Dass die Zeiterfassung Pflicht ist, wissen wir bereits: Arbeitgeber müssen ein verlässliches System zur Dokumentation der Arbeitszeit bereitstellen. Doch müssen Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden? Wie sieht es mit der elektronischen Zeiterfassung Pflicht aus? Und was bedeutet das insbesondere für Kleinbetriebe?
Gesetz Arbeitszeiterfassung: Der aktuelle Stand
Spätestens seit dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung von 2019 und dem wegweisenden Urteil des BAG von September 2022 ist klar: Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – und zwar für alle Unternehmen, egal ob Großbetrieb oder kleines Startup. Doch während bisher sowohl digitale als auch analoge Lösungen erlaubt waren, stehen die Zeichen nun deutlich auf „digital“.
Neuer Gesetzesentwurf in den Startlöchern
Aktuell liegt ein konkreter Gesetzentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) auf dem Tisch, der vorsieht, dass die elektronische Zeiterfassung Pflicht wird – möglicherweise schon sehr bald. Papierlisten und manuelle Stundenzettel könnten also bald Geschichte sein. Stattdessen sollen Unternehmen Arbeitszeiten per App, digitalem Terminal oder cloudbasierter Software dokumentieren.
Für viele Betriebe klingt das erstmal nach zusätzlichem Aufwand. Doch tatsächlich steckt hinter dieser Neuerung eine echte Chance: Digitale Zeiterfassungssysteme sparen Zeit, sorgen für faire Arbeitsbedingungen und verhindern Ärger bei Betriebsprüfungen. Doch bevor du nun hektisch nach der erstbesten Software googelst erklären wir dir in diesem Artikel ganz genau, worauf es wirklich ankommt und was dich erwartet.
Elektronische Zeiterfassung Pflicht – Ab wann gilt sie genau?
Viele Unternehmen fragen sich aktuell noch, ab wann genau die elektronische Zeiterfassung Pflicht sein wird. Laut dem Gesetzentwurf des BMAS könnte es schon bald verbindlich werden, vermutlich sogar noch in 2025.
Kleine und mittlere Betriebe könnten jedoch längere Übergangsfristen bekommen, um sich optimal auf die Umstellung vorzubereiten. Wichtig ist: Je früher du dich informierst und vorbereitest, desto entspannter läuft später die Einführung der elektronischen Zeiterfassung. Die Uhr tickt – und bald nicht mehr auf Papier, sondern digital.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur Zeiterfassung?
Die gute Nachricht zuerst: Nicht jede Person im Unternehmen muss ihre Arbeitszeit minutiös dokumentieren. Es gibt tatsächlich einige Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – aber die sind deutlich enger gefasst, als viele denken. Laut dem Gesetz zur Zeiterfassung und den aktuellen Entwürfen sind insbesondere sogenannte "vertrauensvolle Arbeitsverhältnisse" teilweise ausgenommen. Dazu zählen beispielsweise:
- leitende Angestellte, die ihre Arbeitszeit weitgehend selbst bestimmen können
- Angehörige von Haushalten oder familiär Mitarbeitende in Kleinbetrieben
Aber Achtung: Diese Ausnahmen sind keineswegs eine Einladung zur Laissez-faire-Mentalität. Die rechtliche Definition ist eng, und wer sich auf eine Ausnahme beruft, sollte diese gut dokumentieren und im Zweifel rechtlich prüfen lassen. Auch Auszubildende und unter 18-Jährige fallen unter besondere Schutzvorschriften, die ebenfalls mit anderen Regelungen zur Zeiterfassung verknüpft sind.
Gerade bei kleinen Unternehmen herrscht oft Unsicherheit: Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für mich als Kleinbetrieb? Die Antwort lautet: Ja – mit gewissen Erleichterungen. Der Gesetzgeber sieht in seinem Entwurf Übergangsfristen von bis zu fünf Jahren vor, abhängig von der Unternehmensgröße. Doch das bedeutet nicht, dass Kleinbetriebe dauerhaft ausgenommen wären. Spätestens mit Ablauf der Frist wird auch hier die elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht.
Ist bei der Zeiterfassung 15-Minuten-Takt zulässig?
Eine der häufigsten Fragen zur Arbeitszeiterfassung lautet: Wie genau muss die Erfassung eigentlich sein? Reichen grobe Zeitblöcke oder müssen Unternehmen jetzt auf die Minute genau dokumentieren, wann Mitarbeitende kommen und gehen? Die Antwort darauf ist – wie so oft im Arbeitsrecht – differenziert.
Laut aktuellen gesetzlichen Vorgaben und Gerichtsurteilen, insbesondere mit Blick auf das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung, ist eine minutengenaue Zeiterfassung grundsätzlich anzustreben. Das bedeutet: Arbeitgeber sollten idealerweise exakt erfassen, wann Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen und beenden. Das schützt nicht nur vor Missverständnissen, sondern ist auch wichtig für faire Lohnabrechnungen und bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen.
