Personalstammblatt

Unsere moderne Welt ist durch die Digitalisierung äußerst dynamisch und dadurch sehr effizient geworden. Die Digitalisierung hat auch in Unternehmen einen wichtigen und durchaus positiven Einfluss erzielt. Insbesondere im Bereich der Personalverwaltung ist die Digitalisierung ein wertvoller Helfer und reduziert zudem auch Kosten. 

Um die Personalverwaltung in Unternehmen effizient und einfach zu gestalten, ist das Personalstammblatt mittlerweile unerlässlich. Im Personalstammblatt werden alle wichtigen Stammdaten der Mitarbeitenden aufgezeichnet. Dadurch ergibt sich des Öfteren die Frage: „Was sind Stammdaten und warum sind sie so wichtig?“ 

Stammdaten Definition

Die auf die Mitarbeitenden eines Unternehmens oder einer Organisation bezogenen Daten werden Stammdaten genannt. Diese Stammdaten werden in der Regel in einem Personalstammblatt aufgezeichnet. 

Arbeitgebende können mit den Personalstammdaten jede:n Mitarbeiter:in exakt identifizieren, da für jede:n Mitarbeiter:in ein eigenes Personalstammdatenblatt angelegt wird. Dieses Personalstammdatenblatt wird für die Mitarbeitenden bei der Aufnahme in das Unternehmen angelegt und bleibt solange bestehen, bis diese:r Mitarbeiter:in austritt. Die Stammdaten sind in der Regel die persönlichen Daten, die sich im Laufe der Beschäftigung nicht wesentlich verändern. 

Beispiele für Stammdaten

Es besteht keine verbindliche Regelung, welche persönliche Daten als Personalstammdaten gewertet werden. Jedes Unternehmen regelt individuell die Einteilung der wichtigsten Stammdaten im Personalwesen. 

Die im folgenden genannten Beispiel Stammdaten können als Grundlage gelten:

• persönliche Daten 
  • Nachname 
  • Vorname 
  • Geburtsdatum 
  • Geschlecht 
  • Familienstand 
• Kontaktdaten 
  • Anschrift 
  • Telefonnummer 
  • Mailadresse 
  • Bankverbindung 
• Daten der Mitarbeiternden zur Beschäftigung 
  • das Eintrittsdatum 
  • Art der Beschäftigung 
    • Vollzeit 
    • Teilzeit 
    • Unbefristet 
    • Befristet 
  • die Stammkostenstelle 
  • die Gehaltsdaten 
    • Außertariflich
    • Tarif 
    • Boni
    • oder ähnliches 
  • Krankheitstage
  • Urlaubstage 
  • eventuell Daten der beruflichen Ausbildung, Studium oder eventuelle Fortbildungen
• Sozialversicherungsdaten 
  • Sozialversicherung 
  • die Daten der Krankenversicherung 
  • die Daten für die Rentenversicherung 

Wie hier zu erkennen ist, sind Stammdaten oder auch ein Personalstammblatt enorm wichtig für Unternehmen, da sie alle wichtigen Informationen der Mitarbeitenden umfassen. Dadurch können sie als Grundlage für die effektive Arbeitsweise der Personalverwaltung bezeichnet werden. Sie unterstützen zudem die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz. 

Des Weiteren vereinfachen sie die Personalverwaltung um ein Vielfaches. Durch Personalverwaltungs-Software wie Staffomatic kommen allen Beteiligten erhebliche Erleichterungen in der Personalverwaltung zugute. Das Arbeitszeitkonto ist eines der Tools, welche das Arbeitsleben und die Personalverwaltung erleichtern können. Durch eine feste Vorlage wie eine Personalstammblatt Vorlage PDF, welche man überall finden kann, ist zudem ein wichtiger Organisationsschritt erfolgt.

Das Erfassen und Pflegen der Personalstammdaten

In der Regel werden die Personalstammdaten in der Personalverwaltung nach der Einstellung von Mitarbeitenden erfasst und in der Personalakte gespeichert. Diese Maßnahme erfolgt einmalig bei der Einstellung. 

Einige Unternehmen haben die Personalverwaltung bereits digitalisiert, wodurch es für Mitarbeitenden möglich wird, die zentralen Stammdaten im Personalstammdatenblatt selbst einzufügen. Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Mitarbeitenden darauf vertrauen können, dass alle gespeicherten Stammdaten korrekt sind. Das ist außerordentlich wichtig, da die Stammdaten die Grundlage der Lohnabrechnung darstellen. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, mithilfe einer Personaldaten-Software nachträgliche Korrekturen oder Änderungen durchzuführen. 

