Der Ultimative Vergleich: Pendlerpauschale oder Fahrtkostenzuschuss?

Was lohnt sich und wo liegen die Unterschiede für Arbeitnehmende? 🔍

In vielen Berufen sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, täglich zu ihrem Arbeitsplatz zu pendeln. Hierbei entstehen ihnen Kosten, die von den Arbeitgebern oft nur teilweise übernommen werden. Um die finanziellen Belastungen zu minimieren, stehen den Arbeitnehmern zwei Optionen zur Verfügung: Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale. Doch was ist besser?

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine Art Zuschuss, den Arbeitnehmende von ihrer Arbeitstätte erhalten können, um die Kosten für das tägliche Pendeln zu decken. Dieser Zuschuss wird auf die tatsächlich anfallenden Kosten für die Fahrt berechnet und kann in Form von Bargeld oder als Freibetrag in der Lohnabrechnung ausgezahlt werden.

Voraussetzungen

• Die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz regelmäßig und unentgeltlich erfolgen
• Die Kosten für die Fahrt müssen angemessen und notwendig sein

In manchen Fällen kann es erforderlich sein, dass Arbeitnehmende Nachweise für die tatsächlichen Kosten vorlegen. Dies kann beispielsweise durch Rechnungen oder Quittungen erfolgen. Es ist wichtig zu beachten, dass der Fahrtkostenzuschuss nicht für andere Arten von Reisen gewährt wird, wie beispielsweise Urlaubsreisen oder sonstige Freizeitaktivitäten.

Arbeitgebende haben in der Regel einen gewissen Spielraum, wenn es um die Höhe des Fahrtkostenzuschusses geht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dieser innerhalb gewisser Grenzen bleiben muss, um als angemessen angesehen zu werden. In einigen Fällen kann es auch notwendig sein, dass Unternehmen den Fahrtkostenzuschuss jährlich anpassen, um sicherzustellen, dass er weiterhin angemessen ist.

Vorteile 👍

• Er deckt die tatsächlichen Kosten ab, die für den Fahrtweg anfallen
• Er ist steuer- und sozialversicherungsfrei

Nachteile 👎

• Er wird nicht automatisch gewährt, es muss ein Antrag gestellt werden
  
• Arbeitgebende können Zuschüsse nicht in voller Höhe gewähren oder ablehnen

Die Pendlerpauschale im Jahr 2024

Die Pendlerpauschale ist eine wichtige steuerliche Regelung, die es Berufspendlern ermöglicht, Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte steuermindernd geltend zu machen. Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige können von der Pendlerpauschale profitieren.

Gesetzlich ist die Pendlerpauschale in § 9 Abs. 1 bis 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) festgelegt. Dort werden die Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (erste Tätigkeitsstätte) sowie die Anzahl der Arbeitstage als wichtige Faktoren für die Berechnung der Pendlerpauschale genannt.

Die Pendlerpauschale ermöglicht es Arbeitnehmern, einen Teil ihrer Fahrtkosten in ihrer jährlichen Steuererklärung anzugeben, um die Einkommensteuer zu reduzieren oder eine Steuerrückerstattung zu erhalten. Es ist wichtig, die entsprechenden Bestimmungen zur Pendlerpauschale zu kennen, um die Fahrtkosten zu minimieren und die Einkommensteuer entsprechend anzupassen.

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Wann wird die Pendlerpauschale gezahlt?

Die Pendlerpauschale steht allen Arbeitnehmern zu, die regelmäßig eine Arbeitsstätte außerhalb ihres Wohnorts aufsuchen. Dies betrifft sowohl Angestellte als auch Selbstständige. Die regelmäßige Arbeitsstätte ist der Ort, an dem Arbeitnehmer ihre berufliche Tätigkeit überwiegend ausüben. Dies kann ein Büro, eine Werkstatt oder ein anderer Arbeitsort sein, an dem sie einem festen Arbeitsmuster folgen.

Wer hat Anspruch auf die Pendlerpauschale?

Berufspendler in öffentlichen Verkehrsmitteln des Nah- und Fernverkehrs, Autofahrer, Motorradfahrer, Fahrrad- und E-Bike-Fahrer, Mitglieder von Fahrgemeinschaften und Fußgänger. Es ist wichtig zu beachten, dass Arbeitnehmer die verschiedenen genutzten Verkehrsmittel separat in der Steuererklärung angeben müssen.

Es gibt jedoch Situationen, in denen Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die Pendlerpauschale haben: Wenn keine regelmäßige Arbeitsstätte vorhanden ist, wenn Fahrgemeinschaften genutzt werden (ohne eigenes Fahrzeug), wenn der Arbeitgeber die Fahrtkosten komplett übernimmt oder einen Dienstwagen stellt, und wenn die Fahrten nicht beruflich veranlasst sind.

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer, der nicht zu Fuß zur Arbeit geht und keine vergleichbaren Transportmöglichkeiten nutzt, Anspruch auf die Pendlerpauschale, unabhängig von der Art des Arbeitsvertrags.

Vorteile 👍

• Wird automatisch gewährt, solange die o.g. Voraussetzungen erfüllt sind.
• Kann jedes jahr steuerlich geltend gemacht werden.

Nachteile 👎

• Es handelt sich um einen Pauschalbetrag, der nicht die tatsächlichen Kosten abdeckt.
• Arbeitnehmende müssen ihre Fahrten selbst aufzeichnen, um diese steuerlich geltend zu machen.

Ab wie viel Kilometern erhält man die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale ermöglicht es, für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz 0,30 Euro von der Steuer abzusetzen. Diese Regelung gilt für Wege zur sogenannten ersten Tätigkeitsstätte, und es sind keine Belege erforderlich.

