Was ist ein Arbeitszeitkonto?
Durch die Verpflichtung der Aufzeichnung der Arbeitszeit ist das Arbeitszeitkonto ein ausgezeichnetes Werkzeug, um dieser Verpflichtung nachzukommen. Im Arbeitszeitkonto werden der Beginn der Arbeitszeit, die Pausen und das Ende exakt von den Arbeitnehmer:innen eingetragen.
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Bei der Frage “Was ist ein Arbeitskonto?” ist somit die Antwort, die Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit von Arbeitnehmer:innen.
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Durch das Arbeitszeitkonto können außerdem erfolgte Überstunden oder auch Minusstunden festgestellt und von den Arbeitnehmer:innen die weiteren Schritte gesetzt werden, um das Zeitkonto auszugleichen. In diesem Beitrag wird näher auf das Arbeitszeitkonto eingegangen und die Vor-und Nachteile erklärt.
Was ist ein Arbeitszeitkonto? – Eine Definition
Im Personalwesen ist der Begriff Arbeitszeitkonto oder Stundenkonto allgegenwärtig. Es handelt sich hierbei um die Auflistung oder auch Protokollierung der erbrachten Arbeitszeit von Arbeitnehmer:innen. Aufzeichnungen in einem Arbeitszeitkonto können schriftlich oder aber auf elektronische Weise erfolgen. Heutzutage ist das Führen des Arbeitszeitkontos in vielen Fällen schon mittels einer App und ausgereifter Software möglich. Probiere einmal die Zeiterfassung von Staffomatic aus und profitiere von den zahlreichen Vorteilen. Im Arbeitszeitkonto werden jedoch auch geleistete Überstunden, Urlaubstage und Fehlzeiten wie zum Beispiel bei Erkrankung eingetragen.
Die Arbeitszeitkonten bieten der Personalverrechnung einen einfachen und genauen Überblick für die Lohnabrechnung. So wird zum Beispiel die im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbarte Arbeitszeit und die vom Arbeitnehmer:innen tatsächlich geleistete Arbeitszeit einem Soll-Ist-Vergleich unterzogen, um die Lohnabrechnung korrekt durchzuführen. Geleistete Überstunden können ebenfalls genau ermittelt werden, um den eventuellen Zeitausgleich durchführen zu können. Dieser Zeitausgleich kann durch Freizeitausgleich oder finanzielle Abgeltung durchgeführt werden.
Das exakte Festhalten der relevanten Daten wird durch Ein- und Ausstempeln oder durch das Ein- und Austragen durch eine Stempeluhr oder ein Zeiterfassungsterminal durchgeführt. Auf dem Arbeitszeitkonto ist dadurch genau ersichtlich, ob ein Zeitguthaben besteht oder Minuszeit entstanden ist. Das Zeitsaldo jede:r der Arbeitnehmer:in ist hier somit klar und deutlich ersichtlich.
Mögliche Zeitsalden
Es gibt verschiedene Zeitsalden, welche zustande kommen können. Hierzu zählen Plus- oder Überstunden oder Minusstunden. Beide werden dank des Arbeitszeitkontos leichter ermittelt und können exakt benannt werden.
Überstunden bzw. Plusstunden
Arbeitnehmer:innen haben in diesem Fall mehr gearbeitet, als das Unternehmen an Arbeitszeit vorgegeben hat. Jede geleistete Überstunde wird klar und deutlich dargestellt.
Minusstunden
Arbeitnehmer:innen haben in dieser Situation weniger gearbeitet, als vom Arbeitgeber:innen Arbeitszeit vorgegeben wurde. Minusstunden bedeuten somit ein Defizit an erbrachter Arbeitszeit auf dem Zeitkonto. Arbeitnehmer:innen sind danach verpflichtet, diese Minusstunden in einem vorgegebenen Zeitrahmen auszugleichen.
Im Normalfall werden von Arbeitgeber:innen durch Betriebs- oder Dienstvereinbarungen die Höchstgrenzen für Zeitguthaben oder Zeitschulden festgelegt. Durch diese Vorgangsweise wird für eine gerechte Zeiteinteilung durch die Arbeitgeber:innen gesorgt. Außerdem werden hierdurch die gesundheitlichen Rahmenbedingungen für die Arbeitnehmer:innen eingehalten.
Wann kommt es dazu, dass Arbeitszeitkonten geführt werden
Ein Arbeitszeitkonto wird in den meisten Fällen dann geführt, wenn tatsächliche Arbeitszeiten unregelmäßig durchgeführt werden.
In den folgenden Situationen ist das Führen eines Arbeitszeitkontos vorteilhaft:
Unternehmen, in denen Auftragsschwankungen durch saisonale Bedingungen auftreten, ist das Führen eines Arbeitszeitkontos ebenfalls sehr vorteilhaft. Man bedenke zum Beispiel das Weihnachtsgeschäft in zahlreichen Branchen, die Gastronomie oder Betriebe in Wintersportorten. So können die Zeitguthaben der Mitarbeiter:innen zuverlässig verwaltet werden.
Jede:r Arbeitnehmer:in ist dazu verpflichtet, dass das Zeitkonto genau geführt wird und die vereinbarten Höchstgrenzen nicht über- oder unterschritten werden. Arbeitgeber:innen hingegen haben die Pflicht, die Arbeitszeitkonten regelmäßig zu überprüfen und die Plus- und Minusstunden im Blick zu behalten.
Bei der Führung des Arbeitszeitkontos gibt es keine Unterschiede für unbefristete oder befristete Arbeitsverhältnisse. Das Führen des Zeitkontos ist daher auch immer in den Arbeitsverträgen festzuhalten. Es dient darüber hinaus außerdem zur Festlegung der Arbeitszeiten für Arbeitnehmer:innen und kann bei Projektverträgen verwendet werden.
Ein Arbeitszeitkonto ist also ein Dokument, dass die Arbeitszeit klar und deutlich aufzeigt und dient beiden Partnern somit zur rechtlichen Absicherung.
Gibt es verschiedene Arten von Arbeitszeitkonten?
Die Gestaltung des Arbeitszeitkontos unterliegt den Arbeitgeber:innen. Unterschieden wird in jedem Fall zwischen Kurzzeit - und Langzeitstundenkonten. Im Folgenden werden die gängigsten vier Modelle vorgestellt.
Das Überstundenkonto
Bei dem Überstundenkonto handelt es sich um ein Kurzzeitkonto, in dem die Plus- und Minusstunden von Arbeitnehmer:innen festgehalten werden. Dieses Zeitkonto wird im Normalfall nur monatlich geführt. Es wird im nächsten Monat nach erfolgter Abrechnung gelöscht und ein neues Zeitkonto wird begonnen. Überstunden müssen innerhalb einer Frist abgebaut werden und dementsprechend gestalten sich auch die Überstundenkonten.
Das Ampelkonto
In dieser Variante des Arbeitszeitkontos wird durch ein Farbsystem die Aufzeichnung durchgeführt. Arbeitgeber :innen haben dadurch rasch einen Überblick über die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer:innen.
So bedeutet zum Beispiel "Grün", dass das Zeitguthaben den vertraglichen und gesetzlichen Vorschriften entspricht. Bei der Farbe “Gelb” muss hingegen schon auf die Arbeitszeit geachtet werden, da gelb die Vorstufe zu rot darstellt. Bei der Farbe “Rot” hingegen wurden die gesetzlichen Höchstgrenzen bereits überschritten.
Das Lebensarbeitszeitkonto
Diese Variante stellt ein Langzeitarbeitszeitkonto dar. Hier haben Arbeitnehmer:innen mehr Flexibilität, um langfristige Pläne umsetzen zu können. Hier können zum Beispiel Überstunden angespart werden, die für eine verlängerte Elternteilzeit oder ein Sabbatical genutzt werden können. Es besteht kein befristeter Zeitraum, der für den Ausgleich des Zeitguthabens festgesetzt wurde.
Das Jahresarbeitszeitkonto
Hier gibt der Name eigentlich schon vor, wie lange dieses Zeitkonto gültig ist. Bestehendes Zeitguthaben muss daher bis zum Ende eines Jahres oder innerhalb des Jahres aufgebraucht werden. Wird das Zeitguthaben nicht aufgebraucht, verfällt es und es bestehen keine weiteren Ansprüche auf die Gültigkeit.
Wann ist ein Arbeitszeitkonto zu führen?
War es früher so, dass nur in gewissen Branchen ein Arbeitszeitkonto freiwillig geführt wurde, ist es heutzutage verpflichtend, Zeitaufzeichnungen durchzuführen.
Wann erfolgt keine Eintragung der Arbeitszeit?
Es dürfen an Sonn- und Feiertagen keine Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, da diese Tage in der Regel als arbeitsfrei gelten - außer natürlich es werden tatsächlich an einem Sonn- oder Feiertag genehmigte / geplante Stunden geleistet. Die Aufzeichnungen in einem Arbeitszeitkonto müssen immer die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen enthalten und gelten als Arbeitszeitdokument.
Darf ein Arbeitszeitkonto gelöscht werden?
Das Löschen des Arbeitszeitkontos ist nur dann erlaubt, wenn es ohne Nachweis oder irrtümlich angelegt worden ist und nicht für tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen aufweist. Es ist jedoch schon vorgekommen, dass das Arbeitszeitkonto zu Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber:innen, Arbeitnehmer:innen und der Gewerkschaft geführt hat.
Was passiert mit einem Arbeitszeitkonto nach Kündigung?
