Zeiterfassung wird Pflicht - was ändert sich?

Die Arbeitszeiterfassung wird zur Pflicht. So haben es der Europäische Gerichtshof und der Bundesgerichtshof beschlossen. Nun fragen sich Arbeitnehmer:innen und auch Arbeitgeber:innen natürlich, was sich ändern wird. Zudem haben manche Arbeitnehmer:innen Angst davor, kontrolliert zu werden. Die Angst vor der neuen elektronischen Zeiterfassung ist jedoch unbegründet, denn sie bringt allen Beteiligten Vorteile.

Ein Überblick zur Arbeitszeiterfassung: 

• Festgehalten werden: Anfang, Dauer und Ende der Arbeitszeit (Ausnahmen gelten für Tarifparteien)
• Arbeitnehmer:innen können sich jederzeit auf Anfrage bei Arbeitgeber:innen über die aufgezeichnete Arbeitszeit in Kenntnis setzen lassen
• Eine korrekte Zeiterfassung ist durch Arbeitgeber:innen zu gewährleisten
• die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung muss elektronisch stattfinden, kann jedoch von Arbeitgeber:innen delegiert werden
• das Modell der Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin möglich, doch auch hier muss die Zeiterfassung korrekt stattfinden und gewährleistet sein
• die Nachweise über die stattgefundene Arbeitszeiterfassung muss nicht nur in Deutschland selbst, sondern auch auf Deutsch aufbewahrt und zur Verfügung gestellt werden
• die Aufzeichnungen sind für mindestens zwei Jahre aufzubewahren
• das Gesetz tritt voraussichtlich vor Ende des Jahres 2023 in Kraft

Sehr vorteilhaft an der neuen Arbeitszeiterfassung Pflicht ist die Sicherheit über erbrachte Arbeitszeiten auf beiden Seiten. Auf diese Art können Konflikte und Missverständnisse vermieden werden und alles ist exakt dokumentiert. Unklarheiten im Dienstplan oder zwischen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen bezüglich der Arbeitszeiten können dementsprechend ausgeschlossen werden.

Die digitale oder elektronische Arbeitszeiterfassung für Unternehmen

Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) regelt im § 3 im zweiten Absatz verschiedene Vorgaben. Hierzu gehört, dass die Arbeitszeiterfassung nicht nur einzuführen, sondern auch korrekt anzuwenden und im Anschluss natürlich auch beizubehalten ist.

Laut dem kommenden Gesetz müssen nicht nur der Beginn und das Ende (also die komplette Dauer) erfasst werden. Pausenzeiten und auch Überstunden werden ebenfalls genauestens dokumentiert. Diese Regelung dient dazu, allen Beteiligten Sicherheit und einen besseren Überblick verschaffen zu können.
Des Weiteren muss die Arbeitszeiterfassung noch am Tag stattfinden, an dem die Arbeit auch tatsächlich geleistet wurde. Ein Vorarbeiten oder Nachträge sind nicht zulässig. Excel Tabellen sind teilweise nicht unbedingt zulässig und auch in Papierform (außer bei den Ausnahmen) darf die Zeiterfassung nicht durchgeführt werden. Lies hierzu unseren Beitrag Arbeitszeiterfassung Excel. In diesem erfährst Du Wissenswertes rund um die Realisierung der Arbeitszeiterfassung.

Die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung sind:

• Objektivität
• Verlässlichkeit
• Übersichtlichkeit/ Verständlichkeit
• Kontinuität
• in deutscher Sprache und in Deutschland verfügbar (mindestens 2 Jahre)

Wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Sobald das entsprechende Gesetz zur Arbeitszeiterfassung verabschiedet wurde und offiziell gilt, wird die Zeiterfassung Pflicht. Die Bundesbehörde für Mobilität und Logistik (kurz: BALM, früher: BAG), hat jedoch festgelegt, dass die Zeiterfassung bereits jetzt Pflicht ist. Insbesondere bei der elektronischen Zeiterfassung können jedoch bestimmte Fristen in Anspruch genommen werden, welche einen sanften, aber dafür nachhaltigen Übergang gewährleisten sollen. 

Zusammenfassend kann man also nichts verkehrt machen, wenn man sich der Arbeitszeiterfassung bereits bedient, denn sie gilt schon jetzt.

