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Dienstplan erstellen: 5 Tipps für deine perfekte Dienstplanung

Mai 19, 2023
Fabi

Zusammenfassung

  • Eine gute Dienstplanung ist wichtig, da sie eine klare und transparente Arbeitsstruktur bietet, die zu einer höheren Produktivität und Effizienz führt, zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt und eine bessere Planbarkeit der Ressourcen ermöglicht.

Tipps zur Erstellung eines optimalen Dienstplans:

  1. Erfassung aller notwendigen Informationen (Arbeitszeitregelungen, Verfügbarkeiten, Schichtpläne und Arbeitslast)
  2. Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften und Ruhezeiten
  3. Berücksichtigung von Qualifikationen und Präferenzen der Mitarbeitenden
  4. Verwendung einer geeigneten Planungsmethode wie z.B. eine Dienstplan Software
  5. Testen des Dienstplans vor der Veröffentlichung
  • Möglichkeiten zur Erstellung eines Dienstplans sind Zettel und Stift, Dienstplan Excel-Vorlagen und eine professionelle Dienstplan-Software, wobei letztere die effektivste und effizienteste Wahl ist.

Dienstplan erstellen? Kein Problem! Mit unseren Tipps zur perfekten Einsatzplanung

Wenn es darum geht, einen Dienstplan zu erstellen, können einem schnell die Schweißperlen auf der Stirn stehen. Es ist eine Aufgabe, die nicht nur zeitaufwendig, sondern auch kompliziert sein kann. Insbesondere, wenn man viele Mitarbeitenden hat und verschiedene Arbeitszeiten und -bereiche berücksichtigen muss.

Doch keine Sorge, wir zeigen dir, dass das Erstellen eines Dienstplans mit unseren Tipps kein Hexenwerk ist!

Wie geht man nun am besten vor, um einen optimalen Dienstplan zu erstellen? In den folgenden Abschnitten werden wir dir wertvolle Tipps und Methoden zeigen, welche Aspekte bei der Erstellung eines Dienstplans berücksichtigt werden sollten, mit denen du schnell und einfach einen optimalen Dienstplan erstellen kannst! 🚀

 

Warum ist eine gute Dienstplanung wichtig?

Bevor wir mit den Tipps anfangen, müssen wir zuerst eine Frage beantworten: Warum ist ein Dienstplan überhaupt so wichtig?

Eine gute Dienstplanung ist unerlässlich für jedes Unternehmen, das eine reibungslose Arbeitsabwicklung und zufriedene Mitarbeitende anstrebt. Diese Vorteile bietet eine erfolgreiche Dienstplanung:

📌 Bessere Arbeitsstruktur

Zuallererst bietet eine gute Dienstplanung eine klare und transparente Arbeitsstruktur, die den Mitarbeitenden einen klaren Überblick über ihre Arbeitszeiten gibt. Dies ist besonders wichtig, da die Mitarbeitenden ihre Arbeit so besser planen können und ihre Freizeitaktivitäten darauf abstimmen können. Mit einem passenden Dienstplan können sie sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren und sind dadurch zufriedener und motivierter.

📌 Höhere Produktivität

Zudem sorgt ein gut durchdachter Dienstplan für eine höhere Produktivität und Effizienz. Eine zu hohe Arbeitsbelastung kann zu Überforderung und Stress bei den Mitarbeitenden führen, was wiederum zu Fehlern und Ineffizienz führen kann. Ein passender Dienstplan kann jedoch dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden die richtige Balance zwischen Arbeit und Freizeit finden, was zu einer höheren Produktivität und Effizienz führt.

📌 Mitarbeiterzufriedenheit

Des Weiteren kann eine gute Dienstplanung auch zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Mitarbeitende, die mit ihrem Dienstplan zufrieden sind, sind eher geneigt, sich stärker mit dem Unternehmen zu identifizieren und ihre Arbeit entsprechend engagiert auszuführen. Sie fühlen sich wertgeschätzt und motiviert, was sich letztendlich in einer höheren Kundenzufriedenheit und einem besseren Ruf des Unternehmens widerspiegeln kann.

