Die Lohnsteuerbescheinigung ist eines dieser Dokumente, die auf den ersten Blick ziemlich bürokratisch wirken – aber extrem wichtig sind. Jedes Jahr bekommst du sie von deinem Arbeitgeber bzw. deiner Arbeitgeberin, und sie enthält alle Infos, die das Finanzamt für deine Steuerberechnung braucht.
Ob für die Steuererklärung, die Überprüfung deiner Abzüge oder einfach, um den Überblick über dein Einkommen zu behalten – ohne Lohnsteuerbescheinigung geht’s nicht. In diesem Beitrag erklären wir dir einfach verständlich, was eine Lohnsteuerbescheinigung ist, was es mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auf sich hat und was passiert, wenn du deine Lohnsteuerbescheinigung verloren hast.
Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung?
Kurz gesagt: Die Lohnsteuerbescheinigung ist eine amtliche Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug. Darin sind alle wichtigen Daten zu deinem Jahresverdienst und den abgeführten Steuern festgehalten – also zum Beispiel Bruttolohn, einbehaltene Lohnsteuer, Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag.
Der große Unterschied zur monatlichen Lohnabrechnung: Während die Abrechnung dir regelmäßig zeigt, wie sich dein Netto zusammensetzt, fasst die Lohnsteuerbescheinigung das Ganze für das gesamte Kalenderjahr zusammen. Sie ist also quasi das Jahreszeugnis deiner Einkünfte.
Für dich als Arbeitnehmer*in ist sie vor allem wichtig, wenn du deine Steuererklärung machst. Das Finanzamt nutzt die Daten, um deine Steuerlast genau zu berechnen. Gleichzeitig ist sie auch ein Nachweis darüber, was dein Arbeitgeber bereits an Steuern abgeführt hat.
Wer stellt die Lohnsteuerbescheinigung aus?
Die Lohnsteuerbescheinigung wird immer von deinem Arbeitgeber bzw. deiner Arbeitgeberin erstellt. Dabei handelt es sich nicht um eine freiwillige Leistung, sondern um eine gesetzliche Pflicht. Arbeitgebende müssen einmal im Jahr die relevanten Daten aller Mitarbeitenden ans Finanzamt übermitteln und ihren Beschäftigten eine Kopie zur Verfügung stellen.
Üblicherweise passiert das zu Beginn des Folgejahres. Das heißt: Für das Steuerjahr 2024 bekommst du deine Bescheinigung Anfang 2025. In Sonderfällen, zum Beispiel wenn du im Laufe des Jahres kündigst oder den Job wechselst, muss dir dein bisheriger Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung auch schon früher aushändigen.
Besonders wichtig: Dein Arbeitgeber übermittelt die Daten heute fast ausschließlich digital. Das läuft über das ELSTER-System direkt an das Finanzamt. Du erhältst dann zusätzlich eine Papier- oder elektronische Kopie – und genau diese brauchst du für deine Unterlagen oder deine Steuererklärung.
Wann bekommt man die Lohnsteuerbescheinigung?
Normalerweise erhältst du deine Lohnsteuerbescheinigung einmal im Jahr – und zwar zu Beginn des Folgejahres. Das heißt: Für das Steuerjahr 2025 bekommst du sie Anfang 2026. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Daten rechtzeitig an das Finanzamt zu übermitteln und dir eine Kopie auszuhändigen.
Es gibt aber auch Sonderfälle. Wenn du zum Beispiel im Laufe des Jahres kündigst oder zu einem anderen Unternehmen wechselst, stellt dir dein bisheriger Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung für die bisherige Beschäftigungszeit aus. So stellst du sicher, dass deine Einkünfte korrekt erfasst werden und dein neuer Arbeitgeber die richtigen Steuerabzugsmerkmale hat.
Wichtig zu wissen: Du bekommst die Lohnsteuerbescheinigung also nicht monatlich wie eine Lohnabrechnung, sondern nur einmal jährlich bzw. bei einem Arbeitgeberwechsel. Sie ist quasi die jährliche Zusammenfassung deiner Einkünfte und Abzüge.
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Früher gab es die Lohnsteuerbescheinigung ausschließlich auf Papier, doch seit einigen Jahren läuft das Ganze weitgehend digital. Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung – offiziell „ELStAM“ (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) – sorgt dafür, dass deine Daten direkt und sicher an das Finanzamt übermittelt werden.
Für dich als Arbeitnehmenden bedeutet das: weniger Papierkram und weniger Fehlerquellen. Du musst die Werte in deiner Steuererklärung nicht mehr selbst abtippen, weil das Finanzamt die Zahlen bereits digital vorliegen hat.
Natürlich bekommst du trotzdem eine Ausfertigung deiner Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber. Die kann auf Papier oder eben als elektronische Lohnsteuerbescheinigung (z. B. als PDF im Mitarbeiter-Portal) bereitgestellt werden. Und die solltest du unbedingt aufheben, falls es später Rückfragen oder Unstimmigkeiten gibt.
Kurz gesagt: Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung macht den Prozess für alle moderner, schneller und sicherer.
Aufbau & Inhalt: Wie sieht eine Lohnsteuerbescheinigung aus?
Eine Lohnsteuerbescheinigung mag auf den ersten Blick ziemlich technisch wirken, aber eigentlich ist sie logisch aufgebaut. Sie enthält alle relevanten Daten, die das Finanzamt braucht, um deine Steuer zu berechnen.
Typische Inhalte sind:
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Bruttoarbeitslohn: dein gesamtes Jahreseinkommen vor Abzügen.
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Einbehaltene Lohnsteuer: wie viel bereits an das Finanzamt abgeführt wurde.
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Kirchensteuer (falls du kirchensteuerpflichtig bist).
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Solidaritätszuschlag.
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Sozialversicherungsbeiträge: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
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Steuer-Identifikationsnummer und Steuernummer: wichtige Angaben, die dich eindeutig zuordnen.
Viele fragen sich: Wo steht die Steuernummer auf der Lohnsteuerbescheinigung? – die findest du meistens im oberen Bereich des Dokuments, gut sichtbar zusammen mit deinen persönlichen Daten.
Lohnsteuerbescheinigung verloren – was tun?
Du hast deine Lohnsteuerbescheinigung verloren? Folgende Schritte kannst du tun:
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Arbeitgeber kontaktieren: Der erste Schritt ist, den Arbeitgeber zu informieren. Er ist verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung erneut auszustellen oder eine Ersatzbescheinigung zu erstellen.
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Digitale Lohnsteuerbescheinigung prüfen: Seit einigen Jahren werden elektronische Lohnsteuerbescheinigungen an das Finanzamt übermittelt. In vielen Fällen kann die Information auch direkt über das ELSTER-Portal abgerufen werden.
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Finanzamt informieren: Falls der Arbeitgeber nicht erreichbar ist oder die Bescheinigung nicht erneut ausstellt, kann das Finanzamt weiterhelfen. In der Regel können die Daten aus den beim Finanzamt gespeicherten Meldungen übernommen werden.
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Fristen beachten: Auch bei Verlust der Bescheinigung gelten die üblichen Fristen für die Abgabe der Steuererklärung. Es empfiehlt sich, frühzeitig Ersatz zu beantragen, um Verzögerungen zu vermeiden.
Aufbewahrungspflicht: Wie lange muss man die Lohnsteuerbescheinigung aufbewahren?
Lohnsteuerbescheinigungen zählen zu den steuerlich relevanten Unterlagen und unterliegen daher klaren Aufbewahrungspflichten. Grundsätzlich sollten sie mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist ergibt sich aus den Vorgaben der Abgabenordnung (§ 147 AO), da das Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen oder Nachfragen zu den Einkünften auf diese Unterlagen zugreifen kann.
Auch wenn die Lohnsteuerbescheinigung selbst bereits elektronisch ans Finanzamt übermittelt wurde, ist es sinnvoll, die eigenen Kopien für die persönliche Steuerakte zu behalten. So lassen sich Nachfragen oder Unklarheiten bei der Steuererklärung problemlos klären. Die Aufbewahrung kann sowohl in Papierform als auch digital erfolgen. Wichtig ist, dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicher und vollständig archiviert werden, damit sie im Bedarfsfall schnell verfügbar sind.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Mai 25, 2023
