Ohne Mitarbeitende kein Unternehmen – klar. Mitarbeitende sind das Herzstück jeder Firma. Aber: Sie kosten auch Geld. Und zwar deutlich mehr als nur das Gehalt. Wer Mitarbeitende einstellt, übernimmt Verantwortung – fachlich, menschlich und finanziell.
Doch was kostet ein Mitarbeiter wirklich? Nicht selten ist die Differenz zwischen Bruttogehalt und tatsächlichen Arbeitgeberkosten überraschend hoch. Denn hinzu kommen Abgaben, Versicherungen, Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, technische Ausstattung – und nicht zu vergessen: Zeit und Ressourcen für Onboarding, Führung und Planung.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie sich die Personalkosten realistisch berechnen lassen, wo versteckte Kostenfallen lauern, und wie du deine Kosten im Griff behalten kannst, ohne auf gute Mitarbeitende verzichten zu müssen.
Was kostet ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber wirklich?
Die Frage "Was kostet ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber wirklich?" lässt sich natürlich nicht pauschal beantworten. Es gibt aber einige Kostenpunkte, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten, wenn sie die tatsächlichen Kosten eines Arbeitnehmers berechnen wollen.
Dazu zählt nicht nur der Arbeitslohn, sondern auch alle gesetzlichen Abgaben, freiwilligen Leistungen und betrieblichen Zusatzkosten. Was fließt also alles in die Gesamtkosten eines Mitarbeitenden ein? Hier ein Überblick:
| Kostenart |
Erläuterung |
|
|
Monatliches Gehalt lt. Vertrag |
- Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
|
Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung (rund 20 % je nach Lohnhöhe) |
- Berufsgenossenschaft/Unfallversicherung
|
Pflichtbeitrag, abhängig von Branche & Risiko |
- Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (U1/U2)
|
Erstattung von Lohnfortzahlung bei Krankheit & Mutterschaft |
- Urlaubs- und Feiertagsvergütung
|
bezahlte Abwesenheiten |
|
|
Laptop, Handy, Dienstkleidung, Software etc. |
- Sonstige Benefits/freiwillige Leistungen
|
z. B. Jobticket, betriebliche Altersvorsorge, Essenszuschüsse |
- Verwaltungs- und Prozesskosten
|
HR-Zeitaufwand, Lohnabrechnung, Vertragsmanagement |
Beispiel:
Eine Mitarbeiterin mit einem Bruttogehalt von 3.000 € kostet das Unternehmen je nach Branche und Zusatzleistungen zwischen 3.800 und 4.200 € im Monat – also bis zu 40 % mehr als das Gehalt allein.
Berechnung von Personalkosten – so setzt sich der Betrag zusammen
Wir haben bereits gesehen, dass die Berechnung von Personalkosten eine ganze Reihe von Posten umfasst, die zusammengenommen schnell ein deutlich größeres Budget erfordern, als zunächst gedacht. Sehen wir uns hierzu einmal eine Beispielrechnung an:
Angenommen, du stellst eine Mitarbeiterin mit einem Bruttogehalt von 3.000 € ein. So könnten sich die monatlichen Kosten für dich als Arbeitgeber zusammensetzen:
| Kostenbestandteil |
Betrag (ca.) |
| Bruttogehalt |
3.000 € |
| Sozialversicherungsbeiträge AG-Anteil |
ca. 600 € (20 %) |
| Umlagen (U1, U2, Insolvenzgeldumlage) |
ca. 40 € |
| Berufsgenossenschaft (BG-Beitrag) |
ca. 25 € |
| Sachkosten (Laptop, Arbeitsplatz etc.) |
ca. 100 € |
| Gesamtkosten pro Monat |
ca. 3.765 € |
Je nach Branche, Position und Zusatzleistungen kann der Wert natürlich schwanken – gerade durch Boni, Firmenwagen, Zuschüsse oder Prämienprogramme.
Personalkosten pro Stunde berechnen
Für Budgetplanung oder Angebotskalkulation lohnt sich oft der Blick auf den effektiven Stundenlohn aus Arbeitgebersicht:
Die Formel hierfür lautet:
Gesamtkosten / (Monatliche Arbeitszeit in Stunden)
Beispiel: 3.765 € / 160 Std. ≈ 23,53 € pro Stunde
Das ist ein relevanter Wert für Projektplanung, Deckungsbeiträge oder Outsourcing-Vergleiche.
Was kostet ein Mitarbeiter pro Jahr?
Ein Monat gibt einen groben Anhaltspunkt – aber erst auf’s Jahr gerechnet zeigen sich die wahren Kosten eines Mitarbeitenden. Denn da kommen nicht nur Gehalt und Abgaben zusammen, sondern auch bezahlte Fehlzeiten, Fortbildungen, Inflationseffekte, und in vielen Fällen Fluktuationskosten.
So rechnest du Jahreskosten realistisch:
Wenn du die monatlichen Personalkosten kennst, kannst du sie natürlich einfach mit 12 multiplizieren. Aber Achtung: Dabei darfst du zusätzliche Einflüsse nicht unterschlagen, z. B.:
-
Urlaubsanspruch: In Deutschland gesetzlich mindestens 20 Tage (bei 5-Tage-Woche), meist 25–30 Tage üblich – diese Tage sind bezahlt, aber nicht produktiv.
-
Feiertage: je nach Bundesland 9–13 pro Jahr, ebenfalls bezahlt.
-
Krankheitstage: Durchschnittlich ca. 10–18 Tage pro Jahr und Mitarbeitende.
-
Fortbildungen / Schulungen: z. B. ein oder zwei Tage pro Jahr.
-
Personalfluktuation: Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Übergaben, Wissensverlust.
Beispiel:
Du zahlst 3.765 € pro Monat (wie im vorigen Beispiel). Klingt nach 45.180 € pro Jahr.
Aber realistisch gesehen „verlierst“ du:
Rechnung:
3.765 € × 12 Monate = 45.180 €
Effektive Produktivität: 180 von 230 Tagen ≈ 78 %
→ Effektiver Kostenfaktor: 45.180 € / 0,78 ≈ 57.900 €
Was heißt das in der Praxis?
-
Deine Mitarbeitenden kosten dich mehr, als die Gehaltsabrechnung verrät.
-
Produktivität ist nie bei 100 % – das ist normal und sollte eingeplant sein.
-
Ein Mitarbeitender kostet pro Jahr je nach Position, Branche und Ausstattung zwischen dem 1,2- und 1,6-fachen des Bruttogehalts.
Personalkostenrechner
So funktioniert der Personalkostenrechner:
Gib einfach das monatliche Bruttogehalt deiner Mitarbeiter*in ein, wähle den Prozentsatz für Arbeitgeber-Nebenkosten (z. B. Sozialabgaben) und ergänze optional zusätzliche monatliche Kosten wie Laptop, Zuschüsse oder Benefits.
Mit einem Klick auf „Kosten berechnen“ erhältst du die geschätzten Gesamtkosten pro Monat und pro Jahr – schnell, übersichtlich und ohne Formelkram. Erfahre ganz unkompliziert: Was kostet ein Mitarbeiter?
Versteckte Kosten: Fehlzeiten, Fluktuation & unproduktive Zeiten
Selbst wenn du das Gehalt, Sozialabgaben und Sachkosten sauber kalkuliert hast, lauern weitere Kostentreiber, die oft übersehen werden – vor allem in der Praxis. Und gerade hier liegt der größte Hebel, wenn du deine Personalkosten senken willst: beim Management der „unsichtbaren“ Kosten.
1. Fehlzeiten – der stille Kostenfresser
Krankheit, Arzttermine, familiäre Notfälle: Durchschnittlich fallen Mitarbeitende in Deutschland 10 bis 18 Tage im Jahr krankheitsbedingt aus. Das kostet:
Ein effizientes Fehlzeitenmanagement hilft, Ausfallzeiten zu erkennen, Ursachen zu analysieren und früh gegenzusteuern – zum Beispiel durch ergonomische Arbeitsplätze, gesundheitsfördernde Maßnahmen oder transparente Rückkehrgespräche.
