Dienstplan-App Vergleich: 7 Apps für kleine bis mittlere Teams

Sonntagabend. Der Dienstplan für nächste Woche steht halb in Excel, zwei Urlaubswünsche liegen irgendwo im WhatsApp-Verlauf, und die Aushilfe fragt zum dritten Mal, ob sie Samstag arbeitet. Eine Dienstplan-App holt Plan, Urlaub und Schichttausch in ein System, das dein Team selbst auf dem Handy sieht. Welche App zu deinem Betrieb passt, hängt vor allem von Teamgröße, Preismodell und den Funktionen ab, die du wirklich brauchst. Wir haben sieben Apps nebeneinandergelegt, mit einer Beispielrechnung für ein echtes Team und ehrlichen Vor- und Nachteilen.

Welche Dienstplan-App passt zu welchem Betrieb?

Die kurze Antwort vorweg. Die Details zu jeder App findest du weiter unten.

Was kostet eine Dienstplan-App für 20 Mitarbeitende?

Preise pro Person, pro Standort und als Paket lassen sich schlecht direkt vergleichen. Deshalb haben wir für ein typisches Team gerechnet: 20 Mitarbeitende, ein Standort, netto pro Monat. Pro Spalte zählt jeweils der günstigste Tarif, der die Funktion enthält. Wo ein Anbieter beides anbietet, stehen Jahresabo und monatliche Abrechnung nebeneinander.

So kommen die Zahlen zustande: Shiftbase Basic kostet monatlich 30 € inklusive 6 Personen plus 4 € für jede weitere, im Jahresabo 27 € plus 3,60 €. Premium kostet monatlich 75 € inklusive 12 Personen plus 5,25 € für jede weitere, im Jahresabo 67,50 € plus 4,73 €. Bei Papershift kommt zum Preis je Mitarbeitendem eine Grundgebühr von 39 € im Monat dazu, der Vertrag läuft auch bei monatlicher Zahlung ein Jahr. Ordio rechnet pro Standort, deshalb ändert sich der Preis bei mehr Leuten am selben Standort nicht. Bei kleinen Teams ist ein Preis pro Person meist günstiger, bei großen Teams pro Standort kann Ordio aufholen. Aplano rechnet nur monatlich ab. gastromatic nennt Startpreise und erstellt die genauen Preise per Angebot. Planday nennt auf der deutschen Preisseite aktuell keine Beträge für Starter und Plus und fehlt deshalb in der Rechnung.

Worauf du bei einer Dienstplan-App achten solltest

• ✓Mitarbeiter-App: Sieht dein Team den Plan auf dem Handy, kann es Schichten tauschen und sich auf offene Schichten bewerben?
• ✓Urlaub im selben System: Urlaubsanträge und Abwesenheiten sollten direkt im Plan sichtbar sein.
• ✓Verfügbarkeiten und Qualifikationen: Wer darf an die Anmeldung, wer kann Bar, wer hat donnerstags nie Zeit?
• ✓Zeiterfassung: Brauchst du sie jetzt oder später? Viele Anbieter verlangen dafür einen höheren Tarif.
• ✓Zuschläge und Lohnexport: Wenn dein Steuerbüro mit DATEV arbeitet, prüfe den Export vor dem Kauf.
• ✓Preismodell: Pro Person, pro Standort, Paket oder Angebot. Rechne mit deiner echten Teamgröße.
• ✓Vertragslaufzeit: Monatliche Zahlung, Jahresabo oder zwei Jahre Bindung machen einen großen Unterschied.
• ✓Testphase: Teste mit deinem echten Plan und deinem echten Team.

Die 7 Dienstplan-Apps im Einzelnen

Zu jeder App findest du Preis, Testphase, Stärken und Wissenswertes auf einen Blick.

Dienstplan mit KI: Was die Apps heute können

Wichtiger als das Etikett „KI“ ist eine Frage: Kannst du den Vorschlag prüfen, bevor dein Team ihn sieht? Bei Staffo siehst du nach jeder Aktion eine Kontrolltabelle und gibst selbst frei. Wie das im Alltag aussieht, zeigen wir im Beitrag Dienstplan mit KI erstellen.

Häufige Fragen zum Dienstplan-App Vergleich

Was ist eine Dienstplan-App?

