Keine Angst vor dem Feedbackgespräch – Leitfaden, Vorbereitung und Tipps

Es ist Montagmorgen – die Nacht war kurz, die To-do-Liste ist lang und dann steht auch noch dieser eine Termin an, den man wochenlang versucht hat zu verdrängen: das Feedbackgespräch mit dem Chef oder der Chefin. Der Puls schießt in die Höhe, die Hände werden schwitzig und im Geiste geht man bereits die eigene Leistung der vergangenen Monate durch. Die eigenen Fehler. So geht es vielen Arbeitnehmenden.

Die schlechte Nachricht: Ums Feedbackgespräch kommt man (in den meisten Fällen) nicht drum herum.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Vorbereitung, einem passenden Leitfaden und einigen praktischen Tipps und Tricks lässt sich das Feedbackgespräch nicht nur gut überstehen, sondern sogar in eine vielversprechende Karrierechance verwandeln.

Was ist ein Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche sind eine zentrale Komponente in der Arbeitswelt und spielen eine wichtige Rolle bei der Förderung einer offenen Kommunikationskultur. In der Regel handelt es sich um formelle Treffen zwischen einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin und dem oder der Vorgesetzten, in denen sowohl positive Rückmeldungen als auch konstruktive Kritik zur Sprache kommen.

Feedbackgespräche mit dem Chef oder der Chef bieten die Möglichkeit, Rückmeldungen zu Arbeitsleistungen zu geben bzw. zu erhalten, Stärken und Schwächen zu identifizieren, das Verhalten von Mitarbeitenden zu besprechen und die berufliche Weiterentwicklung zu planen.

Was sind die Inhalte eines Feedbackgesprächs?

Ein Feedbackgespräch kann verschiedene Themen umfassen, die sowohl die vergangene Leistung als auch zukünftige Entwicklungen betreffen. Typische Punkte, die besprochen werden, sind:

• Leistung und Ergebnisse: Wie haben Mitarbeitende in ihrer Rolle abgeschnitten? Welche Ziele wurden erreicht, und welche wurden verfehlt? Hierbei geht es um eine objektive Bewertung der Arbeitsergebnisse basierend auf vorher festgelegten Zielen und Erwartungen.
• Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten: Was haben Mitarbeitende besonders gut gemacht? In welchen Bereichen könnte er oder sie sich noch verbessern? Dieser Teil des Gesprächs soll helfen, die Fähigkeiten von Mitarbeitenden zu stärken und auf positive Weise Wachstumsmöglichkeiten aufzuzeigen.
• Verhalten und Zusammenarbeit: Wie verhalten sich Mitarbeitende im Team und im Umgang mit Kolleg:innen? Gibt es Aspekte der Zusammenarbeit, die hervorgehoben oder verbessert werden sollten? Dies kann sowohl positives Verhalten als auch konstruktive Kritik umfassen.
• Ziele und Weiterentwicklung: Welche Ziele wollen sich Mitarbeitende für die Zukunft setzen? Gibt es Schulungen oder Weiterbildungen, die hilfreich wären? Dieser Punkt konzentriert sich auf die langfristige Entwicklung und die Unterstützung von Mitarbeitenden in ihrer Karriere.
• Feedback von Kolleg:innen: In einigen Unternehmen wird auch das Feedback von Kolleg:innen oder anderen Teammitgliedern einbezogen. Dies kann helfen, ein umfassenderes Bild der Leistung und des Verhaltens zu bekommen.
  
  

Wie oft findet ein Feedbackgespräch statt?

Die Häufigkeit von Feedbackgesprächen mit dem Chef oder der Chefin kann je nach Unternehmen, Branche und spezifischer Unternehmenskultur variieren. In vielen Organisationen werden formelle Feedbackgespräche einmal im Jahr durchgeführt, häufig im Rahmen eines Jahresendgesprächs oder einer Leistungsbeurteilung. 

Einige Unternehmen setzen zusätzlich auf halbjährliche oder vierteljährliche Check-ins, um die Leistung regelmäßig zu besprechen und kurzfristige Ziele zu setzen. 

Darüber hinaus fördern moderne Unternehmen zunehmend eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks, bei der Feedbackgespräche mit dem Chef oder der Chefin informeller und häufiger stattfinden, zum Beispiel monatlich oder nach Abschluss wichtiger Projekte. Dies ermöglicht eine zeitnahe Rückmeldung und bietet sowohl Mitarbeitenden als auch Vorgesetzten die Möglichkeit, schneller auf Entwicklungen zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen.

Wozu dient ein Feedbackgespräch?

Feedbackgespräche bilden eine große Chance: Sie ermöglichen es Arbeitnehmenden, klare Ziele zu setzen und Missverständnisse auszuräumen. 

