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Geplante Überstunden im Dienstplan

Feb 9, 2024
Alina

Geplante Überstunden im Dienstplan

 

Immer wieder kommt es vor, dass in Unternehmen wichtige Projekte abgeschlossen werden müssen und dementsprechend vorübergehend mehr Arbeitskraft in kürzerer Zeit benötigt wird. Es kann ebenso vorkommen, dass eine:r der Kolleg:innen ausfällt und andere Mitarbeiter:innen einspringen müssen.

 

Alle Arbeitgeber:innen sind darauf angewiesen, dass seine Mitarbeiter:innen ihr Privatleben hin und wieder für die Arbeit opfern. Doch ist es erlaubt und wie viel Arbeitseinsatz kann ein Arbeitgeber:innen verlangen? Wann sind geplante Überstunden zulässig und wann nicht? Im folgenden Beitrag wird diesen Fragen nachgegangen und einiges hierzu erklärt.

 

Was sind geplante Überstunden?

Zu geplanten Überstunden kommt es dann, wenn Arbeitnehmer:innen über ihre normale Arbeitszeit hinaus geplant arbeiten. Dies kann durch erkrankte Kolleg:innen ein wichtiges Projekt oder auch durch die besonders aufwendige Fertigung eines Produktes entstehen.

 

Das bedeutet, dass die Normalarbeitszeit, die vertraglich festgesetzt wurde, geplant überschritten wird und Überstunden entstehen. Diese geplanten Überstunden werden im Dienstplan vermerkt.

 

Sind geplante Überstunden erlaubt?

Das Arbeitsrecht erlaubt grundsätzlich Überstunden, um ein Unternehmen zielführend und zufriedenstellend führen zu können. Es gilt jedoch einiges zu beachten, um Mitarbeiter:innen nicht zu überfordern. Arbeitnehmer:innen können außerdem von geplanten Überstunden profitieren. 

 

Wie sieht die Rechtsprechung betreffend geplante Überstunden aus?

Die Rechtsprechung richtet sich im Bereich der geplanten Überstunden nach den Fristen, die für Teilzeitarbeiter:innen vertraglich vereinbart wurden. Für Arbeitnehmer:innen, die auf der Basis der Teilzeitarbeit eine vertragliche Vereinbarung mit den Arbeitgeber:innen getroffen haben, besteht eine Frist für ungeplante Überstunden. Diese Frist beträgt vier Tage und ist im Teilzeit- und Befristungsgesetz verankert. Diese Frist ist ebenfalls gültig, wenn geplante Überstunden im Dienstplan vereinbart wurden. Eine Überplanung im Dienstplan ist für Arbeitgeber: innen nur dann zulässig, wenn das Arbeitsverhältnis dadurch nicht grundlegend verändert wird. 

 

Regelungen und Ausnahmen bei geplanter Mehrarbeit

 

Im Folgenden werden die wichtigsten Grundlagen zur Dienstplanerstellung und die rechtliche Seite hierzu zusammengefasst.

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 Die maximale Arbeitszeit von 10 Stunden täglich darf außer in Ausnahmefällen nicht überschritten werden. Hierbei ist zu beachten, dass die maximale wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden in keinem Fall überschritten werden darf. Kommt es dazu, dass diese 48 Stunden überschritten werden, so spricht man von Mehrarbeit.
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 Ein Einsatz von Überstunden ist dann gerechtfertigt, wenn es um die Existenz eines Unternehmens geht. So sind geplante Überstunden für Mitarbeiter:innen zum Beispiel auch dann zumutbar, falls eine Notsituation eintritt. Diese Notsituationen können durch Umweltkatastrophen oder einen Brand in einem Unternehmen entstehen.
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 Das Arbeitsgericht hat hierzu festgehalten, dass Forderungen, geplante Überstunden im Dienstplan aufzunehmen auf bis zu sechs Monate ausgeweitet werden können. Diese geplante Mehrarbeit erlaubt eine Arbeitszeit von maximal 60 Stunden in der Woche und 10 Stunden tägliche Arbeitszeit. Hier gilt jedoch darauf zu achten, dass die tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden nicht überschritten werden darf. Außerdem ist den Arbeitnehmer:innen Freizeitausgleich zu gewährleisten.
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Führungskräfte sind von den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen. Zu den Führungskräften zählen Arbeitgeber:innen und Mitarbeiter:innen in höheren Positionen, die ein Entscheidungsrecht erhalten haben. Diese Grundsatzentscheidung der Arbeitsleistung wird im Betriebsverfassungsgesetz Paragraph 5 Abs. 3 geregelt. 
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Diese Angaben gelten für Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge von Unternehmen, wenn keine anderen Regelungen vereinbart wurden. 