📌 Bessere Planbarkeit

Nicht zuletzt kann eine gute Dienstplanung auch zu einer besseren Planbarkeit der Ressourcen und damit zu einer Optimierung der Arbeitsabläufe beitragen. Indem die Arbeitszeiten optimal geplant werden, kann das Unternehmen sicherstellen, dass zu jeder Zeit genügend Mitarbeitende vorhanden sind und die Arbeitsprozesse ohne Verzögerungen und Ausfälle ablaufen können.

 

Dienstplan einfach & schnell erstellen - unsere fünf wichtigsten Tipps

Die Erstellung eines optimalen Dienstplans kann eine Herausforderung sein. Es gibt jedoch einige bewährte Tipps, wie du einen optimalen Dienstplan erstellen kannst, der den Bedürfnissen deines Unternehmens und deinen Mitarbeitenden entspricht:

1️⃣ Erfasse alle notwendigen Informationen

Bevor du mit der Planung beginnst, ist es wichtig, alle notwendigen Informationen zu sammeln. Dies umfasst die Arbeitszeitregelungen, individuelle Verfügbarkeiten und Anforderungen der Mitarbeitenden, Schichtpläne und Arbeitslast. Eine gute Methode, um diese Informationen zu sammeln, ist das Erstellen eines Mitarbeiterprofils, in dem alle relevanten Informationen zu den Mitarbeitenden aufgeführt sind.

2️⃣ Berücksichtige die gesetzlichen Vorschriften und Ruhezeiten

Es ist wichtig, bei der Planung des Dienstplans die gesetzlichen Vorschriften und Ruhezeiten zu berücksichtigen. Dies bedeutet, dass du sicherstellen musst, dass die Mitarbeitenden genügend Pausen und Ruhezeiten haben, um sicher und effektiv arbeiten zu können.

3️⃣ Planungskriterien wie Qualifikationen und Präferenzen

Berücksichtige bei der Planung des Dienstplans auch die Qualifikationen und Erfahrungen der Mitarbeitenden. So kannst du sicherstellen, dass für jeden Arbeitsbereich die passenden Mitarbeitenden eingesetzt werden. Berücksichtige auch individuelle Präferenzen der Mitarbeitenden, wie etwa Schichtwünsche, um ihre Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.

4️⃣ Verwende eine geeignete Planungsmethode

Für die Planung eines optimalen Dienstplans gibt es verschiedene Methoden. Du kannst beispielsweise eine einfache Methode wie Zettel und Stift oder Dienstplan Excel Vorlagen verwenden. Diese Methoden können jedoch zeitaufwendig sein und es besteht die Gefahr von Fehlern. Eine Dienstplan Software kann dir dabei helfen, einen optimalen Dienstplan zu erstellen, der den Anforderungen deines Unternehmens und den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden entspricht.

5️⃣ Teste deinen Dienstplan

Bevor du deinen Dienstplan veröffentlichst, ist es wichtig, ihn zu testen. Dies hilft dir dabei, potenzielle Probleme zu identifizieren und sicherzustellen, dass der Dienstplan den Anforderungen deines Unternehmens und deinen Mitarbeitenden entspricht. Eine professionelle Dienstplan Software bietet dir dabei die Möglichkeit, deinen Dienstplan zu testen und zu optimieren, bevor du ihn veröffentlichst.

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Welche Methoden gibt es für die Erstellung eines Dienstplans?

Wenn es um die Erstellung eines Dienstplans geht, gibt es verschiedene Methoden, die genutzt werden können. Von altmodischen Methoden bis hin zu modernen Ansätzen gibt es heute eine breite Palette von Möglichkeiten, um Dienstpläne zu erstellen:

📌 Dienstpläne erstellen mit Zettel und Stift

Hierbei werden die Arbeitszeiten auf Papier notiert und der Plan anschließend manuell erstellt. Diese Methode mag zwar auf den ersten Blick simpel und kostengünstig erscheinen, hat jedoch einige Nachteile. Die Handhabung ist umständlich und fehleranfällig. Auch Änderungen müssen manuell vorgenommen werden, was viel Zeit in Anspruch nehmen kann.

📌 Dienstplanung mit Excel

Eine andere Möglichkeit, die häufig genutzt wird, sind Dienstplan Excel Vorlagen. Staffomatic selbst bietet eine beliebte kostenlose Dienstplan Excel Vorlage an. 