Feedbackgespräche haben aber noch weitere wichtige Funktionen in der Arbeitswelt. Sie dienen dazu, die Leistung von Mitarbeitenden zu bewerten, Stärken hervorzuheben und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren. Darüber hinaus ermöglichen Feedbackgespräche eine offene Diskussion über Verhaltensweisen und Arbeitsprozesse.

Ein gutes Feedbackgespräch bietet mehr als nur Kritik – es ist eine Gelegenheit für persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Es ermöglicht Mitarbeitenden, ein besseres Verständnis für die Erwartungen des Unternehmens zu entwickeln und hilft Vorgesetzten, die Bedürfnisse und Perspektiven des Mitarbeitenden besser zu verstehen. 

Zudem fördern regelmäßige Feedbackgespräche eine offene Unternehmenskultur und stärken das Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften.

Feedbackgespräch Leitfaden

Ein gut vorbereitetes Feedbackgespräch ist der Schlüssel zum Erfolg. Mit einem klaren Plan, einer strukturierten Herangehensweise und dem passenden Leitfaden lässt sich sicherstellen, dass man das Beste aus dem Gespräch herausholt – und dass man dem Chef oder der Chefin selbstbewusst und ohne Angst gegenübertreten kann.

Der Aufbau eines Feedbackgesprächs sieht in der Regel folgendermaßen aus:

Folgende Punkte können schließlich den Leitfaden für das Feedbackgespräch umfassen:

1. Vor dem Feedbackgespräch – Vorbereitung ist alles

Selbstreflexion betreiben: Vor dem Gespräch sollte man sich Zeit nehmen, über die eigene Arbeit und Leistung nachzudenken. Was lief gut? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Es hilft, diese Punkte zu notieren, um im Gespräch konkrete Beispiele nennen zu können. So kann man im Feedbackgespräch mit dem Chef oder der Chefin strukturiert und vorbereitet auftreten.

Folgende Fragen können in der Vorbereitung bei der Selbstreflexion helfen und als Leitfaden für das Feedbackgespräch dienen:

• Was lief gut in den vergangenen Monaten?
• Welche Erfolge habe ich erzielt?
• Wo sehe ich Verbesserungspotential?
• Welche Rückmeldungen habe ich bereits erhalten?
• Welche Fähigkeiten und Kenntnisse möchte ich weiterentwickeln?
• Wie habe ich mich in das Team eingebracht?
• Was sind meine beruflichen Ziele?
• Was erwarte ich vom Feedbackgespräch?

Informationen sammeln: Hilfreich kann es ebenfalls sein, sich zu überlegen, welche Informationen von dem oder der Vorgesetzten benötigt werden. Gibt es bestimmte Projekte oder Aufgaben, bei denen Unsicherheit besteht? Oder gibt es Fähigkeiten, die man weiterentwickeln möchte?

Feedback von Kolleg:innen einholen: Auch das Einholen von Feedback von Kolleg:innen oder Teammitgliedern kann eine Vorbereitung auf das Feedbackgespräch sein. Es hilft dabei, ein umfassendes Bild über die eigene Leistung zu bekommen und zeigt dem Chef oder der Chefin die Bereitschaft, an sich arbeiten zu wollen.

2. Während des Feedbackgesprächs – Aktiv zuhören und positiv bleiben

Aufmerksam zuhören: Während des Feedbackgesprächs ist es wichtig, aktiv zuzuhören und Vorgesetzte nicht zu unterbrechen. Durch Körpersprache und kleine verbale Rückmeldungen lässt sich zudem zeigen, dass man das Feedback ernst nimmt.

Notizen machen: Es kann hilfreich sein, sich während des Gesprächs Notizen zu machen. So stellt man sicher, dass keine wichtigen Punkte unter den Tisch fallen und man später noch auf konkrete Details zurückgreifen kann. Zudem zeigt es dem Chef oder der Chefin, dass man engagiert und aufmerksam ist.

Klarheit schaffen: Wenn man etwas nicht versteht oder ein Punkt unklar ist, sollte man sich nicht scheuen, nachzufragen. Es ist besser, während des Gesprächs Klarheit zu schaffen, als später im Unklaren zu bleiben. Zum Beispiel könnte man fragen: "Könnten Sie mir ein konkretes Beispiel geben?" oder "Wie genau kann ich in diesem Bereich besser werden?"

Positiv bleiben: Auch wenn man kritisches Feedback erhält, ist es wichtig, positiv zu bleiben. Das Feedback dient schließlich dazu, aus Fehlern zu lernen, sich zu verbessern und Fähigkeiten weiterzuentwickeln. 