Wird das Erfassen der Stammdaten im Personalstammdatenblatt sorgfältig durchgeführt, stellen sie die Grundlage für den Großteil der Abläufe, Aufgaben und Prozesse in einem Unternehmen dar. Die Stammdaten müssen daher regelmäßig gepflegt und gegebenenfalls korrigiert werden. Dadurch bleibt das Personalmanagement effizient und effektiv. 

In welchem Bereich übernimmt das Personalstammblatt eine zentrale Rolle?

In den folgenden drei Bereichen ist das Personalstammblatt ein wichtiges Tool und vereinfacht die Arbeit der Personalverwaltung.

✔️Die Arbeitszeit 

Die im Personalstammdatenblatt erfassten Daten unterstützen das Erstellen der Dienst- und Arbeitspläne. Durch die Informationen der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden ist das Einhalten der gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften überaus einfach. 

✔️Die Gehaltsabrechnung 

Fehler bei der Gehaltsabrechnung werden durch die Stammdaten reduziert. Ein Fehler kann Mitarbeitende unzufrieden machen, da er sich auf die Sozialversicherung und Steuer negativ auswirken kann. 

✔️Die Personalentwicklung 

Werden im Personalstammblatt die Ausbildung und die beruflichen Qualifikationen erfasst, ist es einfacher, den Mitarbeitenden individuelle Schulungen anzubieten oder zuzuweisen. Mitarbeitende erhalten dadurch eine Unterstützung durch die Arbeitgebenden um sich beruflich weiterzubilden, wodurch Wertschätzung ausgedrückt wird. 

Das Personalstammdatenblatt enthält wichtige Informationen, wodurch eine Personalverwaltungs-Software ein essenzielles Werkzeug darstellt. Jedes Unternehmen kann von einer ausgereiften Software zur Personalverwaltung nur profitieren. 

Die Stammdaten, die in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, können nach Bedarf aufgerufen werden. Eine Abfrage, Anpassung oder Ergänzung der Stammdaten ist dadurch sehr einfach durchzuführen. Zudem wird die Datensicherheit erhöht. Datenschutz spielt gerade bei den personenbezogenen Daten eine große Rolle, da diese sehr strengen Regularien unterliegen. 

Der Datenschutz und das Personalstammdatenblatt

Personalstammdaten zählen zu den sensiblen Daten im Bereich des Datenschutzes. Jedes Unternehmen hat daher dafür zu sorgen, dass die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden besonders gut geschützt sind. Die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes sind im Bundesdatenschutzgesetz und der Datenschutzverordnung festgelegt. 

Die Verarbeitung der Stammdaten darf dann erfolgen, wenn diese Daten zur Einstellung, zur Durchführung oder zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses benötigt werden. Wird gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen, zum Beispiel bei der Steuer oder der Sozialversicherung, vertraglichen Notwendigkeiten (Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung), so ist die Verarbeitung ebenfalls möglich, da sie begründet ist. Mitarbeitende müssen über die Nutzung der Daten nicht verständigt werden oder ihre Zustimmung erteilen, wenn es darum geht, dass die Lohnabrechnung erstellt wird. 

Ist die Verarbeitung gesonderter Stammdaten erforderlich, zum Beispiel gesundheitliche Daten oder die Zugehörigkeit der Religion, besteht eine eigene Regelung. Die Verarbeitung dieser Daten wird durch Paragraph 26 Absatz 3 BDSG und Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b) DSGVO gestattet und geregelt. 

Im Bereich der Erfassung der Stammdaten für das Personalstammdatenblatt muss dafür gesorgt werden, dass nur authentifizierte Personen Zugriff erhalten. Mit der Personalverwaltungs-Software besteht die Möglichkeit, ein Recht-Rollensystem zu nutzen, um autorisierte Personen festzulegen. 

Mitarbeiter:innen haben ein Recht darauf, dass nicht benötigte Personalstammdaten gelöscht werden. Zudem besteht ein Recht auf Korrektur fehlerhafter Stammdaten. Dieses Recht ist in der DSGVO festgesetzt worden. Des Weiteren muss ein Unternehmen den Mitarbeitenden den Zweck der Verarbeitung der Stammdaten bekannt geben. 

Bereiche, in denen ein Personalstammblatt eine wichtige Rolle übernimmt

Die Stammdaten übernehmen in der Administration eine zentrale Rolle. Zudem bilden sie jedoch auch eine wichtige Grundlage, um eine zielgerichtete und effektive Personalarbeit zu bilden. 

Durch die Analyse des Personalstammblattes aller Mitarbeitenden ist es einfach, die Karriereziele und individuellen Bedürfnisse zu verstehen. Dadurch können gezielte Maßnahmen umgesetzt werden, um die Bindung zum Unternehmen zu verbessern und die Entwicklung der Mitarbeiternden zu planen. 

Die in den Stammdaten enthaltenen Informationen über die Mitarbeitenden betreffend deren beruflicher Erfahrung und Qualifikation unterstützen bei der Talententwicklung und Personalbeschaffung. 

Die Speicherung und Verarbeitung der Stammdaten wird durch strenge gesetzliche Datenschutzbestimmungen und Vorschriften geregelt. Durch eine strategische Verwaltung mittels Personalverwaltungs-Software ist es Unternehmen möglich, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und einzuhalten. Dadurch ist das Unternehmen vor rechtlichen Risiken geschützt.

Durch die Digitalisierung der Stammdaten von Mitarbeitenden ist es möglich, die Kosten der Verwaltung zu reduzieren.

Damit ein Unternehmen langfristig planen und eine strategische Ausrichtung vornehmen kann, müssen die vorhandenen Ressourcen inklusive der Mitarbeitenden bekannt sein. Durch das Personalstammblatt können wichtige Personalstrategien entwickelt werden und die Unternehmensziele werden einfacher erreicht. 

Die Stammdaten der Mitarbeitenden unterstützen enorm, die Organisationsprozesse und -strukturen zu gestalten. Dadurch kann vermieden werden, dass Schwachstellen oder Engpässe im Personalstand auftreten. Das Treffen von Gegenmaßnahmen ist dadurch rechtzeitig möglich. 

Werden die Daten des Personalstammblattes effektiv genutzt, kann ein Unternehmen seine Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Das erfolgt dadurch, dass talentierte Mitarbeiter:innen identifiziert und gefördert werden. Dadurch erhöht sich die Innovation des Unternehmens und das Unternehmen wird zudem auf dem Arbeitsmarkt attraktiver. 

Wie lange müssen Stammdaten gespeichert werden?

In der DSGVO sind die Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten detailliert geregelt. Unternehmen müssen nach dieser Regelung Stammdaten von Mitarbeitenden sofort löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. 

Laut DSGVO, Artikel 17. Absatz 1, „Recht auf vergessen werden“, 

“Stammdaten sind zu löschen, wenn sie für den Zweck, wofür sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt sind”

Wenn ein Beschäftigungsverhältnis beendet wird, ist dieser Artikel geltend und muss durchgeführt werden. 

Es bestehen jedoch Ausnahmen von der Pflicht zur Löschung des Personalstammblattes:

•  steuerrelevante Daten müssen 6 Jahre lang gespeichert werden 
• Daten für eine betriebliche Zusage der Altersversorgung müssen bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden 
• Daten, die wegen Schadensersatz oder Auseinandersetzungen in arbeitsrechtlicher Hinsicht wichtig sind, fallen unter eine Speicherfrist von 3 Jahren.
• Stammdaten, die  für ein Unternehmen und dessen Gewinnermittlung wichtig sind, dürfen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. 

Werden Daten von einem Personalstammblatt nicht gelöscht, sondern durch eine der genannten Ausnahmen aufbewahrt, so muss die Datensicherheit gewahrt werden. Zudem gilt das Prinzip der Minimierung und Sparsamkeit der gespeicherten Stammdaten. 

Fazit

Das Personalstammblatt ist ein äußerst wertvolles Werkzeug, um die Personalverwaltung und -planung strategisch gestalten zu können. Es unterstützt ein Unternehmen, Mitarbeitende nach ihren Qualifikationen optimal einzusetzen. Durch diese Vorgehensweise wird die Produktivität gesteigert und der Erfolg des Unternehmens auf lange Sicht gesichert. 

Das Personalstammblatt ist für das Personalmanagement in vielen Unternehmen bereits unerlässlich geworden. Es enthält alle beruflichen, persönlichen und vergütungsbezogenen Mitarbeiterdaten, um eine zentrale Lohnabrechnung zu vereinfachen. Zudem kann die Personalentwicklung und Planung der Arbeitszeit individuell gestaltet werden. Unternehmen haben in jedem Fall darauf zu achten, dass der Schutz und die Verwaltung der Stammdaten gesetzeskonform erfolgen.