Wird ein Beschäftigungsverhältnis aufgelöst, ist das Arbeitszeitkonto von beiden Seiten auszugleichen. Das bedeutet, dass ein Zeitguthaben der entsprechenden Arbeitnehmer:innen durch Freizeitausgleich oder Bezahlung durch Arbeitgeber:innen ausgeglichen werden muss. Wurde keine Regelung bezüglich des Arbeitszeitkontos in der Arbeitsvereinbarung getroffen, so gilt von Rechtswegen der Ausgleich als Freizeitausgleich.
Weist ein Arbeitszeitkonto hingegen in dieser Situation Minusstunden auf, die von Arbeitnehmer:innen nicht mehr ausgeglichen werden können, ist dies als finanzieller Ausgleich durchzuführen. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer:innen diese Minusstunden bezahlen müssen. Dies kann bei der endgültigen Abrechnung durchgeführt und der fällige Betrag einbehalten werden. Hier gilt das Arbeitszeitkonto als Beweis und darf nicht sofort vernichtet werden.
Was sind die Vor- und Nachteile des Arbeitszeitkontos?
Ein Arbeitszeitkonto bietet die folgenden Vorteile:
👍 eine bessere Work-Life-Balance
👍 bessere Mitarbeiter:innenmotivation
👍 eine einfachere Planung der Freizeit
👍 Flexibilität bei saisonaler oder schwankender Auftragslage
👍 die Steigerung der Arbeitsproduktivität
👍 fairen Ausgleich von Überstunden
Die Nachteile des Arbeitszeitkontos sind:
👎 potentielle Interessenkonflikte beim Abbau von Überstunden
👎 Risiko von zu vielen Überstunden im Hinblick auf die Gesundheit
👎 die Verpflichtung zur Leistung von Überstunden durch den Arbeitnehmer:innen
👎 hoher Aufwand in der Personalverrechnung
👎 hohes finanzielles Risiko durch das Auszahlen von Überstunden an Arbeitnehmer:innen
Arbeitszeitkonto und für gesetzliche Regelung der Auszahlung
Der Arbeitsvertrag enthält die gesetzliche Regelung der geleisteten Überstunden. Selbst wenn in der Vereinbarung keine Regelung getroffen wurde, müssen die Arbeitgeber:innen laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch § 612 dafür sorgen, dass sie den Arbeitnehmer:innen für die geleisteten Überstunden kompensieren.
In den meisten Arbeitsverträgen findet sich der Passus
“Überstunden werden nicht gesondert vergütet, geleistete Überstunden werden mit dem Lohn ausbezahlt”
Diese Formulierung ist nicht rechtsgültig! Da nicht ersichtlich ist, wann Mehrarbeit gefordert wurde und wie viele Überstunden ein Arbeitnehmer:innen zusätzlich leisten muss.
Die Formulierung
“Es werden bis zu vier Überstunden je Arbeitswoche nicht gesondert ausgezahlt, sondern mit dem monatlichen Lohn abgerechnet”
ist um ein Vielfaches besser. Hier ist klar und deutlich erkennbar, dass bis zu vier Überstunden mit dem Lohn ausbezahlt werden. Jede weitere geleistete Überstunde muss der:die Arbeitgeber:in gesondert vergüten.
Was ist ein Arbeitszeitkonto und weshalb ist es so wichtig? - Fazit
Was ist ein Arbeitszeitkonto, wurde in diesem Beitrag erläutert. Ebenso die wichtigsten Regelungen rund um das Zeitkonto von Arbeitnehmer:innen. Wenn im Zusammenhang mit dem Arbeitszeitkonto die Frage “Was ist ein Stundenkonto?” aufgetaucht, wird diese Frage hier ebenfalls beantwortet.
Ein Stundenkonto ist im Endeffekt das gleiche wie ein Arbeitszeitkonto. Es sind zwei verschiedene Bezeichnungen für das Aufzeichnen der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen. Das Arbeitszeitkonto ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit, die tatsächlich erbracht wurde. Bei dieser Aufzeichnung wird der exakte Beginn der Arbeitstätigkeit, jede Pause und das Ende exakt protokolliert.
Durch das Aufzeichnen der Arbeitszeit kann die Personalverrechnung einfach die Lohnabrechnung durchführen. Außerdem ist jede geleistete Überstunde nachvollziehbar und kann in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Werden Überstunden nicht ausbezahlt, so kann auch das Thema Freizeitausgleich zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen zu keinen Streitigkeiten führen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Arbeitszeitkonto, falls es zu Streitigkeiten bei der Lohnabrechnung kommen sollte. Das Arbeitszeitkonto ist ein Dokument, das aus rechtlicher Sicht auch vor einem Arbeitsgericht Verwendung findet. Wichtig ist hier zu sagen, dass ein Arbeitszeitkonto immer exakt und genau geführt werden muss!
Mär 4, 2024
