Der Dienstplan steht. Die MFAs wissen, wann sie arbeiten. Und am Ende des Monats kommt die Lohnabrechnung, irgendwie stimmt das immer. Für viele Zahnarztpraxen ist das die gelebte Realität der Arbeitszeiterfassung: kein einheitliches System, manchmal ein Zettel an der Wand oder eine Excel-Tabelle, die nur die Praxisleiterin versteht.
Das war lange eine Grauzone. Seit September 2022 ist es das nicht mehr.
Das Bundesarbeitsgericht hat in einem Grundsatzurteil entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen: vollständig, nachvollziehbar und auf Abruf dokumentiert. Das gilt für jeden Betrieb in Deutschland. Auch für Zahnarztpraxen mit fünf MFAs.
Was das BAG-Urteil 2022 wirklich bedeutet
Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Grundlage war ein EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019, das europaweit ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung forderte.
Was das in der Praxis bedeutet: Jeder Arbeitgeber muss heute nachweisen können, wann seine Mitarbeitenden angefangen haben zu arbeiten, wann sie geendet haben und wie lang die Pausen waren. Die Dokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und bei einer Kontrolle verfügbar sein, ob elektronisch, auf Papier oder per App.
Wer das nicht tut, verstößt gegen das Arbeitsschutzgesetz. Das Gewerbeaufsichtsamt darf Praxen kontrollieren und entsprechende Bußgelder verhängen.
Gilt das auch für kleine Zahnarztpraxen?
Ja. Das ist das wichtigste Missverständnis, das in der Branche kursiert.
Das BAG-Urteil unterscheidet nicht nach Betriebsgröße. Es gilt für den Großkonzern mit 10.000 Mitarbeitenden genauso wie für die Einzelpraxis mit vier MFAs und einer Aushilfe, und genauso für Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende.
Mehrere Landeszahnärztekammern haben ihre Mitglieder bereits explizit darauf hingewiesen. Die Frage ist also nicht mehr ob die Pflicht gilt, sondern wie man ihr nachkommt.
Was konkret dokumentiert werden muss
Die gesetzliche Anforderung lässt sich auf drei Kernpunkte reduzieren:
- Beginn der Arbeitszeit: Der Zeitpunkt, ab dem eine MFA tatsächlich gearbeitet hat, nicht der Zeitpunkt des Dienstplanbeginns, sondern der tatsächliche Start.
- Ende der Arbeitszeit: Wann die Arbeit beendet wurde. Auch hier zählt der tatsächliche Zeitpunkt, nicht der im Dienstplan vorgesehene.
- Pausen: Wann und wie lange Pausen genommen wurden. Die gesetzliche Pausenpflicht ab 6 Stunden (mind. 30 Minuten) und ab 9 Stunden (mind. 45 Minuten) muss eingehalten und dokumentiert sein.
Darüber hinaus müssen Überstunden nachvollziehbar sein, nicht nur für die Lohnabrechnung, sondern als eigenständige Dokumentationspflicht.
Was in den meisten Zahnarztpraxen passiert: was davon reicht
In der Realität werden Stunden oft auf Basis des Dienstplans oder von Handaufzeichnungen zusammengerechnet. Das reicht nicht. Hier die häufigsten Ansätze und warum sie scheitern:
- Der Dienstplan ist keine Zeiterfassung. Er zeigt, wer wann eingeplant war, nicht wann jemand tatsächlich angefangen hat. Wenn eine MFA fünf Minuten früher kommt oder eine Stunde länger bleibt, steht das im Dienstplan nicht.
- Handaufzeichnungen auf Zetteln sind nicht revisionssicher. Sie können nachträglich verändert werden, gehen verloren und sind bei einer Prüfung kein belastbarer Nachweis.
- Excel-Tabellen ohne vollständige Pflege erfüllen keine Dokumentationspflicht. Wenn die tatsächlich geleisteten Zeiten nicht abgebildet werden, ist die Tabelle wertlos, im Zweifel auch vor Gericht.
- WhatsApp-Nachrichten sind keine systematische Zeiterfassung im Sinne des BAG-Urteils.