2. Fluktuation & Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Jede Kündigung kostet Geld – mehr, als viele denken:
Eine zu hohe Fluktuation kann die Kosten pro Mitarbeitenden massiv erhöhen – gerade bei häufig wechselnden Positionen, z. B. im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Kundenservice.
3. Unproduktive Zeiten im Alltag
Nicht jeder Arbeitstag ist zu 100 % effektiv – und das ist auch menschlich. Aber:
führen schnell dazu, dass viel bezahlte Zeit wenig Output bringt. Besonders in Betrieben ohne digitale Schichtplanung oder Zeiterfassungssysteme geht hier viel Potenzial verloren.
Personalkosten senken – so geht's richtig!
Wenn die Lohnkosten drücken, denken viele Unternehmen sofort ans Kürzen – weniger Stunden, weniger Gehalt, weniger Benefits. Doch kurzfristige Sparmaßnahmen bringen oft langfristige Probleme: Unzufriedenheit, höhere Fluktuation, sinkende Motivation.
Die bessere Strategie: Personalkosten optimieren statt blind zu senken. Das heißt: klüger planen, effizienter organisieren und Mitarbeitende gezielter einsetzen – ohne die Kultur zu gefährden.
| Maßnahme |
Erläuterung |
| Intelligente Schichtplanung statt Überbesetzung |
Gerade in Betrieben mit Schichtdienst entstehen unnötige Kosten durch Doppelbesetzung, Leerlaufzeiten oder mangelnde Flexibilität. Tools wie Staffomatic helfen, Schichten smarter zu planen – auf Basis realer Auslastung, Verfügbarkeiten und rechtlicher Vorgaben. Das spart bares Geld, ohne Mitarbeitende zu überlasten.
|
| Automatisierung & digitale Prozesse |
Digitale Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement oder automatische Urlaubsfreigaben sparen Zeit – und damit auch Geld.
Beispiel: Ein HR-Team, das 20 Stunden im Monat mit Excel-Tabellen verbringt, verursacht unnötige Prozesskosten. Die richtige Software übernimmt diese Aufgaben in Minuten. |
| Onboarding effizient gestalten |
Ein gutes Einarbeitungskonzept senkt nicht nur die Fluktuation, sondern auch die Dauer bis zur vollen Produktivität. Investiere in strukturierte Onboarding-Prozesse – das rechnet sich schnell.
|
| Arbeitszeitmodelle überdenken |
Flexible Arbeitszeiten, Jobsharing oder Teilzeitmodelle können helfen, teure Leerzeiten zu vermeiden und gleichzeitig attraktiver für Bewerber*innen zu sein – gerade in angespannten Arbeitsmärkten. |
| Prävention statt Ausfall |
Betriebliches Gesundheitsmanagement, ergonomische Arbeitsplätze und ein gutes Arbeitsklima helfen, Fehlzeiten zu reduzieren – und damit Kosten zu senken, ohne Druck auf Mitarbeitende auszuüben. |
Fazit
Mitarbeitende sind keine reine Ausgabe, sondern eine Investition in den Erfolg deines Unternehmens. Trotzdem ist es wichtig, sich zu fragen, was kostet ein Mitarebeiter und die Personalkosten realistisch, vollständig und zukunftsorientiert zu kalkulieren – nicht nur beim Gehalt, sondern auch bei Sozialabgaben, Ausstattung, Fehlzeiten und Organisation.
Wer seine Kosten kennt, kann klüger planen, sinnvoller investieren und nachhaltiger wachsen. Mit der richtigen Software, strukturierten Prozessen und einem offenen Blick auf versteckte Kostentreiber lassen sich nicht nur Ausgaben reduzieren, sondern auch Arbeitsbedingungen verbessern.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Nov 6, 2023
