Nachweisgesetz

Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten. Ziel ist es, für mehr Transparenz, Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit in Beschäftigungsverhältnissen zu sorgen.

Mit der Reform des Nachweisgesetzes zum 1. August 2022 – als Folge einer EU-Richtlinie – wurden die Anforderungen an die Dokumentation deutlich erweitert. 

Dieser Beitrag bietet dir einen klaren Überblick darüber, welche Inhalte laut Nachweisgesetz in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden müssen, welche Fristen gelten und welche rechtlichen Folgen bei Verstößen drohen.

Was ist das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz (NachwG) ist ein zentraler Bestandteil des deutschen Arbeitsrechts. Es verpflichtet Arbeitgeber dazu, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich zu dokumentieren und der beschäftigten Person auszuhändigen – und zwar in einer klaren, verständlichen und verbindlichen Form.

Der Hintergrund: Nicht alle Arbeitsverhältnisse kommen durch umfangreiche, schriftliche Verträge zustande. Gerade bei mündlichen Absprachen oder einfachen, formlosen Vereinbarungen kann es später zu Missverständnissen oder Unklarheiten kommen – etwa über die Vergütung, die Arbeitszeit oder Kündigungsfristen. Das Nachweisgesetz schafft hier Rechtssicherheit für beide Seiten.

Neuregelung seit dem 1. August 2022

Im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 („Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen“) wurde das Nachweisgesetz im Jahr 2022 umfassend überarbeitet. Seitdem sind die Anforderungen an Arbeitgeber deutlich gestiegen:

• Mehr Angaben müssen schriftlich festgehalten werden

• Die Nachweise müssen innerhalb kurzer Fristen vorliegen

• Es genügt nicht mehr nur ein einfacher Arbeitsvertrag – auch zusätzliche Informationen sind verpflichtend

Arbeitsvertrag Nachweisgesetz: Was muss drin stehen?

Seit der Reform des Nachweisgesetzes im August 2022 reicht ein einfacher Arbeitsvertrag mit ein paar Eckdaten nicht mehr aus. Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Vielzahl konkreter Informationen schriftlich festzuhalten und auszuhändigen – spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Dabei geht es nicht nur um grundlegende Angaben wie Gehalt oder Arbeitsort, sondern auch um viele Details, die früher oft nur mündlich oder gar nicht geregelt wurden.

Welche Fristen gelten beim Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz macht nicht nur klare Vorgaben dazu, was dokumentiert werden muss, sondern auch wann. Gerade durch die Neuregelung seit dem 1. August 2022 sind die Fristen deutlich strenger geworden – mit der Folge, dass Arbeitgeber ihre Prozesse entsprechend anpassen müssen.

Diese Fristen gelten:

1. Name, Anschrift, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungsfristen usw. müssen spätestens am 1. Arbeitstag schriftlich ausgehändigt werden.

2. Alle übrigen Angaben laut § 2 NachwG müssen spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich ausgehändigt werden.

Das bedeutet konkret: Schon vor dem ersten Arbeitstag müssen viele zentrale Informationen schriftlich fixiert sein – etwa das Gehalt, die Arbeitszeit oder der Arbeitsort. Weitere Angaben, wie z. B. Hinweise auf Tarifverträge oder Informationen zum Kündigungsschutzverfahren, können innerhalb der ersten vier Wochen nachgereicht werden.

Was gilt für neue und bestehende Arbeitsverhältnisse?

Mit der Reform des Nachweisgesetzes stellt sich für viele Unternehmen die Frage: Gilt das nur für neue Verträge – oder auch für bestehende Arbeitsverhältnisse?

Die Antwort: Beides.

➡️ Für neue Arbeitsverhältnisse:

Für alle Arbeitsverträge, die ab dem 1. August 2022 neu geschlossen wurden, gelten die neuen Nachweispflichten vollumfänglich. Das heißt: Arbeitgeber müssen sämtliche vorgeschriebenen Inhalte rechtzeitig und schriftlich zur Verfügung stellen – je nach Inhalt entweder am ersten Arbeitstag oder innerhalb eines Monats.

➡️ Für bestehende Arbeitsverhältnisse:

Bei bereits bestehenden Verträgen besteht kein automatischer Änderungszwang – aber: Sobald Mitarbeitende eine schriftliche Auskunft verlangen, muss diese innerhalb von sieben Kalendertagen übermittelt werden, inklusive aller gesetzlich geforderten Angaben.

Das bedeutet: Auch wenn keine aktive Umstellung nötig ist, müssen Unternehmen auf Anfrage jederzeit nachliefern können – vollständig, schriftlich und fristgerecht.

Welche Form ist erlaubt – reicht eine E-Mail?

Das Nachweisgesetz regelt nicht nur den Inhalt und die Fristen, sondern auch ganz konkret die Form, in der die Informationen übermittelt werden müssen.

Mit dem Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) am 1. Januar 2025 wurde das Nachweisgesetz angepasst. Die bisherige Pflicht zur Schriftform – also zur eigenhändigen Unterschrift auf Papier – wurde durch die Textform gemäß § 126b BGB ersetzt. Das bedeutet, dass Arbeitsverträge und die darin enthaltenen wesentlichen Arbeitsbedingungen nun auch digital, beispielsweise per E-Mail oder PDF, übermittelt werden können.

Was bedeutet "Textform" konkret?

Die Textform erfordert keine handschriftliche Unterschrift, sondern lediglich eine nachvollziehbare Zuordnung der Erklärung zur erklärenden Person. Dies kann durch die Nennung des Namens am Ende des Dokuments oder durch eine elektronische Signatur erfolgen. Wichtig ist, dass das Dokument:

• für die Mitarbeitenden zugänglich ist (z. B. durch Übersendung an die persönliche E-Mail-Adresse),
• gespeichert und ausgedruckt werden kann,
• und der Arbeitgeber die Mitarbeitenden zur Bestätigung des Empfangs auffordert.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, trotz dieser Erleichterungen bleiben bestimmte Formerfordernisse bestehen:

• Befristete Arbeitsverträge müssen weiterhin in Schriftform abgeschlossen werden. Fehlt die Schriftform, gilt der Vertrag als unbefristet.
• In bestimmten Branchen, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz fallen (z. B. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Wach- und Sicherheitsdienste), ist die Schriftform weiterhin verpflichtend.