Eine Dienstplan-App, oft auch Schichtplan-App genannt, ist eine Software, mit der du Dienst- und Schichtpläne digital erstellst und an dein Team verteilst. Deine Mitarbeitenden sehen ihre Schichten auf dem Smartphone, tauschen Schichten und reichen Urlaub ein. Du planst am Rechner oder unterwegs in der App.

Was kostet eine Dienstplan-App für ein kleines Team?

Eine Dienstplan-App kostet für ein Team mit 20 Mitarbeitenden bei Anbietern mit festen Preisen zwischen 40 € und rund 159 € im Monat für Schichtplan, Urlaub und Mitarbeiter-App, je nach Anbieter und Abrechnung. Mit Zeiterfassung, Zuschlägen und Lohnexport liegen die Kosten zwischen 90 € und rund 219 € im Monat. Im Jahresabo zahlst du bei den meisten Anbietern weniger. Die Details stehen in der Beispielrechnung oben.

Gibt es eine kostenlose Dienstplan-App für Betriebe?

Eine kostenlose Dienstplan-App für Betriebe gibt es mit Einschränkungen. Shiftbase bietet einen Free-Tarif für bis zu 15 Mitarbeitende mit manueller Dienstplanung. Die meisten anderen Anbieter, auch Staffomatic, bieten einen kostenlosen Test über 14 Tage, Ordio über 7 Tage und Planday über 30 Tage. Einen Überblick über kostenlose Lösungen findest du im Beitrag zu kostenloser Dienstplan-Software, Apps zur eigenen Schichtübersicht im Vergleich der kostenlosen Arbeitsplan-Apps.

Was ist der Unterschied zwischen einer Dienstplan-App und einer Schichtplan-App?

Eine Dienstplan-App und eine Schichtplan-App meinen in der Praxis dasselbe. Beide Begriffe beschreiben eine Software, die festlegt, wer wann arbeitet. „Schichtplan“ wird eher bei wechselnden Früh-, Spät- und Nachtschichten verwendet, „Dienstplan“ ist der allgemeinere Begriff.

Ist eine Personalplanung-App das Gleiche wie eine Dienstplan-App?

Eine Personalplanung-App und eine Dienstplan-App überschneiden sich, meinen aber Unterschiedliches. Personalplanung umfasst auch Personalbedarf, Recruiting und Entwicklung. Eine Dienstplan-App beantwortet die Frage, wer wann arbeitet, und regelt Urlaub, Schichttausch und Kommunikation mit dem Team.

Welche Funktionen braucht eine Dienstplan-App mindestens?

Eine Dienstplan-App braucht mindestens einen Schichtplaner, eine Mitarbeiter-App, Urlaubsverwaltung und Benachrichtigungen bei Änderungen. Für Betriebe mit Aushilfen sind Schichttausch und Bewerbungen auf offene Schichten wichtig. Zeiterfassung, Zuschläge und DATEV-Export kommen dazu, sobald die Lohnabrechnung digital laufen soll.

Kann ich meinen Excel-Dienstplan in eine Dienstplan-App übernehmen?

Deinen Excel-Dienstplan kannst du in Staffomatic direkt im Chat mit Staffo hochladen. Staffo übernimmt daraus Mitarbeitende und Abteilungen und legt die Schichten danach nach deiner Beschreibung an. Das direkte Einlesen der Schichten aus der Datei folgt bald. Bei anderen Anbietern lohnt sich vor dem Kauf ein Blick auf die Import-Möglichkeiten.

Kann eine Dienstplan-App den Plan mit KI erstellen?

Eine Dienstplan-App kann den Plan mit KI heute vor allem vorbereiten. Mehrere Anbieter bieten automatische Planung oder KI-Assistenten, meist als Beta, Early Access oder Add-on. Mit Staffo beschreibst du deine Woche im Chat, Staffo legt die Schichten an, und die Freigabe bleibt bei dir.

Fazit: Welche Dienstplan-App passt zu dir?

Wie die Staffomatic Dienstplan-App im Alltag aussieht, zeigen wir dir auf der Produktseite.

Alle Preise netto, Stand 5. November 2026, laut Preisseiten der Anbieter. Papershift-Preise je Mitarbeitendem sind aus dem Preisrechner abgeleitet. Preise und Funktionen können sich ändern.