Zeiterfassung Pflicht ab wann?

Zudem gibt es einige Fristen und Regelungen bezüglich der Umstellung zur Arbeitszeiterfassung Pflicht:

• Bei bis zu 10 Mitarbeitern kann die Arbeitszeiterfassung einfach in Papierform erfolgen. Eine elektronische Arbeitszeiterfassung ist nicht notwendig
• bei weniger als 50 Mitarbeitern kann man sich bis zu 5 Jahre Zeit für die Umstellung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung lassen
• sind bis zu 250 Mitarbeiter:innen in einem Betrieb beschäftigt, bleiben 2 Jahre Zeit für die Umstellung
• sind mehr als 250 Mitarbeiter:innen in einem Betrieb beschäftigt, bleibt 1 Jahr Zeit für die Umstellung

Wer gestaltet die Arbeitszeiterfassung und wie?

Wie bereits erwähnt, sind Arbeitnehmer:innen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Hierbei ist jedoch insbesondere bei größeren betrieben zu beachten, dass Menschen in Führungspositionen nicht automatisch verantwortlich sind. An dieser Stelle bedarf es einer individuellen Klärung, wer sich der Arbeitszeiterfassung wie und wann annimmt. 

Auch beim Betriebsrat gelten einige Regeln. So können Betriebsratsmitglieder beispielsweise nicht darüber entscheiden, ob die Zeiterfassung durchgeführt wird, denn diese ist gesetzlich vorgeschrieben. Wie die Zeiterfassung jedoch in die Tat umgesetzt wird, darf der Betriebsrat durch das Mitbestimmungsrecht anteilig bestimmen. 

Auch an dieser Stelle gibt es wieder einige Sonderregelungen. Beispielsweise kann anstatt einer elektronischen Arbeitszeiterfassung trotzdem die Zeiterfassung in Papierform stattfinden und auch Nachträge, welche noch am selben Arbeitstag erfolgen können, durch diese Vereinbarungen zulässig werden. Die Zeiterfassung muss jedoch unter allen Umständen stattfinden und auch für einzelne Mitarbeiter:innen darf keine Ausnahme gemacht werden. Somit ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht, kann jedoch an einigen Stellen individuell ausgestaltet werden.

Was passiert bei Verstößen gegen das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung?

Wie Du nun weißt, können nicht einmal Betriebsräte oder Tarifpartner die Arbeitszeiterfassung aushebeln. Sie ist Pflicht und muss in jedem Unternehmen zu den oben angegebenen Fristen und Regelungen eingeführt werden. Doch was passiert, wenn man die Arbeitszeiterfassung nicht ordnungsgemäß durchführt? 

Bislang war es so, dass Verstöße nicht unbedingt verfolgt oder geahndet wurden. Dies soll sich nun laut dem Entwurf deutlich ändern. Es wird verlangt, dass ein solcher Verstoß wie eine Ordnungswidrigkeit gehandhabt und entsprechend geahndet wird. Die Bußgelder sollen bis in den zweistelligen Tausenderbereich gehen.

Fazit – Digitale Zeiterfassung und was beachtet werden muss

Der Referentenentwurf zur Arbeitszeiterfassung enthält zahlreiche Regelungen und Bestimmungen, welche bisher offene Fragen beantworten. Es werden klare Linien gezogen und die Rahmenbedingungen sind deutlich definiert. Da eine Gesetzesänderung des Arbeitszeitgesetzes wohl noch 2023 ansteht, sollten sich Unternehmen bereits jetzt schon informieren. Werden früh genug entsprechende Vorbereitungen getroffen, fällt die Umstellung sicherlich nicht schwer. 

Einige ungeklärte Fragen stehen natürlich noch im Raum, so beispielsweise die genaue Handhabung der Pausenzeiten im Rahmen der Arbeitszeiterfassung. Vorbereitung ist jedoch alles und Fakt ist, dass die Zeiterfassung verpflichtend ist und auf jedes einzelne Unternehmen in Deutschland zukommen wird. Um die Übergangsfristen entspannt nutzen zu können wir nur empfehlen, dass sich Verantwortliche zum jetzigen Zeitpunkt bereits Gedanken dazu machen.