Excel hat den Vorteil, dass es einfach zu bedienen ist und es viele Möglichkeiten gibt, den Plan individuell anzupassen. Doch auch bei dieser Methode gibt es Nachteile. Excel bietet zwar viele Funktionen, ist aber nicht für die speziellen Anforderungen der Dienstplanung ausgelegt. Zudem kann es schnell unübersichtlich werden, wenn viele Mitarbeitende und Schichten zu berücksichtigen sind.

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📌 Dienstplan Software

Die beste Wahl für eine effektive und effiziente Dienstplanung ist eine professionelle Dienstplan Software. Eine solche Software ermöglicht es, den Dienstplan schnell und einfach zu erstellen, zu verwalten und anzupassen. Auch die Berücksichtigung von gesetzlichen Vorgaben wie beispielsweise Ruhezeiten und Qualifikationen ist mit einer solchen Software problemlos möglich. Dadurch spart man nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch Fehler und Unstimmigkeiten im Plan. 

Staffomatic bietet eine benutzerfreundliche Dienstplan Software an, die speziell für die Bedürfnisse von Unternehmen entwickelt wurde und die Planung und Verwaltung von Schichten erleichtert.

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Unser Tipp: 

Wenn es um eine erfolgreiche Dienstplanung geht, ist die Verwendung einer Dienstplan-Software die beste Methode. Für weitere Informationen zu diesem Thema empfehle ich dir die folgenden Blogbeiträge: Der große Check: 5 kostenlose Dienstplan Softwares auf dem Prüfstand und Die 6 Besten Dienstplan Softwares im Vergleich.

Diese Artikel liefern einen umfassenden Überblick über verschiedene Dienstplan-Softwares und helfen dir bei der Auswahl der richtigen Lösung für dein Unternehmen!

Geheimtipp: Erstelle deine Dienstpläne einfach online in wenigen Minuten mit Staffomatic!

In der heutigen Zeit ist es wichtiger denn je, schnell und flexibel auf Änderungen im Arbeitsalltag reagieren zu können. Auch die Erstellung von Dienstplänen sollte schnell, einfach und flexibel vonstattengehen.

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FAQ

Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan ist ein organisatorisches Dokument, das die Arbeitszeiten, Schichten und Aufgaben von Mitarbeitern in einem bestimmten Zeitraum – oft wöchentlich oder monatlich – festlegt. Es dient dazu, den Personaleinsatz in einem Unternehmen zu planen und sicherzustellen, dass betriebliche Abläufe reibungslos funktionieren

Ein Dienstplan ist ein unverzichtbares Instrument für viele Branchen, insbesondere im Gesundheitswesen, der Gastronomie, im Einzelhandel, bei Sicherheitsdiensten und in der Produktion. Er bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ressourcen optimal zu nutzen, und gibt den Mitarbeitern Klarheit über ihre Arbeitszeiten, was die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben erleichtert.

Warum ist ein gut erstellter Dienstplan wichtig?

Ein gut erstellter Dienstplan ist essenziell, da er sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile bietet. Für das Unternehmen gewährleistet ein durchdachter Dienstplan einen effizienten Personaleinsatz, vermeidet Über- oder Unterbesetzungen und sorgt dafür, dass alle betrieblichen Anforderungen, wie Produktionsziele oder Öffnungszeiten, erfüllt werden. Gleichzeitig reduziert er das Risiko von Fehlplanungen, die zu erhöhten Kosten oder Betriebsstörungen führen können.

Auf der anderen Seite trägt ein guter Dienstplan maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei. Wenn Arbeitszeiten fair verteilt, Präferenzen berücksichtigt und gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten eingehalten werden, fühlen sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und weniger gestresst. Dies kann die Motivation, Produktivität und Loyalität gegenüber dem Unternehmen steigern.

Darüber hinaus schafft ein klar strukturierter Dienstplan Transparenz, da er den Mitarbeitenden Planungssicherheit für ihre beruflichen und privaten Verpflichtungen gibt. In Branchen mit Schichtarbeit, wie im Gesundheitswesen oder in der Gastronomie, ist dies besonders wichtig. Ein ausgewogener Dienstplan dient somit als Grundlage für reibungslose Abläufe, ein angenehmes Arbeitsklima und letztlich den Erfolg des Unternehmens.

Wie stelle ich sicher, dass ein Dienstplan fair ist?

