Das Jahr 2025 ist bereits in vollem Gange. Auch im Bereich Arbeitsrecht. Denn mit dem 01. Januar ist das neue Bürokratieentlastungsgesetz IV in Kraft getreten. Dieses verspricht die Digitalisierung von HR-Prozessen, und vor allem bei Arbeitsverträgen eine deutlich flexiblere Handhabung für Arbeitgebende. Erfahre hier alles zum Thema digitaler Arbeitsvertrag.
Digitaler Arbeitsvertrag: Die Hintergründe zu den Änderungen
Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet unaufhaltsam voran. Bereits in den letzten Jahren haben viele Unternehmen begonnen, Dokumente wie Arbeitsverträge elektronisch zu erstellen, zu unterzeichnen und zu speichern. Das war auch bereits rechtlich erlaubt.
Das bislang geltende Nachweisgesetz machte der kompletten Digitalisierung von Arbeitsverträgen bislang aber noch einen Strich durch die Rechnung. Denn dieses sah die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vor. Das bedeutete, dass Arbeitgebende bisher dazu verpflichtet waren, den Arbeitnehmenden ein unterschriebenes Schriftstück in nicht digitaler Form auszuhändigen. Dieses musste die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses beinhalten.
Der administrative Aufwand für Personalabteilungen beim Schließen von Arbeitsverträgen blieb also nach wie vor hoch.
Was die Gesetzesreform für Arbeitsverträge bedeutet
Die neue Gesetzesreform dient vor allem dazu, den administrativen Aufwand für Unternehmen zu reduzieren, Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Rechte der Arbeitnehmenden zu sichern. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Umweltfreundlichkeit. Denn der papierlose Austausch von Dokumenten trägt maßgeblich zur Reduktion von Papierverbrauch bei.
Was ändert sich ab 2025?
Ab dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland nun neue Vorschriften für digitale Arbeitsverträge. Arbeitgebende können künftig den Nachweis über die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses in einer Niederschrift elektronisch übermitteln, ohne dass ein Ausdruck länger erforderlich ist – es sei denn, Arbeitnehmende bestehen darauf.
Im Übrigen ist auch die qualifizierte, elektronische Signatur nicht verpflichtend, auch wenn es Arbeitgebenden natürlich freigestellt ist, entsprechende Software zu verwenden. Ebenso ist es denkbar, Mitarbeitende darum zu bitten, eine digitale Unterschrift auf ein Dokuemtn (beispielsweise ein PDF) zu setzen und dieses anschließend wieder zurückzusenden.
Digitale Arbeitsverträge sind ab 2025 also rechtlich gleichgestellt mit papierbasierten Verträgen.
Bei dieser Textform (anstatt der vorher geltenden Schriftform) ist jedoch wichtig, dass der Vertrag auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Kurz gesagt bedeutet das: Ein PDF per Mail, das die wichtigsten Vertragsbedingungen umfasst, reicht in den meisten Fällen heute aus.
Ein kleines Aber gibt es dennoch. Denn für diese neue Form des digitalen Arbeitsvertrags müssen ein paar Bedingungen erfüllt sein:
- Wichtig ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin zugänglich ist, zum Beispiel durch direktes Senden an die entsprechende, persönliche Email-Adresse.
- Arbeitgebende sind dazu verpflichtet, eine Empfangsbestätigung mit der Übermittlung des Arbeitsvertrages anzufordern.
- Das Dokument muss von dem/der Mitarbeitenden selbst gespeichert und ausgedruckt werden können. Wichtig ist hier nur, dass grundsätzlich die Möglichkeit dazu besteht. Das bedeutet, dass die Sicherheitseinstellungen der Datei das Speichern und Ausdrucken des Dokumentes nicht verhindern dürfen. Insbesondere bei PDF-Dateien sollte darauf geachtet werden.
Ausnahmen: Diese Branchen sind betroffen
Für viele Unternehmen werden die neuen Regelungen für Bürokratieabbau im HR-Alltag sorgen. Jedoch gibt es nach wie vor einige Branchen, in denen die komplette Digitalisierung von Arbeitsverträgen noch nicht möglich ist. Dies betrifft:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
In diesen Branchen müssen Arbeitsverträge nach wie vor in Schriftform und mit eigenhändiger Unterschrift verfasst und ausgehändigt werden. Die Textform reicht hier nicht aus.
Neben diesen Branchen gelten zudem Ausnahmen für spezielle Vertragsdokumente. Hierunter zählen Praktikumsverträge, wenn das Praktikum nicht dem Mindestlohn unterliegt. In diesem Fall muss nach wie vor dier Schriftform eingehalten werden.
Auch für die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots bleibt die Schriftform weiterhin gesetzlich vorgeschrieben.
Weitere Neuerungen im Arbeitsrecht
Neben den lang erwarteten Änderungen zum digitalen Arbeitsvertrag bringt das neue Jahr auch weitere Änderungen im Arbeitsrecht mit sich. So gilt die Textform in Zukunft auch für:
- Befristungen auf die Regelaltersgrenze (sonstige Befristungen bedürfen jedoch weiterhin der Schriftform)
- Zeugnisse – allerdings nur nach Einwilligung der Arbeitnehmenden und nur mit elektronischer Form (§ 126a BGB), d.h. mit aufwendiger sog. qualifizierter elektronischer Signatur
- Elternzeitantrag, Elternteilzeitantrag und -ablehnung
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge
Vorsicht bei Kündigungen
Bekanntlich bleibt kein Arbeitsverhältnis ewig bestehen. Zu beachten ist jedoch, dass Kündigungen nicht unter die neuen gesetzlichen Regelungen fallen. Für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen – sei es durch ein Kündigungsschreiben oder durch einen Aufhebungsvertrag – gilt also nach wie vor die Schriftform, damit dieses seine Gültigkeit erlangt.
FAQ
Mär 18, 2024
