Zwei Dienstplan-Tools, eine Entscheidung. Gastromatic ist eines der bekanntesten Produkte in der DACH-Personalplanung. Staffomatic auch. Wer als Hotelier zwischen beiden abwägt, stellt sich eine konkrete Frage: Welches passt besser zu unserem Betrieb? Dieser Vergleich basiert ausschließlich auf verifizierbaren Informationen aus den öffentlichen Websites beider Anbieter.
In diesem Artikel
- Was beide Produkte leisten und wofür sie entwickelt wurden
- Konkreter Vergleich: Preis, Vertrag, Features, Branchen
- Welche Faktoren für Hotels besonders relevant sind
- Eine ehrliche Einschätzung, wann welches Produkt besser passt
Beide Produkte kurz vorgestellt
Gastromatic ist eine etablierte Personalplanungs-Software mit Schwerpunkt auf der Gastronomie. Das Unternehmen gibt 12.000+ Betriebe und 240.000+ tägliche Nutzer an und liegt damit klar vor den meisten Wettbewerbern in der Kategorie. Die Kernmodule umfassen Dienstplanung, Zeiterfassung, digitale Personalakte und Lohnabrechnung. Zusätzlich gibt es Integrationen mit HR-Tools wie Personio und softgarden sowie einen Dokumenten-Creator mit E-Signatur-Funktion.
Staffomatic ist eine Schichtplanungs-Software, die auf Schichtbetriebe in über 60 Branchen ausgerichtet ist, mit Hotels als explizit genannter Kernzielgruppe. Das Unternehmen gibt 1.500+ Teams und 40.000+ Nutzer an. Die Kernmodule: Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und Qualifikationsmanagement. Preise sind transparent öffentlich einsehbar, der Einstieg ist ohne Vertragsbindung möglich.
Hinweis zur Einordnung: Gastromatic ist gemessen an Nutzerzahlen das größere Produkt. Größe ist kein Qualitätsmerkmal, aber ein Indikator für Marktakzeptanz. Wir erwähnen das, weil ein fairer Vergleich beide Seiten zeigt.
Der direkte Vergleich
| Kriterium |
Gastromatic |
Staffomatic |
| Einstiegspreis |
ab 6,95 €/Person/Monat |
ab 2,40 €/Person/Monat |
| Vertragslaufzeit |
1–2 Jahre, 3–6 Monate Kündigungsfrist |
Monatlich kündbar |
| Kostenloser Test |
Ja |
Ja, 14 Tage ohne Zahlungsdaten |
| Schichtplanung |
Ja |
Ja |
| Zeiterfassung |
Ja |
Ja (ab Professional) |
| Qualifikationsprofile |
Nicht explizit genannt |
Ja (ab Professional) |
| Verfügbarkeitsmanagement |
Ja |
Ja (ab Professional) |
| Lohnabrechnung |
Eigenes Modul |
DATEV-Export (Premium) |
| HR-Integrationen |
Personio, softgarden |
Nicht explizit genannt |
| Algorithmische Planung |
Ja (Zusatzmodul) |
Nein |
| Hotel als Zielgruppe |
Genannt, neben Gastronomie |
Explizite Kernzielgruppe |
| Nutzerbasis |
12.000+ Betriebe |
1.500+ Teams |
Was für Hotels besonders relevant ist
Hotels haben Anforderungen, die sich von einem Stadtrestaurant strukturell unterscheiden. Auf Basis der verifizierbaren Produktinformationen ergeben sich für Hoteliers drei entscheidende Punkte:
Vertragslaufzeit und Saisonbetrieb
Saisonhotels haben variablen Personalbedarf: Im Sommer 40 Mitarbeitende, im Winter 15, manchmal eine vollständige Schließphase. Gastromatics Vertragslaufzeiten von 1–2 Jahren mit 3–6 Monaten Kündigungsfrist bedeuten: Die Softwarekosten laufen auch dann weiter, wenn das Hotel saisonal schließt. Staffomatics monatliche Kündbarkeit passt strukturell besser zu Betrieben mit variablem Jahresrhythmus.