 

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Haben Arbeitnehmer:innen einen Anspruch auf geplante Überstunden im Dienstplan?

Hat ein Unternehmen durch Fehlplanung nicht genügend Arbeit für Arbeitnehmer:innen für geplante Überstunden, so ist dies kein Grund, Arbeitnehmer:innen vorzeitig nach Hause zu schicken. Ausgenommen hiervon ist, wenn Arbeit nicht durchgeführt werden kann, aufgrund von äußeren Umständen. 

 

So zum Beispiel, wenn geplante Überstunden im Dienstplan stehen und eine Maschine ausfällt oder Räumlichkeiten, in denen gearbeitet wird, nicht nutzbar sind. Kommt es zu dieser Situation, kann der Arbeitnehmer:innen seiner Beschäftigung nicht nachkommen und kann nach Hause gesandt werden.

 

Hierbei ist zu beachten, dass  Arbeitnehmer:innen Anspruch auf geplante Überstunden haben, auch wenn sie der Arbeit nicht nachkommen können.

 

Wann können geplante Überstunden im Dienstplan angewendet werden?

Arbeitgeber:innen dürfen nur dann ihre Arbeitnehmer:innen spontan zu Überstunden verpflichten, wenn ein echter Notfall eintritt. Liegt kein besonderer Notfall vor, können Arbeitnehmer:innen kurzfristig angeordnete Überstunden ablehnen.

 

In diesem Fall dürfen Arbeitnehmer:innen nicht fristlos gekündigt werden. Dies ist auch der Fall, wenn Überstunden vertraglich vereinbart wurden. Werden geplante Überstunden jedoch rechtzeitig angeordnet, müssen Arbeitnehmer:innen diesen Anordnungen nachkommen, sobald eine vertragliche Vereinbarung besteht. Hierbei handelt es sich um geplante Überstunden.

 

Wie lange vorher müssen geplante Überstunden bekannt gegeben werden?

Da es sich um eine explizite Planung handelt, haben HR-Abteilungen genügend Zeit, diese geplanten Überstunden in die Dienstpläne zu integrieren und dies auch mitzuteilen. Sehen Verantwortliche beispielsweise die Fertigstellung eines bestimmten Projektes gefährdet, besteht Handlungsbedarf. Die vorhandenen Arbeitskräfte werden in solchen Fällen zu geplanten Überstunden herangezogen.

 

Es ist jedoch nicht rechtens, zum Beispiel am Nachmittag oder am Morgen des Arbeitstages Überstunden für diesen Tag einfach anzukündigen. Überstunden für denselben Arbeitstag dürfen nicht einfach so verlangt werden. Auch dann nicht, wenn zum Beispiel unverhofft jemand ausfällt. Arbeitgeber:innen sind dazu verpflichtet, dass sie Sorge für genügend Personal tragen und können einen unvorhergesehenen Personalmangel nicht einfach durch spontane Überstunden ausgleichen. Das Frankfurter Arbeitsgericht urteilte beispielsweise hierzu, dass Überstunden mindestens vier Tage vorher kommuniziert werden müssen.

 

Die clevere Dienstplanung von Staffomatic ist die perfekte Lösung für solche Situationen. Durch die Apps können Mitarbeitende sogar aktiv daran mitwirken, die Dienstpläne passend zu ihren jeweiligen Bedürfnissen zu erstellen und zu planen. Ein Diensttausch kann beispielsweise mit unserem Tool einfach durchgeführt werden und bedarf keiner komplizierten Absprache. Ein sehr großes Plus für die Mitarbeiterzufriedenheit in jedem Unternehmen.

 

Besteht jedoch eine existenzielle Gefahr für das Unternehmen, bestehen wie bereits oben aufgeführt Ausnahmesituationen.

 

Wie kann man eine Überplanung im Dienstplan vermeiden

 

Es kann außerdem vorkommen, dass eine Überplanung im Dienstplan stattfindet und die HR es gar nicht bemerkt oder es einfach zu ungünstigen Planungsverhältnissen kommt. Arbeitgeber:innen sollten jedoch darauf achten, dass es nicht zu häufig zu Überstunden (geplant oder ungeplant kommt). Zu viele Überstunden oder sogar Mehrarbeit beeinflussen das Betriebsklima negativ und sorgen für Unzufriedenheit unter den Arbeitnehmer:innen. Dies ist sogar ein häufig vorkommender Grund für Kündigungen.

 

Dem kann entgegengewirkt werden, wenn entweder mehr Personal eingestellt oder anders geplant wird. Einfaches Planen und Koordinieren von Diensten und auch die Zeiterfassung sind mit den Tools von Staffomatic spielend leicht erledigt. Auch dann, wenn Projekte geplant werden müssen, ist die perfekte und gut durchdachte Dienstplanung ein Muss. Die jeweils zu erledigenden Arbeiten müssen auf die entsprechenden Mitarbeiter:innen aufgeteilt werden. Dies geschieht im Bestfall unter Berücksichtigung der jeweiligen Fähigkeiten und Fertigkeiten von Mitarbeiter:innen.