Die häufigsten Fehler in der Zahnarztpraxis
Keine Unterscheidung zwischen Soll und Ist
Der Dienstplan zeigt 8 bis 17 Uhr. Die MFA kommt um 7:50 Uhr und geht um 17:40 Uhr. Wenn nur der Plan dokumentiert wird, fehlen die 90 Minuten Mehrarbeit vollständig, und der Überstundenanspruch entsteht unbemerkt.
Pausen werden nicht erfasst
In einer vollen Zahnarztpraxis ist die Mittagspause oft kürzer als vorgesehen oder fällt ganz weg. Wenn das nicht dokumentiert wird, ist nicht nachvollziehbar, ob die gesetzliche Pausenpflicht eingehalten wurde.
Azubis werden nicht systematisch erfasst
ZFA-Auszubildende haben eigene Arbeitszeitregelungen nach dem Berufsbildungsgesetz, inklusive Berufsschultagen, an denen die Praxiszeit angerechnet wird. Wer das nicht sauber dokumentiert, riskiert zusätzliche Compliance-Probleme.
Zeiterfassung hängt an einer einzigen Person
Wenn nur die Praxisleiterin Zugriff auf die Daten hat und diese Person ausfällt oder die Praxis verlässt, gehen Daten verloren oder sind nicht mehr auswertbar.
Was bei einer Kontrolle passiert
Die Kontrolle der Arbeitszeitdokumentation liegt beim Gewerbeaufsichtsamt. Kontrolleure können unangekündigt erscheinen und die Dokumentation der Arbeitszeiten anfordern.
Wer keine oder eine unvollständige Dokumentation vorlegen kann, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß. Wenn dabei gleichzeitig festgestellt wird, dass Arbeitszeitgrenzen nicht eingehalten wurden, kommen weitere Bußgelder hinzu.
Dazu kommt das arbeitsrechtliche Risiko: Eine MFA, die undokumentierte Überstunden geleistet hat, kann diese nachträglich gerichtlich einfordern. Wenn die Praxis keine Dokumentation vorlegen kann, steht sie schlecht da.
Wie digitale Zeiterfassung das Problem dauerhaft löst
Der Aufwand für eine gesetzeskonforme Zeiterfassung muss in einer Zahnarztpraxis nicht groß sein. Digitale Lösungen reduzieren ihn auf wenige Sekunden pro MFA und Tag.
Das Prinzip ist einfach: Jede MFA stempelt sich zu Beginn der Arbeit ein, per App auf dem eigenen Smartphone oder über eine stationäre Stempeluhr in der Praxis. Pausen werden ebenfalls gestempelt. Am Ende des Tages sind alle Zeiten dokumentiert, unveränderlich gespeichert und jederzeit abrufbar.
Was automatisch mitläuft:
- Überstunden werden erkannt und summiert, das Arbeitszeitkonto pro MFA ist immer aktuell.
- Zuschläge für Notdienste oder Feiertagsarbeit werden direkt für die Lohnabrechnung aufbereitet.
- Bei einer Kontrolle kann die vollständige Dokumentation in Sekunden ausgedruckt oder als CSV exportiert werden.
Ein Vorteil, der in Zahnarztpraxen oft unterschätzt wird: Transparenz schafft Vertrauen. Wenn MFAs sehen, dass ihre Überstunden korrekt erfasst und fair ausgeglichen werden, ist das ein handfestes Argument für die Mitarbeiterbindung, in einer Branche, die dringend qualifiziertes Personal braucht.
Fazit: Jetzt handeln, bevor es zum Problem wird
Das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung ist keine Ankündigung. Es gilt. Und die Anforderungen treffen Zahnarztpraxen jeder Größe.
Die gute Nachricht: Eine App-basierte Zeiterfassung, die MFAs selbst bedienen, braucht in der Einrichtung unter 30 Minuten und erzeugt danach keinen zusätzlichen Aufwand für die Praxisleitung. Wer heute noch auf Zettel, Excel oder den Dienstplan für die Zahnarztpraxis als einzige Dokumentation setzt, trägt ein rechtliches Risiko, das vermeidbar ist.
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Jul 24, 2025