Qualifikationsprofile für multi-qualifizierte Teams
Im Hotel arbeiten Mitarbeitende mit sehr unterschiedlichen Qualifikationen: Sprachen an der Rezeption, Masseur-Zertifikate im Spa, Hygienequalifikationen in der Küche. Staffomatic nennt Qualifikationsprofile explizit als Feature im Professional-Plan. Bei Gastromatic findet sich kein entsprechender Hinweis auf der öffentlichen Feature-Seite.
Preis bei mittleren Teamgrößen
Ein Hotel mit 20 Mitarbeitenden zahlt bei Gastromatic Starter mindestens 139 €/Monat. Das vergleichbare Staffomatic Professional liegt bei 80 €/Monat (jährliche Abrechnung). Bei saisonalem Betrieb mit wechselnder Teamgröße ist der Preisunterschied über das Jahr noch deutlicher.
Wann Gastromatic die bessere Wahl ist
Ein fairer Vergleich nennt auch die Stärken des anderen Produkts. Gastromatic hat klare Vorteile in bestimmten Szenarien:
- Wenn eine vollintegrierte Lohnabrechnung gebraucht wird. Gastromatics eigenes Lohnabrechnungsmodul ist tiefer integriert als ein reiner DATEV-Export.
- Wenn Personio oder softgarden bereits im Einsatz sind. Die direkten HR-Integrationen sind ein echter Mehrwert für Betriebe, die diese Tools nutzen.
- Wenn algorithmische Dienstplanung gewünscht wird. Gastromatic bietet automatisierte Schichtplanung per Algorithmus als Zusatzmodul an.
- Wenn Marktstabilität ein Faktor ist. Mit 12.000+ Betrieben und 240.000+ täglichen Nutzern ist Gastromatic das etabliertere Produkt.
Wann Staffomatic die bessere Wahl ist
- Wenn der Betrieb saisonal arbeitet. Monatliche Kündbarkeit bedeutet keine Fixkosten in der Schließphase.
- Wenn Qualifikationsprofile für mehrere Abteilungen gebraucht werden. Für Hotels mit Rezeption, Housekeeping, Küche und Spa ist das ein konkreter Planungsvorteil.
- Wenn das Budget begrenzt ist. Staffomatic ist bei gleichem Funktionsumfang günstiger.
- Wenn Hotels die Kernzielgruppe sein sollen. Staffomatic positioniert Hotels explizit als Kernzielgruppe, nicht als eine von vielen Branchen.
Häufige Fragen zum Vergleich
Kann man von Gastromatic zu Staffomatic wechseln?
Ja. Mitarbeiterdaten, Schichtvorlagen und Zeiterfassungshistorie lassen sich exportieren. Der Wechsel ist technisch möglich, erfordert aber eine Einarbeitungsphase für das Team.
Ist Staffomatic wirklich günstiger, oder gibt es versteckte Kosten?
Laut staffomatic.com gibt es keine versteckten Kosten. Zeiterfassung ist im Professional-Plan enthalten (4,80 €/Person/Monat bei monatlicher Abrechnung). Bei Gastromatic liegt der Einstieg bei 6,95 €, der Professional-Plan auf Anfrage.
Wie groß muss ein Hotel sein, um Staffomatic zu nutzen?
Das Minimum liegt bei 10 Personen. Das entspricht einem kleinen Hotel oder Gasthof, das bereits mit Schichtplanung, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung arbeiten möchte.
Hat Gastromatic mehr Funktionen als Staffomatic?
In bestimmten Bereichen ja: Lohnabrechnung, HR-Integrationen und algorithmische Planung sind bei Gastromatic weiter ausgebaut. In anderen Bereichen, wie Qualifikationsprofile und Hotel-spezifische Positionierung, ist Staffomatic gezielter aufgestellt.
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Fazit
Gastromatic und Staffomatic sind beides solide Produkte für Schichtbetriebe. Gastromatic ist das größere, integriertere System mit stärkeren Lohnabrechungs- und HR-Verbindungen. Staffomatic ist günstiger, monatlich kündbar und hat Hotels als explizite Zielgruppe mit passenden Features wie Qualifikationsprofilen. Für Saisonbetriebe und Hotels, die eine flexible, kostengünstigere Lösung mit Hotel-Fokus suchen, ist Staffomatic die naheliegendere Wahl. Für Betriebe, die eine tiefe Lohnintegration oder bestehende HR-Tool-Anbindung brauchen, lohnt sich der Blick auf Gastromatic.
Juli 29, 2026