Seit 2021 gibt es für Fernpendler eine höhere Kilometerpauschale:

• 2021: 35 Cent ab dem 21. Entfernungskilometer
• Ab 2022: 38 Cent ab dem 21. Entfernungskilometer

Die Berechnung erfolgt auf Basis der vollen Entfernungskilometer, sodass bei einer Entfernung von 33,9 km beispielsweise nur 33 km für die Entfernungspauschale zugrundegelegt werden können. Es wird jeweils nur eine einfache Strecke (Hin- oder Rückweg) berücksichtigt, unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel.

Die Erhöhung der Pendlerpauschale auf 0,38 Euro pro Kilometer ab dem 21. Kilometer war eigentlich erst für 2024 geplant. Jedoch wurde sie durch das Energie-Entlastungspaket der Bundesregierung vorgezogen und gilt rückwirkend ab dem 1. Januar 2022. Diese Maßnahme soll insbesondere Pendler aus ländlichen Gebieten entlasten, die aufgrund fehlender ÖPNV-Optionen auf das Auto angewiesen sind.

Pendlerpauschale Rechner: Wie berechne ich meine Pendlerpauschale?

Um deine Pendlerpauschale zu berechnen, solltest du zunächst den zurückgelegten Arbeitsweg notieren oder anhand von Belegen ermitteln. Dabei werden nur volle Kilometer berücksichtigt, angefangene Kilometer finden keine Berücksichtigung.

Die Formel zur Berechnung der Pendlerpauschale lautet:

Zahl der Arbeitstage × Pauschale pro Kilometer × Entfernungskilometer für einfache Fahrt = Pendlerpauschale

Nehmen wir als Beispiel einen Arbeitnehmer, der täglich 25 Kilometer mit dem Auto von seiner Wohnung zum Arbeitsplatz und zurück pendelt. Er erhält 0,30 Euro Pendlerpauschale pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer Fahrstrecke und 0,38 Euro pro Kilometer für jeden weiteren Kilometer.

Angenommen, der Arbeitnehmer arbeitet an 220 Tagen im Jahr. Die Berechnung seiner Pendlerpauschale würde folgendermaßen aussehen:

220 Arbeitstage × 0,30 Euro Pendlerpauschale × 20 Kilometer einfache Fahrt = X Euro

220 Arbeitstage × 0,38 Euro Pendlerpauschale × 5 Kilometer einfache Fahrt = Y Euro

Das Ergebnis, das der Arbeitnehmer jährlich als Pendlerpauschale erhält, ergibt sich aus der Summe von X und Y.

Gibt es eine Höchstgrenze bei der Pendlerpauschale?

Ja, die gesetzlich festgelegte Höchstgrenze für die Pendlerpauschale beträgt maximal 4.500 Euro pro Kalenderjahr. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmer maximal diesen Betrag als Pendlerpauschale geltend machen können, auch wenn ihre tatsächlichen Fahrtkosten höher sind. Diese Obergrenze gilt jedoch nur unter bestimmten Bedingungen:

• Für Motorrad-, Motorroller- und Fahrradfahrer sowie Fußgänger.
• An Tagen, an denen Mitglieder einer Fahrgemeinschaft nicht mit dem eigenen Pkw fahren.
• Bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, wenn Arbeitnehmer beispielsweise ein Jahresticket als Fahrtkostenzuschuss erhalten haben.

Es ist wichtig zu beachten, dass für das Finanzamt bei der Pendlerpauschale für Fahrten mit dem eigenen Auto keine Höchstgrenze besteht. Arbeitnehmer können jedoch die Obergrenze von 4.500 Euro überschreiten, wenn sie nachweisen können, dass ihre Fahrtkosten höher sind. Dazu müssen sie entsprechende Belege wie Tankquittungen, Fahrscheine oder andere relevante Dokumente aufbewahren und bei Bedarf vorlegen.

Für Pendler, die einen eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw verwenden oder für Familienheimfahrten mit doppelter Haushaltsführung, ist es möglich, die Höchstgrenze zu überschreiten. In diesen Fällen müssen jedoch regelmäßig Nachweise über die höheren Kosten erbracht werden. Bei der Nutzung von Firmenwagen ist zudem die Versteuerungsform zu berücksichtigen.

Wie kann ich die Pendlerpauschale auf der Steuererklärung richtig absetzen?

Um die Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend zu machen, benötigst du einige wichtige Informationen:

• Die Adresse deiner ersten Arbeitsstätte,
• die einfache Entfernung zum Arbeitsort,
• die Anzahl der Arbeitstage pro Woche,
• die Gesamtzahl der Arbeitstage im Jahr sowie
• die Anzahl der Urlaubs- und Krankentage.

Um die Pendlerpauschale korrekt einzutragen, wird sie im Bereich "Werbungskosten" in der Anlage N der Steuererklärung eingetragen. Diese Anleitung gilt jedoch nur für Angestellte.

Vergleich zwischen Pendlerpauschale und Fahrtkostenzuschuss

Der Vergleich zwischen Pendlerpauschale und Fahrtkostenzuschuss hängt von verschiedenen Faktoren ab. Einerseits bietet die Pendlerpauschale eine automatische Gewährung, solange bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, und kann jedes Jahr steuerlich geltend gemacht werden. Andererseits deckt sie jedoch nicht die tatsächlichen Kosten ab. Der Fahrtkostenzuschuss hingegen ermöglicht es, die tatsächlichen Kosten zu decken, aber es ist nicht sicher, ob der Arbeitgeber ihn in voller Höhe gewährt.

Arbeitnehmer sollten ihre Bedürfnisse und Situationen sorgfältig prüfen, um die beste Option für sie zu wählen. Wenn es darum geht zu entscheiden, ob man einen Fahrtkostenzuschuss oder eine Pendlerpauschale beantragen sollte, müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden.