Kostenloser Excel Urlaubsplaner 2027

Was steckt im kostenlosen Excel Urlaubsplaner?

Die Vorlage besteht aus 14 Tabellenblättern, die automatisch miteinander verknüpft sind. Du trägst nur an zwei Stellen etwas ein: in den Einstellungen und in den Monaten.

Einstellungen: Firmenname, Abteilung und bis zu 30 Mitarbeitende mit Notiz, Resturlaub aus dem Vorjahr und Urlaubsanspruch 2027. Den Gesamturlaub rechnet die Vorlage selbst.
12 Monatsblätter: Jeder Tag hat eine eigene Spalte, Wochenenden sind farbig hinterlegt und bundesweite Feiertage mit F markiert. Urlaub trägst du mit X (ganzer Tag) oder h (halber Tag) ein.
Saldo pro Monat: Neben jedem Monat siehst du, wie viele Urlaubstage jede Person danach noch übrig hat.
Jahresübersicht: Genommene Urlaubstage pro Monat und Resturlaub 2027 für das ganze Team auf einer Seite.

Download Urlaubskalender Excel 2027

Urlaubsplanung in Excel

6 Schritte pro Urlaubsantrag

Anträge kommen per Chat, Mail und Zuruf.
Du trägst jeden Urlaub manuell in die Tabelle ein.
Du prüfst die Besetzung und gibst frei.
Du informierst das Team separat.
Änderungen pflegst du von Hand nach.
Konflikte im Schichtplan löst du im Nachgang.

Urlaubsplanung mit Staffomatic

2 Schritte, der Rest läuft im System

Mitarbeitende stellen den Urlaubsantrag per App.
Du genehmigst ihn mit einem Klick.
Die Abwesenheit steht direkt im Wochenplan.
Resturlaub und Übertrag ins Folgejahr rechnet Staffomatic.
Der KI-Assistent Staffo zeigt dir offene Anträge und Urlaubskonten im Chat.

Eine Excel-Vorlage für die Urlaubsplanung passt gut, solange eine Person den Plan pflegt. Kommen Anträge per Chat, Mail und Zuruf und beeinflusst jeder Urlaub den Schichtplan, wird es schnell unübersichtlich. Im Urlaubsplaner von Staffomatic stellen Mitarbeitende Anträge per App, du gibst sie mit einem Klick frei und siehst Abwesenheiten direkt im Wochenplan. Resturlaub und Übertrag ins Folgejahr rechnet das System automatisch.

Teste Staffomatic 14 Tage kostenlos und unverbindlich.

Staffomatic kostenlos testen

Demo vereinbaren

	Einstellungen ausfüllen: Trage Firmenname, Abteilung und die Namen deiner Mitarbeitenden ein. Pro Person ergänzt du den Resturlaub aus dem Vorjahr und den Urlaubsanspruch 2027.
	Urlaub eintragen: Wechsle in den passenden Monat und markiere Urlaubstage mit X (ganzer Tag) oder h (halber Tag). Ein X zählt immer als Urlaubstag, auch an Wochenenden und Feiertagen.
	Regionale Feiertage ergänzen: Die bundesweiten Feiertage sind bereits markiert. Feiertage deines Bundeslandes wie Fronleichnam oder den Reformationstag ergänzt du mit einem F in der Feiertagszeile. Eine Übersicht nach Bundesland findest du bei schulferien.org.
	Resturlaub prüfen: Die Jahresübersicht zeigt dir die genommenen Urlaubstage pro Monat und den Resturlaub 2027 für jede Person.
	Als PDF teilen: Jeden Monat kannst du über Drucken als PDF speichern und im Team teilen oder aushängen.

Urlaubsplanung 2027: 5 Tipps für Teams im Schichtbetrieb

Urlaubswünsche früh sammeln. Lege einen Stichtag fest, zum Beispiel Ende Januar für den Sommerurlaub. So siehst du Engpässe, bevor die ersten Anträge genehmigt sind.
Mindestbesetzung festlegen. Bestimme pro Schicht oder Bereich, wie viele Personen mindestens da sein müssen. Erst danach gibst du Urlaub frei.
Beliebte Zeiträume fair verteilen. Brückentage, Schulferien und die Zeit zwischen den Jahren rotierst du am besten. Wer im letzten Jahr an Weihnachten frei hatte, ist dieses Jahr später dran.
Resturlaub im Blick behalten. Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Ein Übertrag bis zum 31. März des Folgejahres ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen vorgesehen (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Verfallen kann Urlaub nur, wenn du als Arbeitgeber rechtzeitig auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hast (BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15).
Teilzeit richtig umrechnen. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage und bezieht sich auf eine 6-Tage-Woche (§ 3 BUrlG). Bei weniger Arbeitstagen pro Woche sinkt der Anspruch anteilig.

Gesetzlicher Mindesturlaub nach Arbeitstagen pro Woche

Arbeitstage pro Woche	Mindesturlaub pro Jahr
6 Tage	24 Urlaubstage
5 Tage	20 Urlaubstage
4 Tage	16 Urlaubstage
3 Tage	12 Urlaubstage
2 Tage	8 Urlaubstage
1 Tag	4 Urlaubstage

Berechnung: 24 Werktage geteilt durch 6, mal Arbeitstage pro Woche. Tarif- oder Arbeitsverträge sehen oft mehr Urlaub vor.

Urlaubsplanung mit KI

KI hilft dir bei der Urlaubsplanung auf zwei Wegen: Du erweiterst die Excel-Vorlage mit einem Prompt, oder du planst Urlaub direkt per Chat in Staffomatic.

Excel Urlaubsplanung mit ChatGPT oder Copilot erweitern

Du möchtest die Vorlage um Krankheitstage oder eine zweite Abteilung ergänzen? Kopiere diesen Prompt und passe die Angaben in Klammern an:

Ich nutze eine Excel-Vorlage für die Urlaubsplanung. Jeder Monat ist ein eigenes Tabellenblatt. Die Namen der Mitarbeitenden stehen in Spalte D ab Zeile 8, die Tage 1 bis 31 in den Spalten E bis AI. Urlaub ist mit X markiert, halbe Tage mit h. Erstelle mir eine Formel, die zusätzlich Krankheitstage zählt, die mit K markiert sind, und erkläre mir Schritt für Schritt, wo ich sie eintrage. Mein Team hat (Anzahl) Mitarbeitende in (Anzahl) Abteilungen.

Staffo, der KI-Assistent in Staffomatic

Urlaub per Chat planen mit Staffo

Staffo erledigt Aufgaben direkt in deinem Staffomatic-Account. Du schreibst, was du brauchst, die Freigabe bleibt immer bei dir.

Urlaubsanträge prüfen: offene Anträge als Karten, Genehmigung per Klick.
Urlaubskonten abfragen: Resturlaub in Tagen und Überstunden in Stunden pro Person.
Von Excel umsteigen: Excel-Dienstplan hochladen, Staffo übernimmt Mitarbeitende und Abteilungen.
Schichten und Wochenpläne: Schichten anlegen, Wochenpläne aus Vorlagen erstellen und veröffentlichen.
Team und Tauschbörse: Mitarbeitende einladen, Mitteilungen senden, Schichten zum Tausch freigeben.

Staffo ist in der Beta und steht Admins und Managern zur Verfügung. Frag ihn einfach: Wobei kannst du mir helfen?

Staffo
Dein persönlicher Assistent

So fragst du Staffo zum Beispiel

Zeig mir alle offenen Urlaubsanträge für Juli.

Wie viele Urlaubstage hat Lena noch?

Welche Wochen sind im Dezember noch leer?

Genehmige den Urlaubsantrag von Max.

z. B. „Zeig mir den Resturlaub vom Team“↑

Staffomatic kostenlos testen

Mehr über Staffo

Ja, der Excel Urlaubsplaner 2027 ist komplett kostenlos. Du lädst die .xlsx-Datei ohne Anmeldung herunter und kannst sie frei anpassen, zum Beispiel um Spalten für Krankheitstage oder weitere Abteilungen.

Die Excel-Vorlage eignet sich für Teams mit bis zu 30 Mitarbeitenden. Jede Person hat eine eigene Zeile in den Monatsblättern und in der Jahresübersicht. Bei größeren Teams oder mehreren Standorten wird eine einzelne Datei schnell unübersichtlich.

Ja, die bundesweiten Feiertage 2027 sind im Urlaubsplaner schon mit F markiert und Wochenenden farbig hinterlegt. Feiertage, die nur in deinem Bundesland gelten, ergänzt du mit einem F in der Feiertagszeile des jeweiligen Monats.

Der Urlaubsplaner berechnet den Resturlaub aus dem Resturlaub des Vorjahres plus dem Urlaubsanspruch 2027. Davon zieht er jeden mit X markierten Tag ganz und jeden mit h markierten Tag zur Hälfte ab. Den aktuellen Stand siehst du im Saldo jedes Monats und in der Jahresübersicht.

Ja, der Urlaubsplaner funktioniert auch in Google Sheets. Lade die Datei in Google Drive hoch und öffne sie mit Google Sheets, Formeln und Farbmarkierungen bleiben erhalten. Auch LibreOffice Calc öffnet die Datei ohne Anpassungen.

Ein digitaler Urlaubsplaner lohnt sich, sobald mehrere Personen Urlaub beantragen und freigeben oder Urlaub direkt den Schichtplan beeinflusst. In Staffomatic stellen Mitarbeitende Anträge per App, Abwesenheiten erscheinen automatisch im Wochenplan und Resturlaub wird ins Folgejahr übertragen. Mehr zum Urlaubsplaner von Staffomatic

Kostenloser Excel Urlaubsplaner 2027 zum Download

Was steckt im kostenlosen Excel Urlaubsplaner?

Staffomatic vs. Urlaubsplanung in Excel