Im Vergleich: Die beste Zeiterfassung Software
Zeiterfassung ist für alle Unternehmen wichtig – denn in Deutschland ist sie Pflicht. Das heißt: Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit inklusive Pausen und Überstunden erfassen. Dafür braucht es eine geeignete Zeiterfassung Software. Doch die Welt der Zeiterfassungsprogramme ist groß. Daher haben wir den großen Zeiterfassung Vergleich gestartet und zeigen dir in diesem Beitrag, wie du die beste Zeiterfassung Software für dein Team findest!
Zeiterfassung Software: Welche Kriterien sind wichtig?
Nicht jedes Zeiterfassungsprogramm ist für jedes Team geeignet – denn die Anforderungen sind nunmal unterschiedlich. Manche Zeiterfassungsprogramme eignen sich besonders für den Außendienst, andere wiederum fürs Homeoffice, wieder andere sind für den Bau konzipiert. Und bei einer Arbeitszeiterfassung kostenlos sind beispielsweise häufig die Funktionen eingeschränkt. Wir zeigen dir, auf welche Kriterien du bei der Auswahl einer Zeiterfassung Software achten solltest:
1. Funktionsumfang: Welche Funktionen brauche ich überhaupt? Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte mehr als nur Start- und Stop-Zeiten erfassen können. Idealerweise bietet sie Funktionen wie:
- Flexible Zeiterfassung: Sowohl manuelle Einträge als auch Live-Stoppuhr, mobil und am Desktop nutzbar.
- Projekt- und Aufgabenbezogene Erfassung: Zeiten können bestimmten Kunden, Projekten oder Aufgaben zugeordnet werden – besonders relevant für Agenturen, Freelancer und projektbasierte Teams.
- Abwesenheitsmanagement: Verwaltung von Urlaub, Krankheitstagen oder Homeoffice-Zeiten sollte integriert sein.
- Arbeitszeitregelungen: Automatische Erkennung von Pausen, Kernarbeitszeiten, Überstunden oder Schichtmodellen.
- Auswertungen und Berichte: Aussagekräftige Statistiken helfen bei der Planung und Abrechnung. Exportfunktionen (z. B. Excel, PDF) sind ein Muss.
2. Benutzerfreundlichkeit: Achte bei der Auswahl einer Zeiterfassung Software auf eine intuitive Benutzeroberfläche und einen logischen Aufbau
3. Datenschutz: Eine gute Zeiterfassungssoftware muss DSGVO-konform arbeiten und rechtssicher sein.
4. Integration: Überlege dir, ob du die Software zur Zeiterfassung in andere Systeme wie Buchhaltung und Lohnabrechnung integrieren willst. Das Zeiterfassungsprogramm sollte dann entsprechende Schnittstellen anbieten.
5. Kosten: Natürlich spielt auch der Preis eine Rolle beim Zeiterfassung Vergleich. Bedenke jedoch, dass Arbeitszeiterfassung kostenlos nicht unbedingt ausreicht – je nachdem, welche Funktionen du benötigst.
6. Support: Technischer Support kann im Alltag entscheidend sein. Auch ein gutes Help Center, Tutorials oder eine aktive Community können helfen, Probleme schnell zu lösen.
💡 Tipp: Du suchst nach einer kostenlosen Zeiterfassung App für dein Team?
Zeiterfassung App kostenlos: Der große Vergleich 2025
Die beste Zeiterfassung Software: Unsere Empfehlungen
Wir haben uns 5 verschiedene Softwares zur Zeiterfassung angeschaut und auf ihre Benutzerfreundlichkeit und ihr Preis-Leistungs-Verhältnis getestet. Hier kommen unsere Ergebnisse:
▶️ Aplano: Zeiterfassung und Personalplanung in einem
Aplano ist eine durchaus umfassende Softwarelösung für Personalplanung und Zeiterfassung, die mit einem benutzerfreundlichen Aufbau daherkommt. Grundlage für die Zeiterfassung mit Aplano ist ein Wochenplan, in dem Schichten angelegt werden können. Mitarbeitende haben anschließend die Möglichkeit, ihre Zeiten per App zur jeweiligen Schicht zu tracken. Ein Stundenkonto gibt einen Überblick über die wöchentlich geleisteten Stunden sowie Soll- und Überstunden.
Bei Aplano ist die Zeiterfassung erst im teuersten Plan, dem Pro-Modell enthalten. Der Preis liegt hier bei 4,50 € pro Person/Monat.
| Stärken |
Schwächen |
| - Zeiterfassung mit Echtzeit-Tracking per App, am Tablet oder über Terminals |
- Zeiterfassung erst im teuersten Abo-Modell enthalten |
| - Zeiterfassung im Kombination mit Erstellung eines Wochenplans |
- Schnittstellen zu Partner-Anwendungen sind nicht vorhanden |
| - Auswahl verschiedener Regeln zu Pausen, Schichtplan-unabhängigem Stempeln und Rundungen |
- Kein direkter DATEV-Export möglich |
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▶️ Clockodo: Besonders geeignet für Selbstständige
Clockodo ist eine webbasierte Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen ermöglicht, Arbeits- und Projektzeiten zu dokumentieren. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten im Browser oder per App erfassen, wobei die Daten in Echtzeit synchronisiert werden. Die Software bietet Funktionen wie individuelle Stundenkonten, Projektzeiterfassung mit Kunden- und Leistungszuordnung sowie detaillierte Berichte zur Analyse der Arbeitszeitverteilung. Zudem ermöglicht Clockodo die Abwesenheitsverwaltung, einschließlich Urlaubs- und Krankheitsmanagement.
