Reisekosten

In fast jedem Unternehmen haben Arbeitgebende und Angestellte mit Reisekosten zu tun – und trotzdem sorgt das Thema immer wieder für Fragezeichen. Wann gelten Ausgaben eigentlich als Reisekosten? Wie berechnest du sie korrekt, und welche Pauschalen darfst du ansetzen? Und vor allem: Wie lässt sich das Ganze unkompliziert abrechnen, am besten digital, ohne Excel-Chaos oder Zettelwirtschaft?

In diesem Artikel erfährst du:

• was genau unter Reisekosten fällt,

• welche Ausgaben du absetzen kannst,

• wie du Reisekosten berechnest und eine Pauschale Reisekosten ansetzt,

• wie moderne Reisekosten Abrechnung Software dir (und deinem Team) jede Menge Zeit spart.

Los geht’s.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind alle Ausgaben, die entstehen, wenn du beruflich unterwegs bist. Also immer dann, wenn du deine erste Tätigkeitsstätte – also deinen festen Arbeitsort – verlässt, um woanders zu arbeiten, ein Meeting zu besuchen oder an einer Schulung teilzunehmen.

Typische Beispiele:

• Du fährst von Hamburg nach München für einen Kundentermin.

• Du nimmst an einer mehrtägigen Messe teil.

• Du arbeitest ein paar Tage in einer anderen Filiale oder Niederlassung.

All das zählt zu beruflichen Reisen und die dabei anfallenden Kosten sind deine Reisekosten.

Diese setzen sich meistens aus vier Bausteinen zusammen:

1. Fahrtkosten – z. B. Bahn-, Flug- oder Kilometerkosten bei Nutzung des eigenen Autos

2. Übernachtungskosten – Hotel, Airbnb oder Pension

3. Verpflegungsmehraufwand – also zusätzliche Kosten fürs Essen unterwegs

4. Reisenebenkosten – Parkgebühren, Maut, Trinkgelder oder Internetnutzung

Alles, was du auf einer Dienstreise bezahlst, um deinen Job zu erledigen, fällt also unter Reisekosten.

Diese Kosten kannst du entweder direkt über dein Unternehmen abrechnen oder, wenn du sie selbst trägst, in der Steuererklärung geltend machen. Wichtig ist nur: Dokumentiere alles sauber, damit das Finanzamt (oder deine Buchhaltung) keinen Stress macht.

Welche Ausgaben gehören zu den Reisekosten?

Wenn du mal unterwegs bist, sammeln sich die Ausgaben schneller, als du Dienstreise sagen kannst. Und genau deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Kosten du als Reisekosten ansetzen darfst – und welche nicht.

Hier die vier klassischen Kategorien, die du immer im Blick haben solltest:

1. Fahrtkosten

Egal, ob du mit dem Auto, der Bahn oder dem Flugzeug reist: Alle Fahrtkosten zählen zu den Reisekosten.
Wenn du dein eigenes Auto nutzt, kannst du in der Regel 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzen – das nennt sich Kilometerpauschale. Für E-Autos oder Dienstwagen gelten teilweise andere Regelungen.

Auch Tickets für Bus, Bahn oder Flug sowie Taxifahrten gehören hier rein. Wichtig: Belege aufheben! Ohne Nachweis geht beim Finanzamt oder in der Buchhaltung nichts.

2. Übernachtungskosten

Musst du über Nacht bleiben, kannst du die Kosten für Hotel, Pension oder Ferienwohnung absetzen.
Aber Achtung: Luxusurlaub ist nicht drin. Es zählt nur, was angemessen ist. Also eher Businesshotel statt 5-Sterne-Spa.
Zusatzkosten wie Frühstück dürfen übrigens nur anteilig berücksichtigt werden, weil sie teilweise schon im Verpflegungsmehraufwand stecken.

3. Verpflegungsmehraufwand

Wenn du unterwegs bist, entstehen dir zusätzliche Verpflegungskosten. Dafür gibt es Pauschalen, die je nach Reisedauer gelten:

• Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 €

• Ganztägig (24 Stunden): 28 €

• An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: 14 €

Diese Zahlen ändern sich gelegentlich, also check am besten immer die aktuellen Werte.

4. Reisenebenkosten

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die sich summieren: Parktickets, Maut, Gepäckgebühren, Trinkgeld oder sogar WLAN im Zug – all das fällt unter Reisenebenkosten.
Tipp: Viele Unternehmen erstatten diese automatisch, wenn du sie über ein Reisekosten Abrechnung Software einreichst.

Wie lassen sich Reisekosten berechnen?

Reisekosten berechnen klingt erst mal nach trockenem Zahlenkram. Aber keine Sorge: Mit ein paar Tricks behältst du den Überblick und sparst dir viel Zeit.

Grundsätzlich setzt sich die Berechnung aus den vier Kategorien zusammen, die wir schon kennengelernt haben: Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung und Reisenebenkosten.
Je nachdem, ob du Pauschalen Reisekosten nutzt oder jede Ausgabe einzeln absetzt, ändert sich der Aufwand.

🚗 Fahrtkosten berechnen

• Auto: Kilometeranzahl × Kilometerpauschale (aktuell 0,30 €/km für Dienstfahrten mit dem eigenen Pkw).

• ÖPNV/Bahn/Flug: Einfach die tatsächlichen Kosten aus den Belegen übernehmen.

• Tipp: Digitale Tickets und Quittungen erleichtern die Buchhaltung enorm.

🏨 Übernachtungskosten berechnen

• Addiere die tatsächlichen Hotelkosten.

• Frühstück & Extras nur anteilig berücksichtigen.