3. Nach dem Feedbackgespräch – Reflexion und Umsetzung

Feedback reflektieren: Nach dem Gespräch sollte sich ausreichend Zeit genommen werden, das Feedback zu reflektieren. Was hat man gelernt? Welche Punkte waren überraschend? Gibt es etwas, das sich sofort umsetzen lässt? Um einen klaren Plan für die eigene Weiterentwicklung zu erstellen, sollten diese Punkte sofort aufgeschrieben werden.

Maßnahmen planen: Auf Basis des erhaltenen Feedbacks lassen sich schließlich konkrete Maßnahmen planen. Hierbei ist es wichtig, sich zu überlegen, welche Schritte unternommen werden können, um die angesprochenen Punkte zu verbessern. Realistische Ziele und Deadlines helfen, Fortschritte sicherzustellen.

Rückmeldung geben: Ein Feedbackgespräch ist keine Einbahnstraße. Eine kurze Rückmeldung beim Chef oder der Chefin dazu, wie das Feedbackgespräch empfunden wurde und was man daraus mitnimmt, trägt zu einer Kommunikation auf Augenhöhe und einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.

Follow-up planen: Ein Follow-up-Gespräch dient dazu, Fortschritte und eventuelle Fragen, die im Nachgang aufgekommen sind, zu besprechen und weitere Unterstützung zu erhalten. Hier lässt sich ebenfalls zeigen, dass man die Rückmeldung des oder der Vorgesetzten ernst nimmt und proaktiv agiert.

Tipps & Tricks für erfolgreiche Feedbackgespräche

Nachdem wir also geklärt haben, was ein Feedbackgespräch ist, wie man sich vorbereitet und wie ein passender Leitfaden aussieht, stellt sich die Frage, wie sich solche Gespräche ohne Angst und Stress überstehen lassen. Feedbackgespräche müssen nicht unangenehm sein. 

Hier hilft es, das eigene Mindset in eine positive Richtung zu lenken, das Feedbackgespräch als Chance zu begreifen und in eine lehrreiche Erfahrung zu verwandeln.

Diese Tipps und Tricks helfen dabei:

1. Feedbackgespräch vorbereiten – Wissen ist Macht

Wir haben es bereits angesprochen: Eine umfassende Vorbereitung auf das Feedbackgespräch ist ausschlaggebend, um souverän auftreten zu können und sich sicher zu fühlen. Dabei helfen ein guter Leitfaden und kleine Notizen mit konkreten Beispielen zu Situationen, in denen man Erfolge verzeichnen konnte oder in denen Verbesserungspotenzial liegt. So ist man gewappnet, falls der Chef oder die Chefin nach Details fragt.

2. Keine Panik – Vorgesetzte sind auch nur Menschen

Ja, wirklich! Der Chef oder die Chefin ist kein feuerspeiender Drache, sondern auch nur ein Mensch, der Feedback geben möchte, um Mitarbeitende zu unterstützen. Man sollte also unbedingt versuchen, das Feedbackgespräch mit einem positiven Mindset anzugehen. Statt sich vorzustellen, wie der Chef oder die Chefin die eigenen Fehler seziert, hilft es, daran zu denken, dass dieses Gespräch eine Chance ist, zu wachsen und sich weiterzuentwickeln.

3. Fragen stellen – Interesse zeigen und Initiative ergreifen

Ein gutes Feedbackgespräch ist keine Einbahnstraße. Es bietet die Gelegenheit, Fragen zu stellen. Was sind die Erwartungen des oder der Vorgesetzten? Gibt es Bereiche, in denen man sich verbessern kann? Welche Ziele sollte man sich setzen? Diese Fragen zeigen nicht nur Engagement, sondern helfen auch dabei, das Feedbackgespräch als Leitfaden für die eigene berufliche Weiterentwicklung zu nutzen.

4. Atmen nicht vergessen!

Klingt banal, aber tiefes Atmen hilft wirklich, die Nerven zu beruhigen. Wenn man merkt, dass die Aufregung Überhand nimmt, sollte man sich einen Moment nehmen, um tief ein- und auszuatmen. Ein paar bewusste Atemzüge können Wunder wirken und helfen, konzentriert und ruhig zu bleiben.

Auch die sogenannte 5-Finger-Atmung kann für Stressabbau sorgen:

5. Das richtige Auftreten

Eigentlich versteht es sich von selbst: Unpünktlich zum Feedbackgespräch zu erscheinen, ist ein absolutes No-Go und sorgt für einen schlechten Einstieg ins Gespräch. Unnötiger Stress lässt sich also durch Pünktlichkeit vermeiden. Zudem ist auch die Kleiderwahl zu beachten: Ein gepflegtes und angemessenes Erscheinungsbild zeigt Respekt und Professionalität und unterstreicht die Ernsthaftigkeit, mit der das Gespräch geführt wird.