Clockodo eignet sich besonders für Freelancer und Selbstständige, da für Einzelpersonen eine kostenlose Version zur Verfügung steht. Teams zahlen ab 5 Euro pro Person/Monat aufwärts.
| Stärken |
Schwächen |
| - Zeiterfassung mit Echtzeit-Tracking per App oder Webversion |
- Die kostenlose Version ist nur für einen Nutzer verfügbar, das anschließende Basic-Modell ist mit 5 Euro bereits recht kostspielig und beinhaltet nur Zeiterfassung und Urlaubsmanagement. Wer mehr Features benötigt, zahlt ab 9 Euro aufwärts. |
| - Individuelle Stundentafel in Form eines Wochenplans |
- Kein direkter DATEV-Export möglich |
| - Auswahl verschiedener Regeln zu Pausen, Zuschlägen, Berechtigungen, Soll-Arbeitszeiten und mehr |
- Nicht alle Funktionen der App sind in der Webversion verfügbar |
| - Projektzeiterfassung möglich |
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▶️ timr: Besonders geeignet für Projektzeiterfassung
Timr ist eine umfassende Softwarelösung für Zeiterfassung, mit der sich sowohl Arbeits- als auch Projektzeiten sowie Fahrtenbücher verwalten lassen. timr ist als Webanwendung sowie als mobile App für iOS und Android verfügbar und eignet sich für Einzelpersonen ebenso wie für Teams. Das Zeiterfassungsprogramm ist übersichtlich gestaltet, ermöglicht Zeiterfassung per Stoppuhr in Echtzeit sowie eine nachträgliche Erfassung von Arbeitszeiten.
timr bietet eine Free Version für Einzelpersonen an. Für Teams wird es dann aber schnell kostspielig – das günstigste Paket startet bei 7,20 € pro Person pro Monat.
| Stärken |
Schwächen |
| - Zeiterfassung mit Echtzeit-Tracking per App, Webversion oder auch am Terminal |
- Die kostenlose Free Version ist nur für eine Person verfügbar. Mit anschließend mindestens 7,20 € für das günstigste Paket ist das Tool für Teams relativ kostspielig. |
| - Projektzeiterfassung mit integrierter Projektverwaltung |
- Keine integrierte Schichtplanungsfunktion |
| - Arbeitszeitregeln und automatische Pausen einstellbar |
- Keine automatischen Pausen in der kostenlosen Version |
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▶️ Hubstaff: Für Remote-Teams, Agenturen und Dienstleister
Hubstaff ist eine Software für Zeiterfassung, Produktivitätsanalyse und Teammanagement, das sich besonders für Remote-Teams, Agenturen und Dienstleister eignet. Es bietet Funktionen wie Zeiterfassung, GPS-Tracking, Projektmanagement, Rechnungsstellung und Mitarbeiterüberwachung.
Das günstigste Paket liegt bei $4,99 (4,41 €), beinhaltet aber nur die reine Zeiterfassung und Stundennachweise sowie einige wenige Funktionen aus dem Bereich Workforce Management. Für weitere Funktionen wie etwas Freigaben und Genehmigungen von Stundenzetteln, Analysen und Projektmanagement muss draufgezahlt werden.
| Stärken |
Schwächen |
| - Zeiterfassung mit Echtzeit-Tracking per App oder Webversion |
- Das günstigste Paket für 4,41 € kommt mit abgespeckten Features daher |
| - Projektzeiterfassung mit integrierter Projektverwaltung |
- Keine integrierte Schichtplanungsfunktion |
| - Arbeitszeitregeln und automatische Pausen einstellbar |
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität |
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- Nicht auf Deutsch verfügbar |
▶️ TimeTac: Zeiterfassung für größere Unternehmen
TimeTac ist ein flexibles Zeiterfassungsprogramm, das sich besonders für mittelständische und große Unternehmen eignet. TimeTac bietet Module zur Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, die miteinander kombiniert werden können.
Die reine Zeiterfassung kostet hier pro Nutzer und Monat 4,40 Euro, die Projektzeiterfassung liegt bereits bei 8,40 €.
| Stärken |
Schwächen |
| - Zeiterfassung mit Echtzeit-Tracking per App, Webversion oder am Terminal |
- Das günstigste Paket für 4,40 Euro pro Nutzer pro Monat beinhaltet nur die Zeiterfassung. Weitere Features liegen bei mindestens 8,40 Euro. |
| - Funktionen wie Zeiterfassung, Projektzeiterfassung und Abwesenheitsplanung sind einzeln buchbar sowie kombinierbar |
- Wenig intuitiver Anmelde- und Installationsprozess |
| - Arbeitszeitregeln und automatische Pausen einstellbar |
- Keine integrierte Schichtplanung |
| - Zahlreiche Integrationsmöglichkeiten vorhanden |
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Kurzübersicht: Zeiterfassung Software im Vergleich
Staffomatic: Die kostengünstige Alternative für höhere Ansprüche
Die oben genannten Alternativen reichen für deine Ansprüche nicht aus? Dann probiere doch mal Staffomatic aus. Mit Staffomatic bringst du die Zeiterfassung in deinem Team auf ein neues Level. Und das Beste: Neben der Zeiterfassung profitierst du zusätzlich von allen anderen Funktionen innerhalb unseres Professional Plans – vom Schichtplaner über den Urlaubsplaner bis zur digitalen Personalakte. Wir bieten dir:
✅ Umfangreiche Funktionen bei der Zeiterfassung inklusive Terminal-App mit Echtzeit-Tracking, Pausen-Management, DSGVO-konformer Speicherung in der Cloud, Abwesenheitsmanagement, Wochenplänen, In-App-Messaging sowie Export- und Auswertungs-Möglichkeiten und Zugang zu Datafox-Zeiterfassungsterminals.
✅ Deine All-in-one-Solution: Dienstplanung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto
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FAQ - Häufig gestellte Fragen
Mär 10, 2025