Um sicherzustellen, dass ein Dienstplan fair ist, sollten mehrere Faktoren berücksichtigt werden, die sowohl die betrieblichen Anforderungen als auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Fokus rücken. Ein wichtiger erster Schritt ist die Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Planungsprozess. Indem ihre Verfügbarkeiten und Präferenzen vorab abgefragt werden, können individuelle Wünsche, wie freie Tage oder bevorzugte Schichten, besser berücksichtigt werden. Gleichzeitig ist es wichtig, transparente Regeln für die Dienstplangestaltung zu kommunizieren, um den Eindruck von Bevorzugung zu vermeiden.

Eine faire Verteilung der Arbeitslast spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Arbeitsstunden, Nachtschichten und Wochenendarbeit sollten gleichmäßig auf alle Mitarbeitenden verteilt werden, um Überlastung einzelner Personen zu verhindern. Dabei hilft es, mithilfe von Personalplanungs-Software oder Tabellen den Überblick über bereits geleistete Stunden zu behalten.

Wie lange im Voraus muss ein Dienstplan stehen?

Gesetzlich vorgeschrieben ist in Deutschland, dass Dienstpläne rechtzeitig bekannt gegeben werden müssen, wobei die genaue Definition von "rechtzeitig" nicht festgelegt ist.

Die Vorlaufzeit für die Erstellung und Veröffentlichung eines Dienstplans hängt von den betrieblichen Anforderungen und der Branche ab. In vielen Fällen wird empfohlen, den Dienstplan mindestens zwei bis vier Wochen im Voraus fertigzustellen und den Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Eine frühzeitige Planung gibt den Mitarbeitenden Planungssicherheit und ermöglicht es ihnen, berufliche und private Verpflichtungen besser aufeinander abzustimmen.

In einigen Branchen, wie im Gesundheitswesen oder in der Gastronomie, können längere Vorlaufzeiten besonders wichtig sein, da Schichtarbeit und unregelmäßige Arbeitszeiten eine größere Flexibilität erfordern.

Muss ich jeden Tag auf den Dienstplan gucken?

Grundsätzlich sind Mitarbeitende nicht verpflichtet, jeden Tag den Dienstplan zu prüfen, es sei denn, dies wird ausdrücklich durch betriebliche Regelungen oder vertragliche Vereinbarungen vorgeschrieben. Dennoch empfiehlt es sich, den Dienstplan regelmäßig im Blick zu behalten, um über mögliche Änderungen oder kurzfristige Anpassungen informiert zu sein.
 
Insbesondere in Branchen, in denen spontane Änderungen aufgrund von Krankmeldungen oder betrieblichem Bedarf häufig vorkommen, kann eine regelmäßige Kontrolle sinnvoll sein. Arbeitgebende sind jedoch verpflichtet, den Dienstplan rechtzeitig und transparent zur Verfügung zu stellen und Änderungen klar zu kommunizieren. Sollten Mitarbeitende unsicher sein, wie oft sie den Dienstplan überprüfen sollten, ist es ratsam, dies mit dem Arbeitgeber oder den zuständigen Vorgesetzten zu klären.

Kann ich den Dienstplan ablehnen?

Grundsätzlich ist der Dienstplan Teil des Weisungsrechts des Arbeitgebers, was bedeutet, dass Mitarbeitende verpflichtet sind, die darin festgelegten Arbeitszeiten einzuhalten, sofern diese den vertraglichen und gesetzlichen Regelungen entsprechen.

Allerdings kann ein Dienstplan abgelehnt werden, wenn er gegen arbeitsrechtliche Vorschriften verstößt, wie etwa das Arbeitszeitgesetz (z. B. Ruhezeiten, maximale Arbeitsdauer) oder bestehende Tarifverträge. Auch persönliche Gründe, wie unvorhergesehene familiäre Verpflichtungen, gesundheitliche Einschränkungen oder eine kurzfristige Benachteiligung, können Anlass sein, den Dienstplan infrage zu stellen. In solchen Fällen ist es ratsam, das Gespräch mit dem Arbeitgeber zu suchen und gemeinsam nach einer Lösung zu suchen.

Mitarbeitende haben das Recht, begründete Einwände vorzubringen, aber sie können den Dienstplan nicht willkürlich ablehnen.

 

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