6. Der beste Freund: Humor

Es ist okay, in einem Feedbackgespräch auch mal zu lachen. Ein wenig Humor kann die Spannung abbauen und das Gespräch in eine positivere Richtung lenken. Vielleicht hat der Chef oder die Chefin ja auch ein paar witzige Anekdoten parat.

7. Feedbackgespräch Leitfaden: Struktur hilft

Eine strukturierte Herangehensweise an das Feedbackgespräch kann Wunder wirken. Ein Leitfaden hilft dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass man nichts Wichtiges vergisst. Und oftmals freuen sich Vorgesetzte darüber, wenn Mitarbeitende so gut vorbereitet sind.

8. Feedback annehmen und daraus lernen

Egal, ob das Feedback positiv oder negativ ist: Es ist eine Lernchance. Niemand ist perfekt, und jeder hat Raum für Verbesserungen. Man sollte sich also für das Feedback bedanken und nachfragen, welche konkreten Verbesserungen man vornehmen kann. Das zeigt dem Chef oder der Chefin die Bereitschaft, an sich zu arbeiten. 

Was tun, wenn das Feedbackgespräch nicht optimal läuft?

Trotz guter Vorbereitung und Leitfaden: Feedbackgespräche verlaufen nicht immer so professionell und respektvoll, wie sie sollten. Manchmal kann es passieren, dass das Gespräch in eine unangenehme Richtung geht oder sich Vorgesetzte respektlos verhalten. In solchen Situationen ist es wichtig, sich auf einige bewährte Strategien zu besinnen, um die Situation so gut wie möglich zu bewältigen.

💡 Ruhig und besonnen bleiben
Selbst wenn der Chef oder die Chefin während des Feedbackgesprächs unangebracht oder respektlos ist, ist es entscheidend, die eigene Ruhe zu bewahren. Durch besonnenes Verhalten und einen kühlen Kopf kann die Situation oft besser unter Kontrolle gehalten werden. Statt emotional zu reagieren, ist es ratsam, sich auf eine sachliche und klare Darstellung des eigenen Standpunkts zu konzentrieren.

💡 Professionell reagieren
Es ist hilfreich, auf respektlose oder provokative Äußerungen nicht direkt einzugehen. Stattdessen kann man die Konversation in eine produktive Richtung lenken, indem man auf die Inhalte des Feedbacks fokussiert bleibt und nach konkreten Beispielen oder Verbesserungsvorschlägen fragt. Dies zeigt Professionalität und lässt keinen Raum für weitere unangemessene Kommentare.

💡 Gespräch höflich unterbrechen
Wenn das Verhalten des oder der Vorgesetzten weiterhin unangemessen bleibt und keine Besserung in Sicht ist, kann es sinnvoll sein, das Gespräch höflich zu unterbrechen. Eine Möglichkeit ist es, zu sagen: „Ich denke, es wäre besser, dieses Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen, damit wir beide in einer ruhigeren und konstruktiveren Atmosphäre darüber sprechen können.“ Dies hilft, die Situation zu deeskalieren und zeigt, dass Respekt und Professionalität erwartet werden.

💡 Ereignisse dokumentieren
Nach einem schlecht verlaufenen Feedbackgespräch ist es wichtig, alle relevanten Details schriftlich festzuhalten: Was genau gesagt wurde, wie der Ton des Gesprächs war und welche Situationen besonders unangenehm waren. Diese Dokumentation kann später hilfreich sein, falls weitere Schritte unternommen werden müssen.

💡 Unterstützung suchen
Wenn das Gespräch extrem unangenehm war oder das respektlose Verhalten von Vorgesetzten wiederholt auftritt, sollte das Problem nicht ignoriert werden. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Vertrauensperson oder die Personalabteilung einzubeziehen. Es ist wichtig, sich nicht alleine gelassen zu fühlen und Unterstützung zu suchen, wenn die eigene Arbeitsumgebung beeinträchtigt wird.

💡 Selbstschutz und Abgrenzung
Niemand sollte sich herabwürdigend behandeln lassen, egal in welcher beruflichen Situation. Es ist wichtig, die eigenen Grenzen zu kennen und zu wahren. Wenn das Feedbackgespräch zu einer anhaltend negativen Erfahrung wird und das Verhalten des Chefs oder der Chefin die eigene Würde verletzt, sollte man überlegen, ob es notwendig ist, rechtliche Schritte zu erwägen oder die Situation mit einer höheren Führungsebene zu besprechen.

Ein Feedbackgespräch sollte eine positive und konstruktive Erfahrung sein, bei der beide Parteien die Möglichkeit haben, zu lernen und zu wachsen. Wenn es jedoch nicht optimal läuft, ist es entscheidend, sich selbst zu schützen und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um langfristig eine gesunde und respektvolle Arbeitsumgebung zu gewährleisten.