• Für längere Reisen lohnt sich ein Abgleich mit Pauschalen, wenn dein Unternehmen das anbietet.

🍝 Verpflegungspauschale berücksichtigen

• Kurz gesagt: Mehrkosten fürs Essen, wenn du länger unterwegs bist.

• Für ganztägige Dienstreisen und Teilzeiten gibt es feste Pauschalen, die du einfach aufaddierst.

• Vorteil: Kein Einzelbeleg nötig, spart enorm Zeit bei der Reisekostenabrechnung.

💳 Reisenebenkosten einbeziehen

• Parkgebühren, Maut, Trinkgeld & Co.

• Alles dokumentieren – hier zahlt sich ein Reisekosten Abrechnung Tool aus, das automatisch Summen bildet und Belege anhängt.

Was ist die Pauschale Reisekosten und wann gilt sie?

Pauschalen sind quasi der Joker unter den Reisekosten. Sie machen die Abrechnung super einfach, weil du nicht jeden kleinen Beleg aufbewahren musst. “Pauschale Reisekosten” bedeutet: Es gibt feste Beträge für bestimmte Ausgaben, die du auf Dienstreisen geltend machen kannst.

Verpflegungspauschale

• Kurzfristige Abwesenheit: Wenn du zwischen 8 und 24 Stunden unterwegs bist, gibt es eine Tagespauschale für Mahlzeiten.

• Ganztägige Dienstreisen: Maximaler Pauschalbetrag für Verpflegung liegt bei 28 € pro Tag (2025).

• An- und Abreisetag: Oft 14 € pro Tag.

Die Pauschalen gelten automatisch, wenn du länger als 8 Stunden unterwegs bist – und sie sparen dir den Stress, jeden Kaffee oder Snack einzeln zu dokumentieren.

Übernachtungspauschale

In manchen Unternehmen oder für Steuerzwecke wird auch eine Übernachtungspauschale genutzt.

• Sie ersetzt die tatsächlichen Hotelkosten, wenn diese unter einem festgelegten Betrag liegen.

• Vorteil: Kein endloses Sammeln von Hotelrechnungen – gerade bei Geschäftsreisen mit mehreren Nächten ein echter Zeitfresserkiller.

Wann lohnt sich die Pauschale?

• Wenn du viele Dienstreisen machst und nicht jeden Beleg einzeln erfassen willst.

• Wenn die tatsächlichen Kosten schwer nachzuweisen sind oder schwanken (z. B. Verpflegung unterwegs).

   

Steuerliche Regeln bei Reisekosten

Reisekosten sind nicht nur für die Abrechnung im Unternehmen interessant – sie haben auch steuerliche Relevanz. Kurz gesagt: Alles, was du beruflich unterwegs ausgibst, kann steuerlich geltend gemacht werden, solange du es ordentlich dokumentierst. Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen und sogar Reisenebenkosten wie Parktickets oder Mautgebühren zählen dazu.

Für die Mitarbeitenden heißt das: Wer seine Reisekosten sauber nachweist, kann sie in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Für Unternehmen gelten dieselben Regeln, allerdings als Betriebsausgaben. Wichtig ist immer, dass die Kosten beruflich veranlasst sind – private Reisen oder Ausgaben dürfen nicht berücksichtigt werden.

Ein weiterer Punkt: Pauschalen erleichtern die Sache enorm. Statt jeden einzelnen Kaffee oder Snack aufzulisten, kannst du die Verpflegungspauschale nutzen, die je nach Dauer der Abwesenheit automatisch greift. Und auch hier gilt: Digitale Tools wie Reisekosten Abrechnung Software helfen enorm, weil sie Pauschalen direkt einrechnen, Belege automatisch zuordnen und die fertige Abrechnung korrekt vorbereiten.

Wer die steuerlichen Regeln kennt und moderne Software nutzt, spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass nichts unter den Tisch fällt und die Abrechnung sauber, nachvollziehbar und gesetzeskonform ist.

Fazit: Darauf solltest du bei der Reisekostenabrechnung achten

Egal, ob du die Abrechnung selbst machst oder eine Reisekosten Abrechnung Software nutzt – ein paar Dinge solltest du immer im Blick haben, damit alles glatt läuft und keine bösen Überraschungen auftreten.

Zunächst einmal gilt: Sorgfalt ist das A und O. Jede Reise sollte sauber dokumentiert werden, Belege aufbewahrt und korrekt kategorisiert werden. Pauschalen erleichtern zwar vieles, aber nur, wenn du sie richtig anwendest.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die du beachten solltest:

• Belege sammeln und digitalisieren: Fotografiere Rechnungen oder lade digitale Tickets direkt in dein Reisekosten Abrechnung Tool hoch.

• Kilometer korrekt erfassen: Nutze die Kilometerpauschale für Dienstfahrten mit dem privaten Auto, und überprüfe die eingetragenen Strecken.

• Pauschalen richtig anwenden: Verpflegungsmehraufwand und ggf. Übernachtungspauschalen nur dann eintragen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.

• Berufliche vs. private Kosten trennen: Alles, was privat ist, darf nicht abgerechnet werden – sonst gibt es Probleme mit der Buchhaltung oder dem Finanzamt.

• Fristen beachten: Viele Unternehmen setzen Deadlines für die Abgabe von Reisekostenabrechnungen. Verspätete Einreichungen können zu Verzögerungen oder sogar Ablehnungen führen.

• Software nutzen: Moderne Reisekosten Abrechnung Tools helfen, Fehler zu vermeiden, alle Kosten korrekt zu summieren und die Abrechnung schnell zu erledigen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen