Festhalten der geleisteten Arbeitsstunden und regelmäßige Kontrolle
• Konflikte in der Familie durch das Leisten von Überstunden oder den Abbau von Minusstunden
• finanzielles Risiko durch das Zeitkontos für die Arbeitgeber:innen da für geleistete Überstunden Rücklagen gebildet werden müssen. Im Falle einer Insolvenz des Unternehmens müssen Überstunden ausbezahlt werden! 
• das Zeitkonto kann Arbeitnehmer:innen dazu verleiten auch dann Überstunden zu leisten, wenn es aus arbeitstechnischen Gründen nicht erforderlich ist 

Die genannten Bestimmungen und rechtlichen Fakten betreffend das Zeitkonto sind sicherlich nicht jedem bekannt. Durch den kurzen Überblick sind hoffentlich auch einige Unklarheiten aufgeklärt worden. In jedem Fall kann ein Zeitkonto als besonders positiv angesehen werden, weil die Aufzeichnung der Arbeitszeit einfacher zu kontrollieren ist. Zeitkonto Überstunden sind leicht ersichtlich und können für zusätzliche Freizeit sorgen.