 

Häufig gestellte Fragen zu geplanten Überstunden

  • Wie lange vorher müssen Arbeitgeber:innen Überstunden ankündigen? Open or Close

    Arbeitgeber:innen müssen laut einem Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt geplante Überstunden zumindest vier Tage im Vorhinein bekannt geben. Das Gericht wertet somit das Recht der Arbeitnehmer:innen auf eine freie Gestaltung der Freizeit höher als die Verpflichtung zur Arbeitsleistung. Überstunden zum Beispiel für denselben Arbeitstag anzukündigen, weil dem Chef aufgefallen ist, dass etwas nicht fertig wird, ist nicht erlaubt.

  • Kann man geplante Mehrarbeit ablehnen? Open or Close

    Im Prinzip kann jede:r Arbeitnehmer:in geplante Überstunden verweigern. Eine Verweigerung von geplanter Mehrarbeit ist jedoch nur dann zulässig, wenn diesbezüglich keine vertragliche Pflicht besteht. Das bedeutet, wenn im Arbeits- oder Tarifvertrag keine Vereinbarung getroffen wurde, dürfen auch die geplanten Überstunden verweigert werden. Besteht eine schriftliche Vereinbarung, so ist eine Verweigerung mit einer Arbeitsverweigerung gleichzusetzen und dies ist ein triftiger Kündigungsgrund. Steht die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel, so sind Mitarbeitende jedoch dazu verpflichtet.

  • Ist man verpflichtet geplante Mehrarbeit zu leisten? Open or Close

    In erster Linie muss hier durch die Arbeitgeber:innen festgelegt worden sein, wie viele Mehrarbeitsstunden höchstens angeordnet werden dürfen. Im Normalfall liegen hier Regelungen wie zum Beispiel “Ist es aus betrieblichen Gründen notwendig, so sind Arbeitnehmer:innen verpflichtet, geplante Überstunden im gesetzlich festgelegten Rahmen durchzuführen”. 

  • Dürfen Arbeitgeber:innen wegen Personalmangel Überstunden anordnen? Open or Close

    Wurde im Arbeits- oder Tarifvertrag keine schriftliche Vereinbarung getroffen, dass Arbeitnehmer:innen bei Personalmangel eine Pflicht zur Überstundenleistung haben, so ist dies kein Rechtfertigungsgrund zur Anordnung von Überstunden. Prinzipiell solle durch Arbeitgeber:innen Sorge getragen werden, dass stets genügend Personal vorhanden ist, um gegebenenfalls Engpässe zu überbrücken oder um Ausfälle zu komprimieren.

  • Wer entscheidet über Vergütung von Überstunden? Open or Close

    Arbeitgeber:innen haben grundsätzlich das Recht, darüber zu entscheiden, wie mit Überplanung im Dienstplan umgegangen wird. So können sie frei zwischen Bezahlung und Freizeitausgleich wählen. Arbeitnehmer:innen haben in diesem Bereich kein Recht auf Mitsprache!

     

    Funktioniert die Absprache zwischen beiden Parteien gut, ist es nicht selten, dass eine beider Parteien das Gespräch sucht und eventuell Wünsche äußert. Es ist natürlich überaus wichtig, bestehende Regelungen in Tarifvertrag zu beachten.

  • Wie werden geplante Überstunden versteuert? Open or Close

    Geplante Überstunden werden behandelt wie der laufende Arbeitslohn und dementsprechend werden sie auch so versteuert. Eine teilweise Steuerbefreiung gilt jedoch für geplante Überstunden. Hierbei handelt es sich um Sonn-, Feiertags- oder Nachtzuschläge, die an diesen Tagen, wenn gearbeitet wird, ausbezahlt werden. Diese Zuschläge unterliegen bestimmten Regelungen, welche jedoch mit den Überstunden an sich nichts zu tun haben, sondern damit, wann die Arbeit verrichtet wurde. Es handelt sich um eine Bezahlung für erbrachte Arbeit mit dementsprechend normaler Besteuerung.

  • Können geplante Überstunden bei der Rente angerechnet werden? Open or Close

    Die Vergütung der geplanten Mehrarbeit wird zum laufenden Arbeitsentgelt gezählt und wird dadurch zur Beitragsberechnung in dem Monat, in dem diese Überstunden geleistet wurden, herangezogen. Betrachtet man die jährliche Beitragsmeldung, so ist ersichtlich, welche Arbeitsentgelte der Krankenversicherung und der Rentenversicherung übermittelt wurden.

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