Aber wie sieht es mit der Praxis aus? Ist eine Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt zulässig? Ja, unter bestimmten Voraussetzungen ist das möglich – allerdings nur, wenn keine relevanten arbeitsrechtlichen Vorgaben verletzt werden und wenn eine gewisse Flexibilität im Arbeitsalltag besteht. Das sogenannte "Runden" darf jedoch nicht zu Lasten der Mitarbeitenden erfolgen. Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) sowie arbeitsrechtliche Expert:innen betonen regelmäßig, dass solche Vereinfachungen nur dann zulässig sind, wenn sie im Sinne beider Seiten fair umgesetzt werden.
Moderne Systeme zur elektronischen Arbeitszeiterfassung bieten hier klare Vorteile: Sie ermöglichen minutengenaue Dokumentation, automatisches Reporting und vermeiden so Konflikte oder Ungenauigkeiten. Wenn du also sichergehen willst, dass du auf der rechtlich sicheren Seite bist – setz besser direkt auf ein System, das minutengenau erfassen kann. Damit bist du für jede Prüfung gewappnet – und deine Mitarbeitenden wissen genau, dass ihre Zeit wertgeschätzt und korrekt erfasst wird.
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Drohen Bußgelder bei Verstößen gegen das Gesetz Arbeitszeiterfassung?
Kurz und knapp: Ja! Wer sich nicht an die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung hält, muss unter Umständen tief in die Tasche greifen. Der aktuelle Gesetzesentwurf sieht bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor. Das ist kein Pappenstiel – und soll ein klares Signal senden: Zeiterfassung ist kein optionaler Bonus, sondern ein verpflichtender Bestandteil modernen Arbeitsrechts.
Besonders kritisch wird es, wenn Unternehmen über längere Zeiträume gar keine oder nur lückenhafte Zeiterfassungen vorlegen können. Denn im Zweifelsfall liegt die Beweispflicht beim Arbeitgeber bzw. bei der Arbeitgeberin. Wer also denkt, eine Excel-Tabelle sei schon ausreichend, irrt sich gewaltig – vor allem dann, wenn sie nicht regelmäßig gepflegt oder manipulationssicher ist.
Auch bei Betriebsprüfungen durch das Zollamt oder die Deutsche Rentenversicherung wird die Einhaltung der Arbeitszeiterfassungsregeln zunehmend überprüft. Eine mangelhafte Dokumentation kann nicht nur zu Bußgeldern, sondern auch zu Nachzahlungen oder weiteren rechtlichen Konsequenzen führen. Deshalb gilt: Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Elektronische Zeiterfassung: Eine Chance für Unternehmen?
Auf den ersten Blick mag die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung wie ein weiteres Stück Bürokratie wirken. Doch wer genauer hinsieht, erkennt: Dahinter steckt enormes Potenzial. Denn moderne Zeiterfassungssysteme können viel mehr als nur Zeiten stempeln. Sie ermöglichen Transparenz, verbessern die Planbarkeit und bieten wertvolle Einblicke in Arbeitsprozesse und Ressourcenverteilung.
Digitale Tools schaffen Klarheit – für dich und dein Team. Wer hat wann gearbeitet? Wer ist regelmäßig überlastet? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? All das lässt sich mit einem intelligenten Workforce-Management-System wie Staffomatic auf einen Blick erkennen. Du kannst Schichten einfacher planen, Urlaubsanträge koordinieren, Arbeitszeitkonten pflegen – und das alles mit nur wenigen Klicks.
Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und zunehmender Flexibilisierung der Arbeit kann eine moderne Zeiterfassung zum echten Wettbewerbsvorteil werden. Mitarbeitende wissen es zu schätzen, wenn ihre Zeit ernst genommen und fair behandelt wird. Und du? Du bekommst mehr Kontrolle, mehr Übersicht und mehr Zeit für das Wesentliche: dein Business.
Also keine Angst vor der Pflicht – sondern lieber neugierig sein auf das, was digitale Tools leisten können. Zeiterfassung kann richtig smart sein. Wenn du sie richtig machst.
Checkliste: Wie du dein Unternehmen auf die elektronische Zeiterfassung Pflicht vorbereitest
✅ Informieren: Lies dich gründlich in die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung ein – insbesondere die geplante Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung.
✅ Analysieren: Wie läuft die Zeiterfassung aktuell bei euch? Wo gibt’s Lücken oder Risiken? Hol dir ggf. Feedback aus deinem Team.
✅ Lösung auswählen: Suche nach einem Zeiterrfasungssystem, das zu deinem Unternehmen passt – intuitiv, rechtskonform, skalierbar. Tipp: Staffomatic kann hier vieles erleichtern.
✅ Mitarbeitende einbeziehen: Erkläre deinem Team, warum die Umstellung wichtig ist. Transparente Kommunikation fördert die Akzeptanz.
✅ Prozesse definieren: Wer erfasst wie und wann? Lege klare Regeln fest – vom Onboarding neuer Mitarbeitender bis zur mobilen Zeiterfassung im Außendienst.
✅ Testen & Anpassen: Starte mit einer Pilotphase und optimiere die Abläufe auf Basis realer Erfahrungen.
✅ Dokumentieren & Absichern: Sorge dafür, dass alle Daten manipulationssicher, DSGVO-konform und prüfbar gespeichert werden.
Mit dieser Checkliste bist du bestens gewappnet für die digitale Zukunft der Arbeitszeiterfassung. Los geht’s – smart, sicher und mit einem guten Gefühl!
Feb 17, 2021
